Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ar gyfer Chwarter 2 2015/16.

Cyflwynwyd er sylw’r Pwyllgor - Adroddiad y Pennaeth Trawsnewid yn ymgorffori'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol a oedd yn rhoi darlun o sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel y cawsant eu hamlinellu a'u cytuno ar y cyd rhwng yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth / y Pwyllgor Gwaith a’r Pwyllgor Gwaith Cysgodol ar ddiwedd Chwarter 2 2015/16.

Materion a godwyd gan y Pwyllgor -

•           Rheolaeth Ariannol - cyfeiriwyd at nifer y meysydd a oedd â statws CAG ‘Coch’. Dywedodd y Pennaeth Adnoddau a Swyddog Adran 151 bod y meysydd hynny sy’n sgorio’n coch oherwydd gorwariant ar y gyllideb yn cael eu sylw yn yr adroddiad monitro ar y Gyllideb Refeniw. O ran y gorwariant mwy sylweddol mewn perthynas â chostau staff asiantaeth ac ymgynghorwyr,  eglurodd y Swyddog fod oddeutu £ 500k wedi ei wario ar y cyntaf a bod £200k yn arian grant ac mae'r rhan fwyaf o'r gwariant yn digwydd yny Gwasanaethau Plant, Penhesgyn ac Adnoddau. Mae'r costau yn Adnoddau’n gysylltiedig â 2 aelod o staff asiantaeth sy'n ymwneud â’r prosiect CIVICA ac mae modd cwrdd â'r costau hyn o gronfeydd wrth gefn a glustnodwyd ac mae 1 aelod o staff asiantaeth yn cael ei gyflogi gan y Tîm Refeniw sy'n gweithio ar gasglu dyledion, gwaith sydd, wrth ei natur, yn creu incwm.

Dywedodd y Swyddog bod y gwaith ymgynghorol yn fwy anodd ei ddiffinio ac i dynnu gwahaniaeth rhyngddo a gwasanaeth proffesiynol. Mae llawer ohono yn cael ei ariannu drwy grantiau sy'n golygu bod y costau gwirioneddol yn llai nag oedd yn ymddangos yn wreiddiol. Mae rhai ymgynghorwyr yn llenwi i mewn ar gyfer swyddi staff sy'n golygu bod cyllideb staffio ar gael i dalu am y costau hynny. Er enghraifft, mae rheolaeth y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cael ei ddarparu drwy gontract gyda Chyngor Bwrdeistref Sirol Conwy, ac er bod y gwaith hwn yn cael ei gategoreiddio fel ymgynghoriaeth, mae mewn gwirionedd yn cyflawni swyddogaeth staffio y mae cyllideb ar ei chyfer.

Cyfeiriodd y Swyddog at y diffyg yn yr Adain Adnoddau (£73k) mewn perthynas â'r hyn y llwyddwyd i’w gyflawni o ran arbedion a dywedodd fod hyn oherwydd anhawster annisgwyl i gyflawni’r arbedion yn sgil yr ymarfer tendro banc. Dywedodd y Swyddog bod arbedion effeithlonrwydd yn destun sgriwtini gan Banel Canlyniad Sgriwtini penodol a fyddai’n adrodd ar ei waith ym mis Chwefror, 2016.

Nododd y Pwyllgor yr esboniadau a roddwyd o ran lliniaru'r tanberfformiad yn erbyn targedau DP a gofynnodd am ffigurau’r flwyddyn flaenorol i ddibenion cymharu ac i gynorthwyo'r Pwyllgor i werthuso lefel y cynnydd neu fel arall.

•           Rheoli Perfformiad - Cyfeiriwyd at DP 21 (nifer y tasgau trwsio tai a gwblhawyd ar gyfartaledd fesul gweithiwr pob diwrnod) a DP 23 (y nifer o ddiwrnodau calendr a gymer ar gyfartaledd i osod unedau llety (heb gynnwys Eiddo Anodd eu Gosod) fel dau allan o bedwar o ddangosyddion yn y Gwasanaeth Tai sydd yn tanberfformio.

Eglurodd y Rheolwr Gwasanaethau Technegol Tai mewn perthynas â DP 21 bod angen adolygu'r data a ddefnyddir i gyfrifo'r ffigurau. Ar hyn o bryd, nid yw nifer y tasgau a gyflawnir ar eiddo gweigion a gwaith cynnal a chadw’n cael ei gofnodi gan weithwyr oherwydd nid oes rhestr briodol o gyfraddau ar eu cyfer y gellir cofnodi amser cynhyrchiol yn eu herbyn. Bydd rhestr o brisiau’n cael ei hymgorffori yn y systemau casglu data i’r dyfodol. Mewn perthynas â DP 23, mae adolygiad o'r broses Rheoli Eiddo Gwag wedi cael ei wneud ac mae'r argymhellion yn cael eu gweithredu.

Nododd y Pwyllgor yr esboniadau a roddwyd ynghyd â'r camau lliniaru a gynlluniwyd  a / neu gamau a gymerwyd gan y gwasanaeth. Yn ogystal, nododd y Pwyllgor ymhellach ei fod wedi penderfynu mewn cyfarfod blaenorol bod Panel Canlyniad Sgriwtini i archwilio'r gwaith o reoli eiddo gwag yn cael ei sefydlu ac y bydd y gwaith hwn yn cael ei wneud yn Chwarter 4.

Nododd y Pwyllgor hefyd yr angen i gymryd ymagwedd fwy rhagweithiol o ran monitro a gorfodaeth mewn perthynas â thenantiaid sy'n methu cynnal eu llety. Dywedodd y Rheolwr Gwasanaethau Technegol Tai fod y gwasanaeth rheoli tai wedi cael ei gryfhau yn ddiweddar a bod swyddog yn delio gydag ymddygiad gwrthgymdeithasol yn benodol. Dywedodd y Prif Weithredwr y bwriedir ymofyn pwerau ychwanegol i'r Cyngor ddelio gydag ymddygiad gwrthgymdeithasol gan denantiaid a bydd cynllun peilot yn cael ei gynnal mewn un ardal. Ni fedrir datrys y mater dros nos ond drwy ymdrin yn gadarn ag achosion unigol, daw’r neges yn glir bod y Cyngor o ddifrif ynghylch mynd i'r afael ag ymddygiad gwrthgymdeithasol yn ei dai.

•           Gwasanaeth Cwsmer - gofynnwyd am eglurhad ynghylch sgôp yr ymarfer siopwr cudd ac a oedd yn cynnwys ymweliadau â’r swyddfeydd hefyd. Cadarnhaodd y Rheolwr Rhaglen Gorfforaethol bod yr ymarfer siopwr cudd yn cwmpasu ystod o weithgareddau fel y cânt eu disgrifio ym mharagraff 2.5.7 yr adroddiad ysgrifenedig gan gynnwys ymweld â chroestoriad o wasanaethau'r Cyngor i gysylltu wyneb yn wyneb ac i sicrhau bod gwasanaethau’n glynu wrth y Siarter Gofal Cwsmer. Roedd yr adroddiad allbwn sydd, ar y cyfan, yn bositif,  wedi cael ei ystyried gan y Bwrdd Rhaglen Rhagoriaeth Gwasanaeth a fydd yn goruchwylio unrhyw gamau y mae angen eu rhoi ar waith.

Penderfynwyd -

•           Nodi'r meysydd y mae'r UDA yn eu rheoli i sicrhau gwelliannau yn y dyfodol fel y cânt eu crynhoi dan baragraff 1.3 yr adroddiad.

•           Nodi'r mesurau lliniaru a amlinellwyd yn yr adroddiad ac a gyflwynwyd ar lafar yn y cyfarfod.

CAM GWEITHREDU: Y Pennaeth Adnoddau a’r Swyddog Adran 151 i ddarparu ffigurau  2014/15 ar y Dangosydd Perfformiad ar gyfer Rheolaeth Ariannol fel y gellir cymharu.