Eitem Rhaglen

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 25 Gorffennaf, 2016.

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 25 Gorffennaf, 2016 a chadarnhawyd eu bod yn gywir.

Yn codi –

•           Trefniadau Adfer TGCh ar ôl Trychineb

Adroddodd y Rheolwr Trawsnewid Busnes TGCh ar y cynnydd hyd yn hyn mewn perthynas â threfniadau adfer TGCh ar ôl trychineb gyda’r nod o sicrhau yn y pendraw bod gan y Cyngor ganolfan bwrpasol oddi ar y safle ar gyfer storio data wrth gefn fydd yn caniatáu adfer systemau busnes hanfodol pe digwydd llifogydd neu dân neu unrhyw drychineb arall. Dywedodd y Swyddog nad yw’r gallu datblygedig hwnnw gan y Cyngor ar hyn o bryd a bod gwybodaeth a gedwir yn yr unig ganolfan ddata sydd ganddo yn cael ei gadw wrth gefn drwy ddulliau eraill. Yn ogystal, nid yw’r offer y mae systemau’r Cyngor yn dibynnu arno yn ddigon cadarn, ac er bod y systemau storio eu hunain yn gadarn ac wedi cael eu rheoli’n ofalus yn y gorffennol, mae’r trefniadau presennol yn agored i risg a phwyntiau methiant unigol.

Esboniodd y Swyddog y gwelliannau a wnaethpwyd i’r ganolfan ddata bresennol o ganlyniad i gynyddu’r buddsoddiad mewn TGCh yn ystod y 12 mis diwethaf er mwyn gwella isadeiledd a systemau busnes yn ogystal â chynhwysedd TGCh cyffredinol o fewn y Cyngor. Yn ogystal buddsoddwyd mewn technolegau gwasanaeth newydd i gymryd lle technolegau sydd wedi dyddio; gosodwyd system storio newydd o’r math diweddaraf yn lle’r hen system ac mae systemau storio data wrth gefn newydd yn cael eu gweithredu gyda’r nod ehangach o symud tuag at economi fwy digidol yn Ynys Môn er mwyn gwella’r modd y cyflenwir gwasanaethau i’r trigolion.

Dywedodd y Swyddog bod y technolegau newydd, a brynwyd yn benodol i redeg ar draws y ddwy ganolfan ddata, wedi eu cynllunio er mwyn cael gwared â phob pwynt methiant unigol sy’n golygu bod trefniadau TGCh y Cyngor mewn llawer gwell sefyllfa o gymharu â 12 mis yn ôl. Nid oes costau gorbenion ychwanegol oherwydd bod cynllun y technolegau newydd yn cyrraedd y gofynion arfer gorau a dilynwyd arferion caffael da wrth eu prynu. Mae’r technolegau hyn i fod i ddarparu cadernid ar draws y ddwy ganolfan ddata heb greu cost ychwanegol a byddant yn rhoi sylfaen gadarn i’r isadeiledd craidd er mwyn cefnogi uchelgais digidol y Cyngor yn y dyfodol e.e. App Môn. Nod yr ymdrechion hyn yn y pendraw fydd adeiladu ail gyfleuster fydd yn cynnig y datrysiad gorau posib ar gyfer storio data wrth gefn a dyma’r dasg a roddwyd i’r Gwasanaeth TGCh a rhoddwyd cyllid cyfalaf i’r gwasanaeth er mwyn cyflawni hynny. Mae’r gwaith adeiladu wedi dechrau, a bydd y ddwy ganolfan ddata gyda’i gilydd yn gweithredu, ac yn cael eu rheoli, fel un endid er y byddant mewn lleoliadau ar wahân. Golyga hyn y byddai’r Cyngor, petai’n colli defnydd y ganolfan ddata bresennol, yn gallu parhau i redeg ei holl fusnes o’r ganolfan ddata arall, ac i’r gwrthwyneb, am y rheswm y bydd yr holl dechnolegau wedi eu cynllunio i redeg ar draws y ddwy ganolfan ac yn gwarantu drwy hynny argaeledd systemau busnes y Cyngor y tu hwnt i’r busnesau craidd hollbwysig. Mae hyn yn opsiwn mwy economaidd a hyblyg na defnyddio datrysiad storio data wrth gefn gan ddarparwr trydydd parti gan na fyddai’r olaf, yn ôl pob tebyg, yn gallu darparu cadernid ar gyfer pob un o’r 112 system busnes sydd gan y Cyngor. Y sefydliad fydd yn penderfynu pa systemau i’w blaenoriaethu petai trychineb yn digwydd a bydd hynny’n rhan o’r Cynllun Adfer ar ôl Trychineb sydd bellach wedi ei lunio. Bydd y systemau busnes a flaenoriaethir yn seiliedig ar waith a wneir gyda gwasanaethau unigol ond bydd y penderfyniad terfynol yn cael ei wneud gan yr UDA, gan gymryd i ystyriaeth galwadau tymhorol a natur y digwyddiad fydd felly’n caniatáu i’r Cyngor ymateb i alwadau sy’n newid o fewn y sefydliad.

Dywedodd y Swyddog y bydd y cyfleuster newydd, unwaith y bydd yn weithredol, yn cael gwared â’r pwyntiau methiant unigol sydd yn weddill. Bydd yn darparu ar gyfer adfer ar ôl trychineb, creu data wrth gefn ac yn hollbwysig, bydd yn caniatáu i wasanaethau’r Cyngor weithredu’n ddi-dor. Cynllunnir systemau hanfodol fel eu bod yn cael eu cyflenwi ar draws y ddwy ganolfan ddata, ni fydd pwynt methiant unigol a bydd y system yn gallu ymateb i alwadau. Bwriedir i’r trefniadau newydd fynd yn fyw ym mis Rhagfyr, 2016 ond mae’n bosib y gall eu gweithredu lithro i’r Flwyddyn Newydd.

Ystyriodd y Pwyllgor yr wybodaeth a gyflwynwyd gan wneud y pwyntiau canlynol:

•           Roedd y Pwyllgor yn fodlon bod sylw priodol yn cael ei roi i’r risgiau sy’n gysylltiedig ag Adfer TGCh ar ôl Trychineb, bod cynnydd da wedi ei wneud a bod Rheolwyr yn y broses o gwblhau trefniadau i sicrhau bod systemau busnes y Cyngor yn cael eu hamddiffyn a’u bod yn parhau’n hyfyw petai’r risgiau hynny’n dod yn ffaith.

•           Nododd y Pwyllgor bod y technolegau a’r systemau newydd wedi eu caffael yn effeithlon gan ddilyn arferion da wrth brynu ac na fyddant yn creu costau gorbenion ychwanegol. Dywedodd y Rheolwr Trawsnewid Busnes TGCh bod y Strategaeth TGCh hefyd yn rhoi sylw i herio a rhesymoli portffolio meddalwedd y Cyngor ac mae’r costau sy’n gysylltiedig â hynny lawer iawn uwch na chostau isadeiledd a disgrifiodd y camau sy’n cael eu cymryd i wneud hynny.

•           Nododd y Pwyllgor bod y camau sy’n cael eu cymryd i uwchraddio systemau electronig a TGCh yn cyfrannu at gyflawni un o amcanion strategol allweddol y Cyngor sef digideiddio a gwella argaeledd gwasanaethau.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch hirhoedledd y technolegau a gafwyd a’r strategaeth ar gyfer eu hailgyflenwi mewn modd economaidd. Dywedodd y Rheolwr Trawsnewid TGCh y bydd y gwasanaeth yn gwneud bid i’r rhaglen gyfalaf bob blwyddyn er mwyn ailosod 25% o’r holl isadeiledd craidd fel bod y gwasanaeth wedi adnewyddu’r holl isadeiledd dros gyfnod o 4 mlynedd. Mae’r gwasanaeth TGCh yn ymwybodol o’r gofynion sydd ar y gyllideb gyfalaf ac felly bydd yn targedu buddsoddiad er mwyn sicrhau ei fod yn cyfrannu tuag at gyflwyno rhyw fath o effeithlonrwydd a gwelliant rhywle arall o fewn y Cyngor.

Penderfynwyd derbyn yr wybodaeth a nodi’r cynnydd a wnaed.

•           Adroddiad Cynnydd Archwiliad Mewnol

Mewn perthynas ag angen y Tîm Rheoli i sicrhau cyfathrebu amserol ac effeithiol er mwyn darparu darlun clir o ba mor dda mae gwasanaethau’n gweithredu argymhellion archwiliad mewnol cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod y mater yn ymwneud â’r Tîm Rheoli’n sicrhau y caiff y system 4 action sy’n cofnodi gweithrediad argymhellion archwiliad mewnol ei ddiweddaru mewn modd amserol a phriodol fel bod y Rheolwr Archwilio Mewnol yn cael darlun clir o’r sefyllfa ac yn gallu cyflwyno’r wybodaeth honno’n gywir i’r Pwyllgor Archwilio drwy gyfrwng adroddiad cynnydd chwarterol. Dywedodd y Swyddog fod y neges ynglŷn â’r angen am eglurder yn yr hyn sy’n cael ei adrodd drwy’r system 4 action wedi ei drosglwyddo i’r Penaethiaid Gwasanaeth yn y cyfarfod Penaethiaid a gobeithir yn awr y bydd y neges yn cael ei rhaeadru drwy’r strwythur rheoli. 

Derbyniwyd a nodwyd yr wybodaeth gan y Pwyllgor.