Eitem Rhaglen

·        Cyflwyno Datganiad o’r Cyfrifon am 2015/16.

·        Cyflwyno adroddiad Archwilio Allanol ynglyn â’r archwiliad o’r Datganiadau Cyllidol.

•           Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 yn ymgorffori'r Datganiad o’r Cyfrifon 2015/16 a’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol 2015/16 i’r Pwyllgor.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 bod cyfrifon drafft 2015/16 wedi eu cyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio ar 27 Mehefin, 2016 a’u bod, yn dilyn hynny, wedi eu cyflwyno i gael eu harchwilio’n allanol gyda’r broses honno wedi digwydd yn ystod misoedd yr haf gyda’r rhan fwyaf o’r gwaith wedi’i orffen. Mae nifer o newidiadau i’r drafft wedi eu hymgorffori i’r cyfrifon ac mae manylion wedi eu cynnwys yn Adroddiad ISA 260 yr Archwiliwr; rhoddir crynodeb o’r newidiadau mwyaf sylweddol i’r datganiad drafft ym mharagraff 3.2 yr adroddiad. Dywedodd y Swyddog bod gofyn i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu argymell bod y Cyngor Sir yn cymeradwyo’r datganiadau ariannol ond mae un mater sydd angen ei ddatrys cyn y gellir gwneud hynny.

Esboniodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 fod yr archwilwyr, wrth archwilio’r datganiadau ariannol, yn ymgymryd â phrofion sylweddol mewn perthynas â rhai adrannau o’r cyfrifon. Yn ystod y broses samplo, mae’r archwilwyr wedi adnabod tri ased isadeiledd gwerth cyfanswm o £5.336m y maent yn gofyn am dystiolaeth ar eu cyfer er mwyn cadarnhau eu bodolaeth a’u perchnogaeth. Cadarnhaodd y Swyddog bod gwerth un o’r asedau y mae angen tystiolaeth ar ei gyfer yn cael ei ddangos fel £4m yn y cyfrifon, ac oherwydd natur hanesyddol yr ased, nid yw’r Gwasanaeth Cyllid hyd yma wedi llwyddo i ddarparu’r dystiolaeth angenrheidiol yn rhannol oherwydd bod systemau wedi newid dros amser ac yn rhannol oherwydd problemau cael mynediad at gofnodion papur gan fod cyfyngiad amser ar gadw’r cofnodion hynny. Er bod ymdrechion i ddatrys y broblem yn parhau a rhagwelir y bydd y mater yn cael ei ddatrys yn fuan, nid yw’r Gwasanaeth ar hyn o bryd yn gallu darparu’r sicrwydd angenrheidiol i’r archwilwyr mewn perthynas â’r eitem hon er mwyn galluogi iddynt ardystio’r cyfrifon yn ddiamod. Golyga hyn nad yw’r Pwyllgor Archwilio mewn sefyllfa yn y cyfarfod heddiw i argymell bod y Cyngor yn cymeradwyo’r cyfrifon yn y cyfarfod ar 27 Medi. Y rheswm am hyn yw y gall y cyfrifon newid yn ddibynnol ar sut fydd y mater sy’n sefyll yn cael ei ddatrys a’r canlyniad o safbwynt beth fydd yn cael ei ddangos yn y cyfrifon. Yn yr amgylchiadau, hynny gallai’r Awdurdod oedi cyn cymeradwyo’r cyfrifon hyd nes y bydd yr archwilwyr wedi derbyn y sicrwydd angenrheidiol ond byddai hynny’n golygu cynnal cyfarfod arbennig o’r Cyngor, neu byddai modd i’r archwilwyr gynhyrchu adroddiad amodol. Yn dilyn trafodaethau â’r Cadeirydd a’r archwilwyr, mae’r Arweinydd Ymgysylltu ar gyfer yr archwiliad ariannol wedi cadarnhau ei fod yn fodlon â’r gwaith sy’n cael ei wneud ar hyn o bryd i ddatrys y mater ac i ddarparu’r sicrwydd sydd ei angen ar yr archwilwyr, felly argymhellir bod y Pwyllgor yn dirprwyo awdurdod i’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd i gymeradwyo’r cyfrifon i’r Cyngor unwaith y bydd y mater sy’n sefyll wedi ei ddatrys a bod yr archwilwyr yn fodlon â’r sicrwydd a gafwyd ynghylch y mater ac mewn sefyllfa i gyhoeddi barn ddiamod.

Nododd y Pwyllgor y sefyllfa ac wedi gofyn am eglurhad pellach am y mater dan sylw, hyd a lled y sicrwydd sydd ei hangen ar yr archwilwyr a’r goblygiadau, derbyniwyd yr argymhelliad a gynigiwyd bod y Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd yn cael eu hawdurdodi i gydlynu â’r Gwasanaeth Cyllid a’r archwilwyr o ran cadarnhau’r cyfrifon ac yn dilyn hynny i’w cymeradwyo i’r Cyngor.

Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod y Cod Ymarfer presennol y mae’r Datganiad Cyfrifon yn cael ei baratoi yn unol ag o yn gofyn bod gwerth asedau isadeiledd yn cael eu dangos ar y fantolen, ac oherwydd mai asedau isadeiledd ydynt golyga hynny bod rhaid adlewyrchu’r gwariant cyfalaf arnynt yn ystod y flwyddyn. Gan fod y gwariant yn parhau o un flwyddyn i’r llall, mae gwerth yr asedau’n cynyddu. Mae newid yn y rheoliadau’n golygu y bydd rhaid i’r Awdurdod ail brisio ei asedau isadeiledd y flwyddyn nesaf a bydd y ffigwr ailbrisio’n cael ei ddangos yn y cyfrifon. Bydd manylion ategol ar gael yn rhwydd sy’n golygu ei bod yn annhebygol y bydd y mater penodol a gododd yn 2015/16 yn digwydd eto.

Cadarnhaodd Ms Clare Edge, Rheolwr Archwilio Ariannol, fod y mater wedi codi drwy gynnal profion samplo a bod yr archwilwyr wedi ceisio sefydlu beth oedd yr eitemau isadeiledd yn y sampl, yn nhermau eu bodolaeth a’u perchnogaeth ac, o ystyried bod balans un o’r eitemau yn £4m, byddent wedi disgwyl gweld tystiolaeth archwilio yn cadarnhau eu bod yn wir asedau.

Penderfynwyd –

•           Derbyn a nodi'r Datganiad o Gyfrifon ar gyfer 2015/16 yn ddibynnol ar ddatrys y mater sy’n sefyll fel y cafodd ei adrodd gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

•           I ddirprwyo awdurdod i’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd i argymell y Datganiad o Gyfrifon 2015/16 ar gyfer ei gymeradwyo gan y Cyngor ar ôl derbyn cadarnhad gan yr archwilwyr bod y mater sy’n sefyll yn y cyfrifon wedi’i ddatrys yn foddhaol a’u bod yn gallu cyhoeddi barn ddiamod.

•           Cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethiant Blynyddol ar gyfer 2015/16 a chyfeirio’r ddogfen at Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr.

•           Cyflwynwyd adroddiad yr Archwilwyr Allanol ar yr archwiliad a gynhaliwyd ar y Datganiadau Ariannol ar gyfer 2015/16 (ISA 260) er ystyriaeth gan y Pwyllgor.

Cadarnhaodd Ms Clare Edge, Rheolwr Archwiliad Ariannol, bod yr Archwiliwr Cyffredinol yn bwriadu cyhoeddi adroddiad archwiliad diamod ar y datganiadau ariannol, yn ddibynnol bod y gwaith sy’n sefyll yn cael ei gwblhau’n foddhaol gan gynnwys y mater y cyfeiriwyd ato uchod.

Cadarnhaodd y Swyddog y canlynol hefyd:

•           Nad oes unrhyw gamddatganiadau heb eu cywiro yn y datganiadau ariannol.

•           Bod camddatganiadau a gywirwyd gan y Tîm Rheoli yn cael eu dwyn i sylw’r Pwyllgor Archwilio yn unol â chyfrifoldebau’r Pwyllgor dros y broses adrodd ariannol (Atodiad 3 yn yr adroddiad).

•           Nid oes materion yn codi o’r risgiau archwilio fel y cawsant eu hadnabod yn y Cynllun Archwilio Ariannol heblaw am un addasiad mewn perthynas ag incwm grant (Atodiad 3) ac un sylw rheoli (Atodiad 4).

•           Nid oes pryderon am agweddau ansoddol arferion cyfrifo ac adrodd ariannol yr Awdurdod. Fodd bynnag, gwnaethpwyd argymhelliad ynglŷn â gwella ansawdd a phrydlondeb peth tystiolaeth archwilio gefnogol (Atodiad 4).

•           Ni ddaethpwyd ar draws unrhyw broblemau arwyddocaol yn ystod yr archwiliad.

•           Ni chafodd unrhyw faterion arwyddocaol eu trafod neu lythyru yn eu cylch gyda’r Tîm Rheoli y mae angen eu hadrodd i’r Pwyllgor.

•           Nid oes unrhyw faterion eraill sy’n berthnasol i amryfusedd yn y broses adrodd ariannol y mae angen eu hadrodd.

•           Ni adnabuwyd unrhyw wendidau o bwys o ran rheolaeth fewnol er yr adnabuwyd sawl maes ble gellid gwella rheolaeth fewnol.

•           Nid oes unrhyw faterion eraill y mae safonau archwilio’n nodi’n benodol bod rhaid eu cyfleu i’r rheini sy’n gyfrifol am lywodraethiant.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi’r cynnwys.