Eitem Rhaglen

Cyflwyno Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill, 2016 i 31 Awst, 2016.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol ar waith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Awst, 2016 er ystyriaeth gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn cynnwys crynodeb o’r holl aseiniadau archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn; lefel y sicrwydd a ddarparwyd; amserlen archwiliadau dilyn i fyny yr ymgymerwyd â hwy ynghyd â rhestr o’r holl argymhellion Archwilio Mewnol sydd angen sylw.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol bod lefelau perfformiad yr Adain Archwilio Mewnol ar darged. Amlygodd y Swyddog y ffaith bod y raddfa gweithredu ar gyfer argymhellion graddfa Uchel a Chanolig wedi codi i 83% erbyn hyn.

Nododd y Pwyllgor y diweddariad a gynhwyswyd yn yr adroddiad gan gynnig y sylwadau canlynol:

•           Nodwyd a chroesawyd perfformiad yr adain Archwilio Mewnol hyd yma yn erbyn y DP allweddol a gofnodir yn Atodiad A yr adroddiad.

•           Nododd y Pwyllgor yr adrannau hynny yn Atodiad D mewn perthynas â rheolaethau allweddol Budd-dal Tai a Diogelu Corfforaethol ble’r barnwyd bod lefel sicrwydd yn gyfyngedig a chodwyd pryder penodol bod y prosesau a dulliau rheoli gwariant mewn perthynas â’r olaf yn cael eu barnu’n annigonol mewn maes sydd â risg arbennig o uchel sy’n ymwneud â gofalu am a diogelu unigolion bregus. Dywedodd y Dirprwy Brif Weithredwr (Partneriaethau, y Gymuned a Gwella Gwasanaethau) fod y Dirprwy Brif Weithredwr (Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes) wedi cyfarfod â phob Pennaeth Gwasanaeth i symud diogelu corfforaethol yn ei flaen. Cytunodd y Pwyllgor i ofyn i’r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol sgriwtineiddio’r canfyddiadau ymhellach mewn perthynas â diogelu corfforaethol. 

•           Nododd y Pwyllgor bod materion rheoli sylfaenol penodol, e.e. cwblhau cais am archeb cyn derbyn y nwyddau, yn cael eu hadnabod yn rheolaidd yn sgil canfyddiadau adolygiadau archwilio yn arbennig mewn perthynas ag ysgolion. Er y derbynnir bod rhai arferion yn cymryd amser i sefydlu, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oes angen monitro ehangach o safbwynt canfyddiadau adolygiadau archwilio mewn perthynas â rhai sefydliadau, e.e. ysgolion. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151 ei bod yn anodd sicrhau bod pob sefydliad yn glynu’n gaeth i’r rheolau yn arbennig yng nghyd-destun ysgolion gan fod adnoddau, cymhwysedd a phwysau yn amrywio o ysgol i ysgol. Mae gan gyrff llywodraethu rôl allweddol o ran monitro arferion a sicrhau bod penaethiaid yn cael eu gwneud yn atebol am sicrhau cydymffurfiaeth.

•           Nododd y Pwyllgor bod argymhelliad yr archwiliad mewnol mewn perthynas â staff asiantaeth yn parhau i fod ar y rhestr o faterion sy’n sefyll a gofynnwyd am sicrwydd bod y drefn a gytunwyd arni ar gyfer cyflogi staff asiantaeth yn cael ei dilyn. Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod hyn yn digwydd yn unol â’r argymhelliad a bod angen diweddaru’r system er mwyn adlewyrchu’r hyn sy’n cael ei weithredu. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol y byddai’n codi’r mater gyda’r Prif Weithredwr.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol, mewn perthynas â’r meysydd hynny yn Atodiad D ble’r oedd canlyniadau’r adolygiad archwilio yn dangos barn o sicrwydd cyfyngedig neu ble mae cynnydd o ran gweithredu yn ymddangos yn araf, bod gwasanaethau yn derbyn mwy o amser i ymateb i ganfyddiadau archwilio mewnol. Os nad yw’r argymhellion wedi eu gweithredu i lefel dderbyniol ar ddiwedd yr adolygiad dilyn i fyny mewn chwe mis bydd y diffyg cynnydd yn cael ei adrodd i’r Pwyllgor Archwilio sydd â’r gallu i wneud y Pennaeth Gwasanaeth perthnasol yn atebol. Mewn perthynas â Diogelu Corfforaethol canfu’r adolygiad, er bod y sylfeini mewn lle, nid yw amcanion diogelu wedi eu gwreiddio’n gyson ar draws prosesau cynllunio busnes gwasanaethau.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a bod y Pwyllgor yn cymryd sicrwydd o’r wybodaeth a ddarparwyd ynghylch y prosesau rheolaethau mewnol, rheoli risgiau a llywodraethiant corfforaethol sydd ar waith yn ddarostyngedig i sgriwtineiddio Diogelu Corfforaethol ymhellach.

CAMAU GWEITHREDU SY’N CODI: Canfyddiadau adolygiad archwilio Diogelu Corfforaethol i’w cyfeirio at y Pwyllgor Sgriwtineiddio Corfforaethol ar gyfer sgriwtineiddio.