Pensaer Gwasanaethau Digidol i fynychu i roi diweddariad ar lafar ar y gwaith o symud datganiadau o ddiddordeb / rhoddion a lletygarwch ar-lein.
Cofnodion:
Rhoddodd y Pensaer Gwasanaethau Digidol ddiweddariad llafar ar y gwaith o symud datganiadau o ddiddordeb / rhoddion a lletygarwch ar-lein a thynnodd sylw at y prif faterion fel a ganlyn: -
· Cofrestr o Diddordebau ar-lein - aelodau i allu dewis p'un ai i lenwi'r ffurflen ar y safle Cymraeg neu'r safle Saesneg
Eglurwyd y broses gyfredol i'r Pwyllgor ac fe nodwyd nad oedd y system Modern.Gov wedi cael ei datblygu i weithredu'n ddwyieithog. Y gwaith a wnaed i ganiatáu i aelodau etholedig ac aelodau lleyg roi manylion i mewn yn ddwyieithog oedd bod yr aelod yn rhoi ei manylion / fanylion i mewn yn y Gymraeg a’r Saesneg yn y ffurflen Cofrestru Diddordeb drwy system allrwyd y gwasanaethau democrataidd. Nid oes unrhyw opsiwn i’r aelod roi manylion dwyieithog i mewn yn uniongyrchol i’r ffurflen Gymraeg ar gyfer Cofrestru Diddordeb. Mae’n rhaid i’r Tîm Gwasanaethau Digidol wedyn gyfieithu'r manylion a gofrestrwyd gan yr aelodau. Dywedodd y Pensaer Gwasanaethau Digidol fod Modern.Gov wedi cyflwyno cais grant i'r Cynulliad yn 2015 yn gwneud cais am arian i wneud y system yn gwbl ddwyieithog, ond yn anffodus fe’i gwrthodwyd. Nododd y byddai datblygiad sydd wedi ei deilwrio’n bwrpasol i’r diben yn costio oddeutu £10k.
· Ffurflen ar-lein ar gyfer cofrestru Rhoddion a Lletygarwch - newidiadau i’r ffurflenni ar-lein Cymraeg a Saesneg i ffurf pdf
Gall aelodau roi gwybodaeth am roddion a lletygarwch i mewn i’r system yn ddwyieithog trwy ddefnyddio'r ffurflen ar-lein gyfredol. Mae'r gofyniad i ychwanegu 'meysydd' i'r ffurflen gyfredol i adlewyrchu'r fformat pdf atodedig yn golygu y bydd angen datblygiad a deilwriwyd yn arbennig i’r pwrpas. Gellir ychwanegu ‘swigen gymorth' at y labelu i gynorthwyo. Nodwyd y byddai angen rhoi hyfforddiant i'r aelodau i sicrhau eu bod yn llenwi'r blwch sylwadau gyda data sy'n adlewyrchu cwestiynau a ofynnwyd yn y fformat pdf. Fodd bynnag, dywedwyd bod ychwanegu ychydig o flychau ychwanegol i'r system yn cael sgil-effaith sylweddol ar rannau eraill o’r system a rhagwelwyd y byddai'r costau'n oddeutu £10k.
· Datgan diddordebau mewn cyfarfodydd - galluogi aelodau i gofrestru eu diddordebau eu hunain ar-lein cyn y cyfarfod
Mae Aelodau yn cwblhau ffurflenni datgan diddordeb cyn neu yn ystod cyfarfodydd. Y system ar hyn o bryd yw bod y ffurflenni’n cael eu hanfon ymlaen i'r Gwasanaethau Pwyllgor sy'n cyfieithu ac yn ychwanegu’r datganiadau i'r system Modern.Gov wrth baratoi cofnodion cyfarfodydd. Mae’r datganiadau o ddiddordeb mewn cyfarfodydd yn ymddangos ar wefan y Cyngor ar gyfer pob aelod unigol. Rhagwelwyd y byddai’n costio oddeutu £ 7,500 i ychwanegu blychau ychwanegol at y system.
Oherwydd bod gan yr holl awdurdodau lleol yng Nghymru sy'n defnyddio'r system Modern.Gov yr un gofynion o ran dwyieithrwydd ac e-ddemocratiaeth, dywedodd y Pensaer Gwasanaethau Digidol y byddai'n rhesymol i godi'r materion hyn yng nghyfarfod nesaf y Grŵp Defnyddwyr ym mis Tachwedd ac awgrymu bod datblygiad ar y cyd yn cael ei ariannu gan yr awdurdodau sydd â diddordeb.
PENDERFYNWYD nodi'r adroddiad a chael diweddariad am y cynnydd a wnaed mewn perthynas â Chofrestrau Ar-lein yr Aelodau.
GWEITHREDU: Fel y nodwyd uchod.