Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorfwrdd Corfforaethol am Chwarter 2 2016/17.

Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid a oedd yn ymgorffori’r Cerdyn Sgorio Corfforaethol ac yn nodi sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel y cawsant eu hamlinellu a’u cytuno rhwng yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth / y Pwyllgor Gwaith a’r Pwyllgor Gwaith Cysgodol ar ddiwedd Chwarter 2, 2016/17.

Yn dilyn y drafodaeth am y Rhaglen Drawsnewid a’r Byrddau Prosiect yn gynharach yn yr haf a’r ffaith bod y Pwyllgor Sgriwtini wedi nodi ei fod yn ansicr ynghylch ei swyddogaethau a’i gyfrifoldebau  fel y cyfeirir atynt o dan eitem 3 uchod, dywedodd y Pennaeth Trawsnewid fod y Tîm Trawsnewid wedi paratoi dwy lifsiart esboniadol, sef un sy'n ymwneud â'r Bwrdd Rhaglen Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes a’r llall yn ymwneud â’r Bwrdd Rhaglen Partneriaethau, y Gymuned a Gwella Gwasanaethau. Mae'r siartiau’n nodi pwy sy'n gyfrifol am beth yn ogystal â dangos y cyswllt rhwng Sgriwtini a'r Byrddau Rhaglen.

Cafwyd adroddiad gan yr Aelod Portffolio ar gyfer Trawsnewid Perfformiad ac Adnoddau Dynol ar berfformiad mewn perthynas â Rheoli Pobl a chyfraddau salwch y Cyngor yn benodol. Dywedodd yr Aelod Portffolio bod cyfraddau salwch ar ddiwedd Chwarter 2 yn dangos gwelliant bychan (4.89 diwrnod o salwch am bob gweithiwr amser llawn cyfatebol) o gymharu â’r llynedd (5.33 diwrnod). Nid oedd y ffigurau a nodwyd yn yr ystadegau absenoldeb salwch eleni yn cynnwys diwrnodau i ffwrdd yn sâl oherwydd profedigaeth (414 diwrnod) a oedd, o’u cynnwys yn y cyfrifiad, yn dod â'r canlyniad i 5.02 diwrnod am bob gweithiwr amser llawn cyfatebol, sy’n dal i fod ychydig yn well. Felly, er bod y data yn dangos bod y duedd yn gwella, mae’r cynnydd yn araf ac, oherwydd maint y Cyngor, bydd absenoldeb oherwydd salwch yn cyrraedd pwynt yn y dyfodol lle na fydd y sefyllfa’n gwella a bydd hynny’n golygu y bydd yn anodd gwneud cynnydd y tu hwnt i'r pwynt hwnnw. Mae'r Panelau Her Salwch sy’n monitro sut y cynhelir y Cyfarfodydd Adolygu Presenoldeb yn cael effaith, ac mae’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn parhau i herio perfformiad yn gadarn. Er bod  perfformiad salwch yr ysgolion yn parhau i fod yn bryder, maent wedi cael canllawiau ar sut i gymryd camau i wella’r sefyllfa. Mae llawer iawn o waith yn mynd rhagddo a pharheir i herio’r Penaethiaid Gwasanaeth i wella perfformiad eu gwasanaethau o ran absenoldeb salwch cyn y ddau chwarter sy'n debygol o fod y rhai anoddaf mewn perthynas â chyfraddau salwch yn y Cyngor.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth yn yr adroddiad a chododd y materion canlynol –

•           O ran Rheoli Pobl, ‘roedd y Pwyllgor o’r farn ei bod yn gynamserol i fod yn siarad am gyrraedd pwynt lle byddai’n debygol y byddai llai o gynnydd yn cael ei wneud o ran gostwng cyfraddau absenoldeb salwch.  ‘Roedd y Pwyllgor o'r farn bod lle i wella’r cyfraddau ac y gallai adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru, pan gaiff ei gyhoeddi, gyflwyno syniadau ac awgrymiadau ychwanegol ar gyfer gwella’r sefyllfa. Cydnabuwyd y pwynt hwn gan yr Aelod Portffolio ar gyfer Trawsnewid Perfformiad a rhoddodd sicrwydd i’r Pwyllgor nad oes bwriad o gwbl i lacio’r pwysau i fynd i'r afael ag absenoldeb salwch. Fodd bynnag, mewn rhai meysydd gwasanaeth, yn enwedig y rheini lle mae'r timau yn fach, bydd absenoldeb hyd yn oed dim ond un aelod o staff yn cael effaith sylweddol ar y data absenoldeb salwch a  bydd y sgôp ar gyfer gwella felly’n gyfyngedig.

•           Nododd y Pwyllgor, er gwaethaf y ffaith y bu gostyngiad cyffredinol yn y niferoedd sy’n gweithio i’r Cyngor, nid oes gostyngiad cyfatebol yn y cyfraddau absenoldeb salwch fel y gellid disgwyl. Holodd y Pwyllgor felly a oedd y data’n adlewyrchiad gwirioneddol o’r sefyllfa o  fewn y Cyngor. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethiant a Thrawsnewid  Prosesau Busnes) fod y ffigurau a gyflwynwyd mor gywir ag y gallant fod a’u bod wedi eu  cefnogi gan ddealltwriaeth lawer gwell o natur yr absenoldebau salwch o fewn y gwahanol wasanaethau a thimau yn y Cyngor.

•           Nododd a chefnogodd y Pwyllgor y symudiad i newid y sail ar gyfer cyfrifo cyfraddau salwch, a hynny er mwyn gwahaniaethu rhwng mathau o absenoldebau salwch, e.e. tymor hir, tymor byr, profedigaeth, absenoldeb tosturiol etc fel mesur a fyddai’n helpu’r Awdurdod i gael gwell gafael ar rai o'r materion sylfaenol sydd wrth wraidd absenoldeb salwch.

•           Gyda golwg ar Reoli Perfformiad, er yn ymwybodol o'r camau lliniaru a gymerir, nododd y Pwyllgor fod perfformiad yn erbyn Dangosydd Ll / 18b (canran y gofalwyr am oedolion a oedd wedi gofyn am asesiad neu adolygiad ac a oedd wedi cael asesiad neu adolygiad yn ystod y flwyddyn) wedi bod yn is na'r targed am gyfnod sylweddol er bod y duedd yn awr yn gwella eto. Nododd y Pwyllgor ymhellach y gallai fod yn amserol yn awr i edrych eto ar yr awgrym i sefydlu panel i roi sylw manylach i’r mater hwn a nododd ymhellach y dylid asesu  perfformiad hefyd o ran ymateb i anghenion gwirioneddol ac nid yn unig o ran cydymffurfio â'r gofynion deddfwriaethol.

•           Nododd y Pwyllgor fod Dangosydd (05) mewn perthynas â Rheolaeth Ariannol (cost staff asiantaeth) yn dal i ddangos yn GOCH a bod y perfformiad cryn dipyn yn is na’r targed.   Dywedodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes) bod Gweithwyr Cymdeithasol yn y Gwasanaethau Plant yn ffurfio elfen sylweddol o’r staff asiantaeth a bod eu hangen ar hyn o bryd er mwyn sicrhau parhad gwasanaethau. Fodd bynnag, bydd angen gwneud newidiadau i sut mae'r gwaith hwn yn cael ei drefnu mewn ymateb i ofynion y Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) newydd a ddylai ostwng nifer y staff asiantaeth. Mae’r sefyllfa recriwtio hefyd wedi gwella dros yr haf gyda gweithwyr cymdeithasol profiadol a rhai sydd newydd gymhwyso wedi cael eu recriwtio. Bydd y rhai sydd newydd gymhwyso yn graddio ac yn gwbl gymwys i ymarfer fel gweithwyr cymdeithasol ym mis Rhagfyr gyda staff asiantaeth yn llenwi'r bwlch yn y cyfamser.

•           Nododd y Pwyllgor bod y Dangosfwrdd wedi ei gynnwys fel atodiad i'r cerdyn sgorio a oedd yn rhoi cipolwg o'r cynnydd ar raglenni a phrosiectau trawsnewid ac awgrymodd y gellid bod wedi ychwanegu ychydig eiriau o eglurhad gyda’r lliwiau CAG.  Dywedodd y Pennaeth Trawsnewid mai'r nod oedd osgoi mynd i fanylion ar y rhaglenni unigol ac mai’r bwriad yw y bydd y cynrychiolydd sgriwtini ar bob bwrdd rhaglen yn rhoi gwybod i’r Pwyllgor am y gwaith sy’n mynd rhagddo fel y gall y Pwyllgor wedyn benderfynu a oes angen iddo alw swyddogion prosiect i mewn i roi cyfrif am unrhyw danberfformio e.e. llithriad.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar statws Coch y Rhaglen Trawsnewid Tai Fforddiadwy. Dywedodd Arweinydd y Cyngor bod y rhaglen hon wedi cael ei rhoi o’r neilltu oherwydd datblygiadau tai eraill gan gynnwys y ffaith bod yr Awdurdod wedi gadael system gymhorthdal y Cyfrif Refeniw Tai. Awgrymodd y Pwyllgor y dylid tynnu’r rhaglen oddi ar y rhestr os nad oedd ei hangen mwyach.

•           Cyfeiriodd y Pwyllgor at y Rhaglenni Trawsnewid a nododd y byddai'n ddefnyddiol i Aelodau gael mwy o wybodaeth am gynnwys y rhain e.e. y Rhaglen Drawsnewid Ynys Ynni sy’n brosiect ar raddfa fawr, fel y gall y Pwyllgor benderfynu ar ba lefel y dylid eu sgriwtineiddio.  Awgrymodd y Prif Weithredwr Cynorthwyol (Llywodraethiant a Thrawsnewid Prosesau Busnes) y dylid cynnwys y rhain fel pwnc briffio ar gyfer yr holl Aelodau yn y Flwyddyn Newydd fel y gall y Pwyllgor wedyn asesu pa agweddau ar y rhaglenni, os o gwbl,  y byddai’n dymuno canolbwyntio arnynt i ddibenion sgriwtini.

Penderfynwyd –

•           Derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

•           Derbyn a nodi’r mesurau lliniaru a amlinellwyd yng nghorff yr adroddiad ac o dan baragraff 1.3 yn benodol.

CAMAU YN CODI:

•           Y Rheolwr Sgriwtini i drefnu cylchredeg llifsiartiau’r Rhaglen Drawsnewid i Aelodau'r Pwyllgor maes o law.

•           Rhaglenni Trawsnewid i fod yn bwnc ar gyfer briffio ar gyfer yr holl Aelodau yn y Flwyddyn Newydd.