Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Rheolwr Archwilio Mewnol ar berfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol hyd yma mewn perthynas â Chynllun Archwilio 2016/17.

Adroddodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fel a ganlyn -

•           Mae'r adroddiad yn dadansoddi perfformiad y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am y cyfnod 1 Ebrill, 2016 hyd at 31 Rhagfyr, 2016 ac fe'i cefnogir gan Atodiadau A i G sy'n rhoi manylion am y cynnydd a wnaed yn erbyn targedau perfformiad ar gyfer 2016/17 a'r gwaith a wnaed gan y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod.

•           Mae nifer y dyddiau gwaith a neilltuwyd ar gyfer gwaith sy’n mynd rhagddo yn ystod 2016/17 hyd at ddiwedd mis Rhagfyr, 2016 yn cyfateb i 111.55 diwrnod a daw’r dyddiau hyn o’r ddarpariaeth oedd yn weddill ar gyfer gwaith o’r fath yn y flwyddyn flaenorol.

•           Mae'r rhestr o dargedau perfformiad ar gyfer y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr, 2016 yn Atodiad A yn dangos bod 56.06% o’r archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u cwblhau hyd at 31 Rhagfyr, 2016 yn erbyn targed blynyddol o 80%.

•           Cynhaliwyd 2 o archwiliadau ychwanegol nad oeddent wedi eu cynllunio yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Rhagfyr, 2016, sef cyfanswm o 10.36 o ddiwrnodau gwaith fel y nodir yn Atodiad B.

•           Rhoddir crynodeb o'r holl waith archwilio a gwblhawyd yn ystod y flwyddyn hyd yma gan gynnwys gwaith a oedd yn mynd rhagddo o 2015/16 yn Atodiad D. Nid oedd dau o'r archwiliadau a gynlluniwyd ac a gwblhawyd ers 1 Medi, 2016 yn darparu lefelau cadarnhaol o sicrwydd. Aseswyd mai dim ond sicrwydd cyfyngedig y gellid ei roi mewn perthynas â Gorchmynion Llys Gofal Plant dan y Gyfraith Gyhoeddus a’r  Trefniant Comisiynu Tai Gofal Ychwanegol. Crynhoir manylion yr archwiliadau yn Atodiad D i'r adroddiad.

•           Ar 31 Rhagfyr, 2016, ‘roedd y gyfradd ganrannol ar gyfer gweithredu argymhellion y gwasanaeth archwilio mewnol yn 82%.’Roedd graff yn dangos dadansoddiad o weithrediad yr argymhellion fesul gwasanaeth i’w weld yn Nhabl 2. Mae'r argymhellion sydd heb eu gweithredu ar 31 Rhagfyr, 2016 wedi eu rhestru yn Atodiad E.

•           Mae rhestr o'r 10 o’r archwiliadau dilyn-i-fyny a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod o 1 Ebrill i 31 Rhagfyr, 2016 i’w gweld yn Atodiad F. Mae’n dangos nifer yr argymhellion a dderbyniwyd ac a weithredwyd gan reolwyr ym mhob maes, ynghyd â barn archwilio ddiwygiedig am ddigonolrwydd yr amgylchedd rheolaethau mewnol.

•           Mae crynodeb o’r ymchwiliadau arbennig a gynhaliwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y cyfnod i’w weld yn Atodiad G; mae'r rhain yn cyfateb i 141.08 ddiwrnodiau.

•           Collwyd 5 diwrnod gwaith oherwydd salwch hyd at y cyfnod a ddaeth i ben ar 31 Rhagfyr, 2016 yn erbyn targed blynyddol o 45 diwrnod.

•           Mae dadansoddiad o berfformiad y Gwasanaeth yn ystod y cyfnod dan sylw yn dangos bod lefelau perfformiad ar darged. Fodd bynnag, bydd gallu'r gwasanaeth i gyflawni'r Cynllun Gweithredu’n dibynnu ar lefel y galw am adnoddau archwilio o ran atgyfeiriadau, gwaith nad yw wedi ei gynllunio ymlaen llaw hyd at ddiwedd y flwyddyn a lefelau absenoldeb salwch.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i’r wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor, mewn perthynas â phrosesau rheolaeth a sicrwydd y Cyngor a’i reolaethau ar gyfer Diogelu Corfforaethol (Atodiad D) fod y maes hwn wedi ei asesu’n un sy’n darparu Sicrwydd Cyfyngedig yn unig a’i fod wedi bod dan ystyriaeth ers peth amser. Yn wyneb y risgiau sy'n gynhenid i’r maes diogelu corfforaethol oherwydd natur fregus yr unigolion yr asesir bod angen eu diogelu, ceisiodd y Pwyllgor eglurhad ar y sefyllfa mewn perthynas â gweithredu ar y canfyddiadau allweddol yn yr archwiliad a wnaed o'r maes hwn. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol wrth y  Pwyllgor y trefnwyd i’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol adrodd ar y camau a gymerwyd i ymateb  i'r archwiliad o’r maes Diogelu Corfforaethol i'r Pwyllgor hwn ym mis Mehefin, 2017. Mae’r Gwasanaeth Archwilio’n dilyn-i-fyny’r holl archwiliadau Sicrwydd Cyfyngedig ac adroddir i'r Pwyllgor ar y canlyniad, ynghyd â'r farn archwilio ddiwygiedig.

•           Nododd y Pwyllgor fod y Cyngor, yn ystod 2013/14, wedi dwyn ynghyd gyfrifoldeb am ddiogelu plant ac oedolion o dan un Pennaeth Gwasanaeth (Plant). Holodd y Pwyllgor a adolygwyd effeithiolrwydd y newid sefydliadol hwn ac a yw'r ailstrwythuro wedi helpu i gyfrannu at wella rheolaethau a phrosesau’r Cyngor ar gyfer rheoli risgiau sy'n gysylltiedig â Diogelu Corfforaethol. Dywedodd y Prif Weithredwr bod diogelu yn gyfrifoldeb corfforaethol a’i fod yn elfen yr oedd yn rhaid i bob Pennaeth Gwasanaeth gwrdd â hi y llynedd a hefyd eleni, a’u bod yn cael eu dal yn atebol am hynny.  Mae’r Gwasanaethau Plant yn cael eu hadolygu ar hyn o bryd a chymerir y pwynt a wnaed i ystyriaeth fel rhan o'r adolygiad.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y prosesau ar gyfer monitro gwaith a wnaed o dan gontract i'r Cyngor ac ar gyfer nodi a dilyn i fyny achosion lle nad yw'r gwaith a wnaed yn cyrraedd y safon, neu heb ei gwblhau, neu ddim yn cwrdd â manylebau contract sy'n golygu y gallai bod perygl o golled ariannol i'r Cyngor, yn enwedig lle mae taliadau eisoes wedi'u gwneud. Rhoddwyd enghraifft o sefyllfa o’r fath.  Dywedodd y Rheolwr Archwilio fod y Gwasanaethau Archwilio Mewnol wedi cychwyn archwiliad o’r Gwaith Cynnal a Chadw Tai yn ddiweddar ac y bydd yn cynnwys y pwynt a godwyd fel rhan o'r gwaith o archwilio’r rheolaethau, y prosesau a’r arferion yn y maes hwn.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod camau'n cael eu cymryd i sicrhau bod argymhellion yn cael eu gweithredu ac y nodir ac amlygir rhesymau dros beidio â gweithredu neu faterion a allai rwystro gweithredu e.e. diffyg adnoddau staff - boed hynny drwy'r Gofrestr Risg Gorfforaethol neu yn rhywle arall. Pwysleisiodd y Pwyllgor bod nodi rigiau posib yn gynnar ac adrodd arnynt mewn modd amserol  yn hanfodol er mwyn helpu i atal y risgiau hynny rhag digwydd.  Dywedodd y Prif Weithredwr fod gweithdrefn ar gyfer adnabod ac uwchgyfeirio risgiau lle bo angen. Adolygir Cofrestrau Risg Gwasanaethau’n rheolaidd a chyfeirir unrhyw faterion i'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth; os tybir eu bod yn peri risg gorfforaethol cânt eu rhoi ar y Gofrestr Risg Gorfforaethol.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad fel un sy’n darparu sicrwydd ynghylch y prosesau rheolaethau mewnol, rheoli risg a llywodraethu corfforaethol a weithredir i reoli'r gwaith o gyflawni amcanion yr Awdurdod.

DIM CAM GWEITHREDU PELLACH YN CODI