Eitem Rhaglen

4.1 Llythyr Blynyddol ar flwyddyn archwilio ddaeth i ben.

4.2 Diweddariad ar y Cynllun Rheoleiddio.

4.3 Diweddariad ar waith archwilio cyllidol.

4.4 Diweddariad llafar ar adroddiadau rheoleiddio.

4.1 Cyflwynwyd y Llythyr Archwilio Blynyddol am 2011/12 er ystyriaeth y Pwyllgor.

Nododd Mrs Lynn Pamment, PwC y negeseuon allweddol o’r Llythyr Blynyddol fel a ganlyn –

·         Barn archwilio ddiamod ar y datganiadau cyfrifo wedi ei rhyddhau ar 28 Medi, 2012 yn cadarnhau eu bod yn adlewyrchiad gwir a theg o sefyllfa ariannol y Cyngor a’i weithgareddau.

·         Mae’r Cyngor wedi gwneud cynnydd sylweddol o ran mynd i’r afael â materion gyda chynhyrchu’r datganiad cyfrifon a chwrdd â’r amser cau ar gyfer cyhoeddi’r cyfrifon ar 30 Medi.

·         Pwysleisiodd yr Archwiliwr Allanol ei fod yn bwysig sicrhau bod y gwelliannau hyn yn cael eu cynnal a bod adnoddau priodol a digonol yn cael eu neilltuo ar gyfer cynhyrchu’r cyfrifon statudol yn unol â’r cyfnodau amser angenrheidiol.

·         Roedd yr Archwilydd Allanol yn gyffredinol yn fodlon fod gan y Cyngor drefniadau priodol yn eu lle i sicrhau economi, effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd. Roedd meysydd lle'r oedd effeithlonrwydd y trefniadau hyn eto i’w gweld neu lefydd y gellid gwneud gwelliannau wedi eu nodi yn y Llythyr a dygir sylw atynt yn Adroddiad Gwella Blynyddol yr Archwilydd Cyffredinol.

·         Nid oedd tystysgrif o gwblhau wedi ei rhyddhau yng nghyswllt y datganiadau cyfrifo hyd yn hyn hyd nes y byddir wedi datrys gwrthwynebiad i’r cyfrifon gan etholwr lleol.

Roedd yr Aelodau yn cydnabod y gwelliannau a’r ymdrechion a wnaed gan y Gwasanaeth Cyllid mewn perthynas â darparu’r datganiad cyfrifon ar amser ac yn unol â’r amserlen statudol.  Yn y drafodaeth a ddilynodd ar y Llythyr Archwilio, fe godwyd y materion canlynol –

·         Y sefyllfa staffio a’r cynnydd sy’n cael ei wneud i lenwi swyddi uwch gyfrifwyr allweddol yn barhaol ac roedd yr Aelodau yn ystyried fod hynny’n peri risg o gofio am yr angen i gryfhau’r sefyllfa fel y gellir bod yn barod ar gyfer y broses o lunio a pharatoi’r cyfrifon am 2012/13.  Eglurodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) Dros Dro'r camau ailstrwythuro oedd yn cael eu cymryd i fynd i’r afael â’r mater yn cynnwys llenwi bylchau o ran gwybodaeth a sgiliau o fewn cyd-destun y datblygiadau eraill yn cynnwys cyflwyno system ledjer ariannol newydd a goblygiadau hynny i’r ffordd y mae’r Cyngor yn rhedeg ei fusnes.

·         Y cynnydd sy’n cael ei wneud gyda datblygu cynlluniau parhad busnes a chynlluniau adfer trychineb wedi i’r ffaith nad oedd cynlluniau o’r fath yn bodoli gael ei hamlygu mewn adroddiadau archwilio allanol ers nifer o flynyddoedd.

Penderfynwyd derbyn y Llythyr Archwilio Blynyddol am 2011/12 a nodi ei gynnwys.

4.2  Cyflwynwyd y Cynllun Gwaith Archwilio Allanol a’r Amserlen am y cyfnod o Chwefror 2012 i Fawrth 2013 er gwybodaeth y Pwyllgor.

Rhoddodd Mr Andy Bruce, Arweinydd Perfformiad Archwilio SAC ddiweddariad i’r Aelodau ar statws y gweithgaredd rheolaethol ar hyn o bryd ar sail Cymru gyfan ac ar sail Ynys Môn gan nodi’r broses a’r amserlen ar gyfer adrodd yn ôl i’r Cyngor ynglŷn â phob darn o waith. 

Ceisiwyd eglurhad ar y materion canlynol –

·         Gofynnwyd a fydd yr atborth a geir gan yr Archwiliwr Allanol ar y Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2011/12 ar gael mewn pryd i sicrhau arfer dda wrth baratoi ar gyfer Datganiad 2012/13.  Cadarnhaodd Mr. Andy Bruce y byddai’n fwy na pharod i ddarparu atborth lleol ynglŷn â Datganiad Llywodraethu Blynyddol Ynys Môn, ond ni allai roddi sicrwydd y byddai atborth ar gael ar waith gwerthuso cyffredinol ar ddatganiadau’r 22 awdurdod yng Nghymru.

·         Ym mha ffordd y mae gweithgaredd Bwrdd Adfer Addysg Estyn a’r Cynllun Gwaith Ôl-Arolwg yn ffitio i mewn i’r Rhaglen Rheolaethol prif lif a gyflwynwyd.  Nodwyd y disgwylir y bydd y Pwyllgor Archwilio yn derbyn gwybodaeth gyfredol a manylion am unrhyw ddatblygiadau ynglŷn â Chynllun Gweithredu Ôl-Arolwg Estyn fel rhan o’i swyddogaeth gyffredinol o oruchwylio gweithgaredd rheoleiddiol ar draws y Cyngor.

Penderfynwyd derbyn y diweddariad ar y Cynllun Rheoleiddio fel gwybodaeth.

CAMAU GWEITHREDU : SAC i egluro sut y mae Cynllun Gweithredu Ôl-Arolwg Estyn a’r Bwrdd Adfer Addysg yn asio gyda’r Cynllun Gwaith Rheoleiddiol.

4.3  Cyflwynwyd yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Ariannol er gwybodaeth y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn amlinellu’r sefyllfa o safbwynt cynnydd yn erbyn cerrig milltir allweddol oedd wedi eu nodi yn y gwaith Archwilio Ariannol amlinellol ar gyfer 2011/12 a’r gwaith ardystio grant.

Rhoddodd Mrs Lynn Pamment, PwC ddiweddariad ar y cynnydd mewn perthynas â’r gwaith ardystio grantiau 2011/12 a hefyd grantiau 2010/11 gyda’r holl hawliadau ar gyfer y flwyddyn honno bellach wedi eu hardystio ac eithrio’r Budd-dâl Tai a’r Cymhorthdal Dreth Gyngor a oedd wrthi’n cael eu hadolygu cyn eu hardystio.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi’r wybodaeth.