Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad cynnydd Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor adroddiad cynnydd ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 1 Ebrill i 16 Tachwedd 2012.

Tynnodd y Rheolwr Archwilio sylw’r Aelodau at y prif bwyntiau yn yr adroddiad fel a ganlyn –

·         Roedd dau adolygiad yn y cyfnod wedi derbyn barn “Sicrwydd Coch” - Diogelwch Data a Rheoli Cofnodiadau Modern ac roedd crynodebau gweithredol yn atodiad B a C yr adroddiad.  Roedd yr argymhellion a wnaed mewn nifer o adolygiadau Llywodraethu / Rheoli Gwybodaeth a Diogelwch Data a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol, PwC a SAC dros y flwyddyn ddiwethaf wedi eu casglu ynghyd yn un Cynllun Gweithredu sydd yn cael sylw gan Grŵp Rheoli Gwybodaeth dan arweiniad gan y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) Dros Dro.

·         Nifer yr adroddiadau ymgynghorol / ymchwiliol a gynhaliwyd yn ystod y cyfnod (17).  Roedd gwaith cyfeirio wedi tynnu adnoddau o waith Archwilio Mewnol a Gynlluniwyd gan olygu mai dim ond 46% o adolygiadau archwilio sydd wedi eu cwblhau i’r cyfnod drafft, gyda hynny yn 90% yn is na’r targed.

·         Roedd y perfformiad gyda gweithredu ar argymhellion archwilio mewnol yn y cyfnod yn is na’r targed gyda 67% o argymhellion Uchel a Chanolig yn cael eu cofnodi fel rhai a weithredwyd.

Yn y drafodaeth a ddilynodd, nododd yr Aelodau'r materion canlynol -

·         Pryder ynglŷn â sefyllfa incwm Oriel Ynys Môn o ystyried bod y costau rhedeg net yn 2011/12 (gwariant llai incwm - yn cynnwys £250k o incwm o Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn) yn  £33k dros y gyllideb am y flwyddyn.  Roedd yr Aelodau o’r farn y dylid ymchwilio ymhellach i  incwm hanesyddol yr Oriel.  Cytunwyd y dylid codi’r mater yn y lle cyntaf yn y cyfarfod nesaf o Ymddiriedolaeth Elusennol Ynys Môn.

·         Y potensial a’r cyfleon i gysylltu gwaith adolygu archwilio mewnol gyda’r rhaglen arbedion ac yn benodol yr agwedd gwerth am arian o fewn y meysydd a adolygwyd.  Roedd Mr. Patrick Green, RSM Tenon yn cydnabod y pwynt a wnaed a dywedodd y byddai’r mater o sgopio adolygiadau archwilio i gynnwys y dimensiwn hwnnw yn cael ei drafod gyda swyddogion yn y flwyddyn nesaf os mai dyma’r dull y bydd y Pwyllgor yn ei ffafrio.

·         Angen eglurder ynglŷn â’r camau dilynol i’r adolygiad archwilio a wnaed o drefniadau pwrcasu'r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau.  Eglurodd y Swyddog beth yn union fu’r ysgogiad ar gyfer cynnal yr adolygiad cychwynnol a ddechreuwyd gyda SAC er mwyn cael barn gyffredinol ynglŷn â’r Uned Cynnal a Chadw Adeiladau o ran y modd y mae’n gweithredu a gwerth am arian a beth oedd wedi digwydd fel datblygiadau dilyn i fyny.  Mae’r mater yn cael ei ystyried gan y TUA.

·         Adolygiad dilyn i fyny o argymhellion ysgolion a’r farn mai cynnydd anfoddhaol a wnaed gan yr ysgolion oedd yn rhan o’r adolygiad yn nhermau gweithredu a’r argymhellion archwilio mewnol blaenorol mewn perthynas â materion llywodraethu.  Rhoddodd y Swyddogion amlinelliad o’r mesurau sy’n cael eu cymryd i ddatblygu system i hwyluso ac i sicrhau cydymffurfiaeth gan ysgolion o safbwynt gofynion rheoli a llywodraethu.

Penderfynwyd derbyn yr adroddiad a nodi ei gynnwys.

CAMAU GWEITHREDU : Y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) Dros Dro i drefnu bod adroddiad gan y Grŵp Rheoli Gwybodaeth ar gael i’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor Archwilio.