Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Cerdyn Sgorio am Chwarter 3 2016/17.

Cyflwynwyd i'r Pwyllgor i’w ystyried, adroddiad y Pennaeth Trawsnewid yn ymgorffori'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol sy'n nodi sefyllfa'r Cyngor yn erbyn ei amcanion gweithredol fel yr amlinellwyd ac a gytunwyd rhwng yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth / y Pwyllgor Gwaith a’r Pwyllgor Gwaith Cysgodol ar ddiwedd Chwarter 3 2016/17.

Adroddodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad ar y materion canlynol –

•           Mewn perthynas â Rheoli Perfformiad, ‘roedd llawer iawn o waith wedi'i wneud yn Chwarter 3 o ran gweithgarwch lliniaru. Adlewyrchir hyn yn y gwelliant a welir yn y sefyllfa, gyda mwyafrif y dangosyddion yn perfformio'n dda yn erbyn eu targedau. Fodd bynnag, mae 5 dangosydd yn tanberfformio ac yn dangos yn Ambr neu’n Goch yn erbyn eu targedau blynyddol; mae tri o'r rhain yn y Gwasanaethau Oedolion ac amlinellir nhw yn adran 2.1.3 o'r adroddiad; mae un dangosydd yn y Gwasanaethau Plant yn parhau i ddangos tanberfformiad o Chwarter 2 ac ‘roedd y manylion i’w gweld yn adran 2.14. Mae un dangosydd newydd erbyn hyn yn dangos yn Ambr yn y Gwasanaeth Rheoleiddio a Datblygu Economaidd ac fe’i hamlinellir yn adran 2.1.5. Mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn cydnabod bod y meysydd hyn yn tanberfformio ac yn sicrhau bod mesurau priodol yn cael eu rhoi ar waith i liniaru yn erbyn risgiau sy'n codi ac i wella perfformiad.

•           Mewn perthynas â Rheoli Pobl, mae cyfraddau salwch y Cyngor ar ddiwedd Chwarter 3 yn dangos gwelliant sylweddol (7.21 o ddiwrnodau o salwch am bob swyddog amser llawn cyfatebol (ALLC) o gymharu â'r llynedd (8.4 o ddiwrnodau salwch). Os bydd y duedd a welwyd yn y ddwy flynedd ddiwethaf yn parhau, sef cyfraddau salwch uwch yn Chwarteri 3 a 4 nag yn Chwarteri 1 a 2, mae hyn yn dangos y bydd y canlyniadau a ragwelir erbyn diwedd y flwyddyn yn cyfateb i golli 10.5 o ddiwrnodau ar gyfer pob swyddog amser llawn cyfatebol oherwydd salwch. Fodd bynnag, os bydd y perfformiad cryf yn Chwarter 3 yn cael ei gynnal yn Chwarter 4, yna mae'n debygol y cyrhaeddir y targed o 10 diwrnod. Bydd yr Awdurdod yn gofyn am arweiniad pellach gan Swyddfa Archwilio Cymru o ran arferion da y mae wedi'u nodi mewn perthynas â rheoli lefelau salwch.

•           Mae’r Gwasanaethau Plant wedi bod yn destun archwiliad gan AGGCC a bydd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Panel Plant yn goruchwylio gweithrediad y Cynllun Gwella sy’n deillio o’r arolygiad er mwyn mynd i'r afael â'r argymhellion a wnaed.

•           Cynigir bod y prosesau o gasglu dangosyddion Addysg / Dysgu yn cael eu gwerthuso yn Chwarter 4 ac i mewn i’r flwyddyn ariannol newydd. Darparwyd cymorth ychwanegol fel bod modd gwneud hyn.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaeth y pwyntiau canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor y targedau a fethwyd mewn perthynas â thri dangosydd yn y Gwasanaethau Oedolion a holodd a oedd capasiti staff yn ffactor yn y tanberfformiad. Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad nad oedd y mesurau lliniaru yn dangos bod capasiti yn cael ei ystyried yn broblem, ac eithrio mewn perthynas â PM19 – cyfraddau oedi wrth drosglwyddo gofal am resymau gofal cymdeithasol fesul 1,000 o'r boblogaeth sy'n 75 oed neu'n hŷn - lle mae diffyg capasiti yn y sector gofal cartref yn ei gyfanrwydd wedi cael effaith negyddol ar y DP. Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro ei bod wedi cael gwybod gan y Pennaeth Gwasanaethau Oedolion fel a ganlyn -

•           Ll / 118B - Canran y gofalwyr oedolion a oedd wedi gofyn am asesiad neu adolygiad ac a oedd wedi cael asesiad neu adolygiad yn ystod y flwyddyn. Mae'r Gwasanaeth wedi gwella perfformiad yn y DP hwn yn Chwarter 3 ac mae’n hyderus y bydd yn cyrraedd y targed yn Chwarter 4. Bydd y 30 neu ragor o gleientiaid a nodwyd fel rhai a oedd angen asesiad neu adolygiad wedi cael eu hasesu neu eu hadolygu cyn diwedd Chwarter 4.

•           PM18 - Canran yr ymholiadau amddiffyn oedolion a gwblhawyd o fewn yr amserlenni statudol. Mae hwn yn ddangosydd newydd ar gyfer 2016/17 a gellir ystyried bod y targed yn un uchelgeisiol. Mae'r Gwasanaeth wedi nodi bod amseroedd ymchwilio gan asiantaethau partner yn cael effaith ar yr amserlenni a pherfformiad y dangosydd hwn. Mae'r mater hwn yn parhau i gael ei godi yn y cyfarfodydd grŵp strategol rhwng Gwynedd ac Ynys Môn ac er ei bod yn annhebygol y gellir cyrraedd y targed am y flwyddyn gwneir pob ymdrech i ddod mor agos â phosib iddo erbyn diwedd Ch4.

•           PM19 – Cyfraddau oedi wrth drosglwyddo gofal am resymau gofal cymdeithasol fesul 1,000 o'r boblogaeth sy’n 75 oed neu’n hŷn. Mae hwn yn ddangosydd newydd hefyd ac yn un uchelgeisiol. Mae cynllun trawsnewidiol ar waith i sicrhau mwy o gapasiti gofal cartref yn 2017.

•           Nododd y Pwyllgor nad oedd y cynnydd yn y galw ac felly’r pwysau ar wasanaethau yn debygol o ysgafnhau yn y dyfodol rhagweladwy sy’n awgrymu y bydd yn fwyfwy anodd cwrdd â thargedau perfformiad heriol.

•           Nododd y Pwyllgor yr argymhellir bod tanberfformiad ar ffurf dangosyddion coch neu ambr yn cael ei gydnabod a bod mesurau priodol yn cael eu rhoi ar waith ar gyfer gwella’r sefyllfa a’u bod yn cael eu cyflwyno i’r aelod portffolio perthnasol a’r bwrdd rheoli bob mis. Nododd y Pwyllgor bod diffyg eglurder o ran y trefniadau arfaethedig i adrodd ar faterion rheoli perfformiad, yn enwedig o ran diffinio’r rôl Sgriwtini a rôl y byrddau rheoli, yn ogystal â diffyg cyfeiriad at fewnbwn a rôl Sgriwtini mewn perthynas â sicrhau gwelliant parhaus. Dywedodd y Rheolwr Sgriwtini Dros Dro yr ysgogwyd trafodaeth rhwng Sgriwtini a’r Tîm Trawsnewid yn dilyn cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, a hynny gyda golwg ar sicrhau gwell aliniad rhwng gwaith y Byrddau Trawsnewid / Rheoli a’r Pwyllgor Sgriwtini. Adroddir ar ganlyniad y gwaith hwn yn y trefniadau sgriwtini  newydd a weithredir ar gyfer y weinyddiaeth newydd ym mis Mai, 2017.

•           Nododd y Pwyllgor, mewn perthynas â Rheolaeth Ariannol, fod gorwariant o fewn gwasanaethau unigol. Nododd y Pwyllgor ymhellach nad oes unrhyw fecanwaith ar ffurf targedau fel y gall y Pwyllgor Sgriwtini fonitro gwariant o fewn gwasanaethau unigol.

•           Nododd y Pwyllgor nad oes unrhyw dargedau wedi'u pennu ar gyfer nifer o ddangosyddion perfformiad sy'n golygu bod bylchau yn y wybodaeth ar y Cerdyn Sgorio. Os yw’r DP yn un newydd, dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad ei fod yn annhebygol o gynnwys targed gan nad oes unrhyw berfformiad hanesyddol y gellir seilio targed arno.  Hefyd, mae rhai gweithgareddau, e.e. yr ymarfer Siopwr Dirgel yn digwydd ar adeg benodol yn ystod y flwyddyn, h.y. yn Chwarter 4. Fodd bynnag, gwneir ymdrech i lenwi'r Cerdyn Sgorio’n llawnach erbyn y chwarter nesaf.

•           Holodd y Pwyllgor a oedd y targedau ar gyfer rhai dangosyddion e.e. DP 30 - nifer y bobl ifanc sy’n cymryd rhan mewn rhaglenni gweithgareddau datblygu chwaraeon / allgymorth  - yn cael eu gosod ar lefel rhy isel. Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad bod y targed ar gyfer y chwarter yn seiliedig ar berfformiad yn y flwyddyn flaenorol. Mae Gwasanaethau’n cael eu herio i sicrhau bod targedau yn realistig ac yn gyraeddadwy. Yn achos DP 30 mae’r targed wedi ei ostwng i adlewyrchu lleihad yn y ddarpariaeth.

•           Nododd y Pwyllgor mewn perthynas â DP LCS / 002b sy’n dangos yn Ambr - nifer yr ymweliadau â chanolfannau chwaraeon a hamdden yr awdurdod lleol yn ystod y flwyddyn lle bydd yr ymwelydd yn cymryd rhan mewn gweithgarwch corfforol – fod anallu'r system i gofnodi'r holl ddefnyddwyr gwasanaeth (e.e. cwsmeriaid Debyd Uniongyrchol) yn golygu bod y ffigyrau cyfranogiad yn anghywir efallai a bod hynny wedyn yn arwain at ddata perfformiad a all fod yn gamarweiniol. Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad bod y gwendid hwn yn cael sylw yn y mesur lliniaru fel y nodir ym mharagraff 2.2.5 yr adroddiad.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar berfformiad yr Awdurdod o ran cyfraddau casglu’r Dreth Gyngor o gymharu ag awdurdodau eraill. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 nad oedd gwahaniaeth mawr rhwng yr awdurdodau sy’n perfformio orau a'r awdurdodau sy'n perfformio waethaf o ran cyfraddau casglu mewn blwyddyn gydag Ynys Môn yn agos at y cyfartaledd er fod ei berfformiad o ran dyledion hŷn yn is na’r cyfartaledd.  Fodd bynnag, gallai'r Awdurdod wella ei gyfraddau o ran casglu dyledion amrywiol ac fe adolygwyd y prosesau i’r perwyl. Gall bod oedi gyda chasglu rhai dyledion hyd nes y bydd eiddo’r cleient wedi ei werthu e.e. taliadau am leoliadau gofal preswyl ac mae hynny’n effeithio ar ddata perfformiad.

•           Ers cyflwyno'r Cerdyn Sgorio Corfforaethol fel cyfrwng i fonitro a gwerthuso perfformiad, nododd y Pwyllgor fod perfformiad wedi gwella ar y cyfan. ‘Roedd y Pwyllgor yn arbennig yn croesawu'r gwelliant yn y lefelau absenoldeb salwch ac yn cydnabod ymrwymiad yr UDA a’r Adain Adnoddau Dynol, gyda chymorth y gwasanaethau, i fynd i'r afael â'r mater hwn. Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod Dangosyddion Perfformiad a’r targedau cysylltiedig yn cael eu herio gan yr UDA, y Pwyllgor Gwaith a'r Pwyllgor Gwaith Cysgodol; mae hyn wedi arwain at well dealltwriaeth o berfformiad y gwasanaethau a phwyslais, o ganlyniad, ar gyflawni targedau. Fodd bynnag, mae angen gwneud mwy o waith i werthuso perfformiad yn fwy cyfannol ac felly os yw lefelau salwch yn uchel neu os yw gwasanaethau’n gorwario, mae angen i Aelodau fedru treiddio i lawr i'r rhesymau sydd y tu ôl i’r data.

Penderfynwyd –

•           Yn amodol ar egluro’r rôl Sgriwtini a rôl y byrddau rheoli (fel y cyfeirir ato ym mharagraff 1.3.1 o'r adroddiad) o ran monitro perfformiad a sicrhau gwelliant parhaus, nodi a derbyn y meysydd y mae'r Uwch Dîm Arweinyddiaeth yn llwyddo i sicrhau gwelliannau ynddynt fel y nodir ym mharagraffau 1.3.1 i 1.3.5 yr adroddiad.

•           Derbyn a nodi'r mesurau lliniaru a amlinellwyd yn yr adroddiad ac ar lafar mewn perthynas â’r meysydd a nodwyd fel rhai sy’n tanberfformio.

CAM GWEITHREDU: Rheolwr Sgriwtini Dros Dro i egluro, gyda’r Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad, rolau priodol y Byrddau Rheoli a'r Pwyllgor Sgriwtini mewn perthynas â monitro perfformiad a gwelliant parhaus.