Eitem Rhaglen

Cyflwyno’r Datganiad o’r Cyfrifon drafft am 2016/17 a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor - adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 yn cynnwys drafft o’r Datganiad Cyfrifon (heb eu harchwilio) gyfer blwyddyn ariannol 2016/17 ynghyd â'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol drafft ar gyfer 2016/17.

Adroddodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 bod dyletswydd statudol ar y Cyngor i gymeradwyo a chyhoeddi Datganiad Cyfrifon ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Cyn y gellir cychwyn yr Archwiliad Allanol, rhaid i'r Swyddog Adran 151 arwyddo'r Datganiad o Gyfrifoldebau ar gyfer y Datganiad Cyfrifon cyn dyddiad cau statudol, sef 30 Mehefin bob blwyddyn. Er bod y Datganiad yn cael ei gynhyrchu bob blwyddyn i roi gwybodaeth i etholwyr, trethdalwyr lleol, Aelodau'r Cyngor, gweithwyr ac eraill sydd â diddordeb yng nghyllid y Cyngor, mae'n ddogfen dechnegol ar ffurf a ragnodir gan reoliadau ac arferion cyfrifeg.

Cyfeiriodd y Swyddog at, ac ymhelaethodd ar, y datganiadau allweddol sydd yn y cyfrifon fel a ganlyn:

•           Yr Adroddiad Naratif sy'n darparu canllawiau ar y materion mwyaf arwyddocaol yr adroddir arnynt yn y cyfrifon, gan gynnwys y prif ddylanwadau ar y datganiadau ariannol sydd cysylltu gweithgareddau a heriau’r Cyngor i’r modd y mae'r rhain yn effeithio ar ei adnoddau ariannol.

•           Mae'r Datganiad Incwm a Gwariant Cynhwysfawr (CIES) - yn dangos y gost gyfrifyddol o ddarparu gwasanaethau yn ystod o flwyddyn yn unol ag arferion cyfrifyddu a dderbynnir yn gyffredinol, yn hytrach na'r swm i'w ariannu o’r trethi. Mae rhai eitemau yn y Datganiad yn cael eu cynnwys oherwydd gofynion cyfrifyddu, e.e. dibrisiant ac wedyn yn cael eu tynnu wrth osod y Dreth Gyngor oherwydd fel eitemau cyfrifyddu, nid ydynt yn ymwneud â’r modd y caiff gwasanaethau eu hariannu ac nid ydynt yn gostau gwirioneddol sy'n effeithio ar falansau defnyddiadwy’r Cyngor. Mae'r CIES yn dangos diffyg o £ 8.548m mewn perthynas â darparu gwasanaethau.

•           Dadansoddiad o Wariant a Chyllido - mae hwn yn dangos y wybodaeth yn y CIES ond gyda'r addasiadau cyfrifyddu wedi cael eu canslo allan (Nodyn 7); mae hyn o gymorth i nodi’r balansau defnyddiadwy sydd gan y Cyngor heb yr addasiadau cyfrifyddu. Mae colofn gyntaf y Dadansoddiad o Wariant a Chyllido yn dangos effaith wirioneddol perfformiad ariannol y flwyddyn ar y Cyngor a balansau a chronfeydd wrth gefn y Cyfrif Refeniw Tai. Pan gaiff yr addasiadau cyfrifyddu eu canslo allan, mae gwir effaith cost gwasanaethau’r Cyngor (gan gynnwys y Cyfrif Refeniw Tai) yn gostwng i £ 2.743m ar gyfer y flwyddyn sy'n rhoi golygu bod balans o £ 31.638m ar gael yn y cronfeydd wrth gefn defnyddiadwy. Mae hyn wedi gostwng o gymharu â 2015/16 oherwydd mae cronfeydd wrth gefn clustnodedig wedi cael eu defnyddio i gyllido’r costau y cafodd y cronfeydd wrth gefn gwreiddiol eu clustnodi ar eu cyfer.

•           Mae'r Datganiad o Symudiadau mewn Cronfeydd wrth Gefn (MiRS) - yn dangos symudiad yn ystod y flwyddyn i ac o'r cronfeydd wrth gefn a ddelir gan y Cyngor ac fe wahaniaethir rhwng y cronfeydd wrth gefn defnyddiadwy (h.y. y rhai y gellir eu defnyddio i gyllido gwariant neu leihau trethi’n lleol) a chronfeydd wrth gefn eraill. Mae'r datganiad yn dangos y gwir gost economaidd o ddarparu gwasanaethau'r Awdurdod a’r modd y caiff  y costau hynny eu hariannu o'r gwahanol gronfeydd wrth gefn. Mae'r Datganiad yn dangos bod Cronfa Gyffredinol y Cyngor wedi gostwng £0.189m am 2016/17 gan olygu bod cyfanswm o £8.687m yn y gronfa wrth gefn gyffredinol. Cynhyrchodd y Cyfrif Refeniw Tai (HRA) warged o £ 453k ac roedd balans yr HRA ar 31 Mawrth 2017 yn £ 7.495m. Defnyddiwyd cronfeydd wrth gefn clustnodedig yn y modd a nodwyd  uchod. Gwelwyd gostyngiad hefyd ym malansau’r ysgolion (yn y sector uwchradd yn bennaf) gan arwain at ostyngiad cyffredinol mewn cronfeydd wrth gefn defnyddiadwy er gwaethaf perfformiad ariannol cadarnhaol yn erbyn cyllidebau 2016/17.

•           Mae'r Fantolen yn dangos gwerth yr asedau a'r rhwymedigaethau a gydnabyddir gan yr Awdurdod ar ddyddiad y Fantolen. Mae'r asedau net yn cael eu matsio gan gronfeydd wrth gefn a ddelir gan yr Awdurdod. Mae'r Fantolen yn adlewyrchu sefyllfa ariannol dda ar ddiwedd 2016/17 gyda gwerth net o £ 165.811m, gostyngiad o £ 8.249m o gymharu â'r flwyddyn flaenorol a hynny’n bennaf oherwydd newidiadau yn y tybiaethau ariannol a ddefnyddiwyd gan yr actiwari pensiwn wrth gyfrifo'r rhwymedigaeth net o safbwynt pensiwn.  Mae rhwymedigaeth pensiwn y Cyngor wedi cynyddu o

£ 95.022m i £ 105.509m.

•           Y Datganiad Llif Arian – mae’n dangos y newidiadau mewn arian parod a chywerthoedd arian parod y Cyngor yn ystod y cyfnod adrodd. Roedd arian parod a chywerthoedd ariannol parod yn ystod y flwyddyn ariannol yn £ 14.9m. Caiff arian parod sydd dros ben ei fuddsoddi mewn gwahanol ffyrdd ac mewn gwahanol gyfrifon yn unol â'r Strategaeth Rheoli Trysorlys a gymeradwywyd gan y Cyngor.

•           Mae'r Nodiadau ar y Datganiadau Ariannol craidd yn darparu rhagor o fanylion am bolisïau cyfrifyddu’r Cyngor ac eitemau a ffigurau a gynhwysir yn y datganiadau. Dygodd y Swyddog sylw at y nodiadau yr oedd cydranddeiliaid y Cyngor yn debygol o fod â’r diddordeb mwyaf ynddynt wrth ddarllen y datganiadau.

•           Mae'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol ar gyfer 2016/ yn nodi'r prosesau, systemau, egwyddorion a gwerthoedd sy’n sail i fusnes a gweithgareddau’r Cyngor. Mae'r Datganiad yn fodd i'r Cyngor i asesu a yw wedi cyflawni ei amcanion strategol yn 2016/17 fel y nodir yn y Cynllun Corfforaethol.

Amlygodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 y cyflawniadau, y materion a'r risgiau allweddol sy'n effeithio ar y Cyngor fel y nodir ym mharagraff 3.3 yr adroddiad naratif. Yn 2016/17, cofnododd y Cyngor danwariant o £ 326k yn erbyn gweithgarwch a gynlluniwyd o £ 124m, a llwyddodd i wneud gwerth £ 3.4 miliwn o arbedion. Oherwydd y tanwariant, ychwanegodd y Cyngor £447k at y cronfeydd wrth gefn cyffredinol. Mae'r Cyngor yn cynnal balansau yn ei gronfeydd wrth gefn i dalu cost pwysau a digwyddiadau annisgwyl. Mae Adran 3.4.2 yr adroddiad yn cyfeirio at wariant cyfalaf y Cyngor gan gynnwys y modd y mae'r rhaglen gyfalaf yn cael ei hariannu ac ymrwymiadau benthyca'r Cyngor. Ar 31 Mawrth, 2017 roedd Gofyniad Cyllido Cyfalaf y Cyngor, sy’n fesur o angen sylfaenol y Cyngor i fenthyca yn £ 134.014m sydd ymhell o fewn y Terfyn Benthyca Awdurdodedig o £ 169m yn y Datganiad ar y Strategaeth Rheoli'r Trysorlys a gymeradwywyd gan y Cyngor.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a chodwyd y pwyntiau canlynol -

•           Nododd y Pwyllgor bod un o'r newidiadau mwyaf yn y Fantolen yn ymwneud â chronfa n wrth gefn y Cyngor ar gyfer pensiynau lle mae rhwymedigaeth y Cyngor wedi cynyddu £10.487m. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw hyn rhywbeth i bryderu amdano ac a yw'n debygol o gael effaith ar y datganiadau ariannol eraill o ran sefyllfa ariannol y Cyngor yn y dyfodol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau a’r Swyddog Adran 151) a bod y ffigwr mewn perthynas â diffyg pensiwn yn ymwneud â rhwymedigaethau'r Cyngor i dalu pensiynau a budd-daliadau yn y dyfodol rhag ofn y bydd y gronfa bensiwn yn ddirybudd - senario sy’n annhebygol iawn o ddigwydd. Mae’r cynnydd yn y rhwymedigaethau pensiwn yn seiliedig ar brisiadau actiwaraidd sy’n seiliedig ar nifer o ragdybiaethau. Caiff cyfraniadau'r Cyngor i'r Gronfa Bensiwn eu hadolygu bob tair blynedd fel rhan o'r prisiad tair blynedd y Gronfa Bensiwn. Yna, penderfynir ar strategaeth fuddsoddi er mwyn ceisio adennill unrhyw ddiffygion dros y cyfnod fel a bennir gan Actiwari'r Gronfa Bensiwn. Mae amrywiadau ym mherfformiad y Gronfa yn gyffredin oherwydd mae buddsoddiadau yn mynd i fyny ac i lawr yn ôl amodau'r farchnad. Yn dilyn y gwerthusiad actiwaraidd diweddaraf, penderfynwyd peidio â chynyddu cyfraniad y Cyngor i'r Gronfa Bensiwn oherwydd ystyriwyd bod ei gyfraniad yn ddigonol i ddod â’r diffyg i lawr dros gyfnod o amser. Cadarnhaodd y Swyddog bod sefyllfa’r Gronfa Bensiwn wedi gwella'n sylweddol dros y blynyddoedd diwethaf ac yn ei farn broffesiynol ef, nid oedd y diffyg yn fater sy'n peri pryder iddo ar hyn o bryd.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a yw'r Cyngor yn meincnodi graddfeydd ei gyfraniadau a’i daliadau gyda chronfeydd pensiwn awdurdodau lleol eraill. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a'r Swyddog Adran 151 bod gwybodaeth o'r fath ar gael yn natganiadau cyfrifon yr awdurdodau lleol eraill. Mae'r cyfraddau’n amrywio ymhlith awdurdodau lleol ac maent yn seiliedig nid yn unig ar berfformiad y Gronfa Bensiwn ond hefyd ar benderfyniadau hanesyddol megis rhyddhau staff yn gynnar rhan o ad-drefnu llywodraeth leol. Mae penderfyniadau i ryddhau staff yn gynnar yn golygu bod llai o staff i gyfrannu i'r Gronfa tra bod rhwymedigaethau’r Gronfa yn cynyddu oherwydd bod mwy o staff yn tynnu buddion ohoni dros gyfnod hirach.

•           Serch y perfformiad ariannol cadarnhaol yn 2016/17, nododd y Pwyllgor y gwelwyd gostyngiad cyffredinol yng nghronfeydd wrth gefn defnyddiadwy’r Cyngor. Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd bod gan y Cyngor ddigon o arian wrth gefn i allu i gwarchod yn erbyn risgiau ac argyfyngau ariannol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod cynnal balans iach yn y cronfeydd wrth gefn iach yn caniatáu i'r Cyngor fuddsoddi mewn trawsnewid gwasanaethau a gwella prosesau busnes gyda'r nod o sicrhau effeithlonrwydd parhaus; dyma yw strategaeth y Cyngor ar gyfer y defnydd o gronfeydd wrth gefn; nid ystyrir y dylid defnyddio’r cronfeydd wrth gefn fel mater o drefn i gydbwyso'r gyllideb neu i ariannu codiadau is yn y Dreth Gyngor. Fel rheol gyffredinol, ystyrir bod 5% o'r gyllideb refeniw net yn lefel dderbyniol ar gyfer cronfeydd wrth gefn cyffredinol. Serch hynny, mae'r Cyngor yn bwriadu cynnal lefel o £ 6 miliwn o leiaf er mwyn rhoi iddo’r  hyblygrwydd i allu ymateb i faterion sy'n codi megis yr hawliadau Tâl Cyfartal sy’n weddill a phwysau ychwanegol ar gyllidebau gwasanaeth lle mae’r gostyngiadau blynyddol wedi eu gadael heb fawr o le i symud.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar rôl derbyniadau cyfalaf wrth gynllunio a gosod y gyllideb. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod derbyniadau o werthu asedau yn cael eu defnyddio i leihau dyledion y Cyngor neu i gyfrannu at ariannu buddsoddiad cyfalaf newydd. Er enghraifft, mae'r elw o werthu hen adeiladau ysgolion yn cael eu clustnodi fel cyfraniad tuag at yr ysgolion newydd y bwriedir eu codi. Mae derbyniadau cyfalaf o gymorth i leihau swm yr arian y mae’r Cyngor yn ei fenthyca.

•           Nododd y Pwyllgor y bu buddsoddiad ychwanegol yn y Gwasanaethau Plant yn 2016/17 a gofynnodd am eglurhad ynghylch o ble y daeth yr arian ychwanegol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod setliad refeniw gwell na’r disgwyl yn 2016/17 a 2017/18 wedi caniatáu i'r Cyngor y sgôp i ariannu rhywfaint o dwf ychwanegol; nodwyd y Gwasanaethau Plant fel maes blaenoriaeth ar gyfer derbyn arian ychwanegol.

Penderfynwyd nodi'r Datganiad Cyfrifon drafft am 2016/17 cyn iddo gael ei adolygu gan yr Archwilwyr Allanol.

DIM ANGEN CYMRYD UNRHYW GAMAU PELLACH