Eitem Rhaglen

Cyflwyno Adroddiad Blynyddol  y Gwasanaeth Archwilio Mewnol am 2016/17.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor - Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2016/17. Mae'r adroddiad yn rhoi dadansoddiad o berfformiad y gwasanaethau ar gyfer y cyfnod o 1 Ebrill, 2016 hyd at 31 Mawrth, 2017, ac mae'n cynnwys datganiad sicrwydd yn seiliedig ar waith yr Uned Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn a ddaeth i ben ym Mawrth, 2017.

Amlygodd y Rheolwr Archwilio Mewnol sylw at y prif ystyriaethau fel a ganlyn -

•           Mae rhestr o berfformiad y Gwasanaeth yn erbyn targedau a sefydlwyd ar gyfer y flwyddyn (Atodiad A) yn dangos bod y Gwasanaeth wedi cyflawni 73.85% o'r Cynllun Blynyddol yn erbyn targed o 80% a dangosydd perfformiad Cymru gyfan o 85% ar gyfartaledd. Roedd 3 archwiliad yn parhau i fynd rhagddynt ar ddiwedd y flwyddyn ac ar ôl cwblhau’r rheini, fe welir bod 78.46% o'r Cynllun Blynyddol wedi cael ei gyflawni. Roedd y diffyg i’w briodoli i'r ffactorau a ddisgrifir yn adran 3.2.2 o'r adroddiad.

•           Cwblhaodd y Gwasanaeth 48 o archwiliadau yn ystod y flwyddyn, 4 ohonynt heb eu cynllunio, yn erbyn targed a gynlluniwyd o 65 archwiliadau. Cwblhawyd 79.17% o’r archwiliadau o fewn yr amserlen a gynlluniwyd a hynny yn erbyn dangosydd perfformiad heriol o 90% ac o gymharu â ffigwr cyfartalog o 68% ar gyfer Cymru gyfan. Effeithiwyd ar allu’r gwasanaeth i gyflawni’r dangosydd hwn gan 7 o brosiectau a gymerodd fwy o amser na’r targedau a gynlluniwyd ac a oedd yn cyfrif am 97.62 diwrnod.

•           Mae perfformiad o ran argymhellion a dderbyniwyd yn 98.57%. Allan o gyfanswm o 279 o argymhellion a gyhoeddwyd, methwyd â chytuno ar 4 a gawsant eu hasesu fel rhai effaith isel.

•           Cafodd adroddiadau archwilio drafft eu cyhoeddi o fewn 3.59 diwrnod yn erbyn targed perfformiad o 7 niwrnod a chyfartaledd Cymru gyfan o 7.2 diwrnod.

•           Cafwyd llithriad o 258 o ddiwrnodau yn ystod y flwyddyn gan olygu na fu modd cynnal 23 o archwiliadau a gynlluniwyd a hynny am y rhesymau a amlinellir ym mharagraff 3.2.2 yr adroddiad. Ni fedrir rhoi sicrwydd Archwilio mewn perthynas ag archwiliadau a dynnwyd o Gynllun 2016/17. Bydd y meysydd hyn yn cael blaenoriaeth o ran eu hadolygu yn ystod 2017/18. Ceir rhestr o'r llithriadau gwirioneddol a ddigwyddodd yn ystod y flwyddyn yn Atodiad B yr adroddiad.

•           Mae pob un o'r archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn wedi arwain at lefelau sicrwydd cadarnhaol ac eithrio'r 7 archwiliad a restrir ym mharagraff 4.2.2. o'r adroddiad a gafodd eu hasesu fel rhai a oedd yn darparu Sicrwydd Cyfyngedig. Bydd y rhain yn cael eu dilyn i fyny yn ystod 2017/18.

•           Cynhaliwyd adolygiad pellach o'r Fframwaith Rheoli Risg yn ystod 2016/17 a oedd yn dangos cynnydd rhesymol o ran ymgorffori rheoli risg yn gadarn yn yr Awdurdod.

•           Nododd canlyniadau cyffredinol y gwaith Archwilio Mewnol di bod 81.08% o adolygiadau wedi arwain at farn sicrwydd cadarnhaol (Sylweddol neu Resymol) a 18.92% wedi yn arwain at farn sicrwydd negyddol (Cyfyngedig neu Ychydig iawn). Mae’r 18.92% o adroddiadau a dderbyniodd farn sicrwydd negyddol yn cynnwys 7 adroddiad (7 Cyfyngedig, 0 Ychydig Iawn).

•           Ceir rhestr o'r 11 archwiliad dilyn i fyny a’u canlyniadau yn Atodiad E yr adroddiad. Mae'r tabl yn adran 4.4.3 yr adroddiad yn crynhoi’r argymhellion Lefel Uchel a Chanolig a oedd wedi eu gweithredu ar 31 Mawrth, 2017. Cofnodwyd bod 86% o’r argymhellion wedi eu gweithredu ar 31 Mawrth, 2017. Manylir ar yr holl argymhellion Uchel a Chanolig a oedd yn parhau i fod angen sylw yn Atodiad G yr adroddiad.

•           Mae'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol wedi cynnal 11 o ymchwiliadau gyda rhai ohonynt wedi eu dwyn ymlaen o 2015/16. Roedd hyn wedi cyfrif am 224.46 diwrnod gwaith o gymharu â tharged blynyddol o 153 o ddiwrnodau ar gyfer gwaith gwrth dwyll.

•           Wrth roi barn archwilio, dylid nodi na all sicrwydd fyth fod yn absoliwt. Y mwyaf y gall y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ei roddi i'r Pwyllgor yw sicrwydd rhesymol yn seiliedig ar y gwaith a wnaed yn ystod y flwyddyn nad oes unrhyw wendidau mawr heblaw'r rhai a nodir. Ceir rhesymau am y farn archwilio ym mharagraff 3.5.1 yr adroddiad a chymerwyd i ystyriaeth yr ystyriaethau a restrir ym mharagraff 6.1.2.

•           Mae’r Rheolwr Archwilio yn ymwybodol o feysydd lle byddai gwendidau sylweddol mewn rheolaeth yn rhwystro'r Cyngor rhag dibynnu’n rhesymol ar y system reolaeth fewnol o ran gwaith y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn. Nodir y sefyllfa bresennol mewn perthynas â’r meysydd hynny yn adran 6.5 yr adroddiad.

Daeth y Rheolwr Archwilio Mewnol i’r casgliad ei bod, ar y cyfan, yn fodlon bod y gwaith archwilio mewnol a wnaed yn ystod 2016/17 yn caniatáu iddi ddod i gasgliad rhesymol ynglŷn â digonolrwydd ac effeithiolrwydd prosesau rheoli’r Cyngor ar gyfer y meysydd a adolygwyd. Cadarnhaodd y Swyddog ei bod yn fodlon bod gwaith y rheoleiddwyr allanol ynghyd ag adolygiadau perfformiad gwasanaeth yr Awdurdod yn caniatáu iddi ddod i gasgliad rhesymol bod gan y Cyngor Sir Ynys Môn, ar gyfer y 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth 2017, brosesau boddhaol ar gyfer rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethiant corfforaethol er mwyn rheoli'r gwaith o gyflawni amcanion y sefydliad.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd am waith y gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer y flwyddyn hyd at 31 Mawrth, 2017, a’r lefelau sicrwydd a gafwyd o ganlyniad i’r gwaith hwnnw. Nododd y Pwyllgor mai dim ond 74% o'r Cynllun Blynyddol a oedd wedi ei gyflawni ar adeg cyflwyno’r adroddiad; nododd y Pwyllgor ymhellach y gallai'r archwiliadau na chawsant eu cynnal gynnwys meysydd a allai fod â gwendidau yn eu trefniadau rheoli a allai beri risg i’r meysydd sy’n uniongyrchol gysylltiedig ond hefyd i’r Cyngor yn ehangach. Ceisiodd y Pwyllgor eglurhad, felly, ynghylch a modd cyfiawnhau’r casgliad y daethpwyd iddo o ran rhesymoldeb y sicrwydd a ddarperir gan system rheolaeth fewnol y Cyngor. Dywedodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod yr ymagwedd o ran Archwilio Mewnol yn seiliedig ar risg. Cofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor yw’r prif beth y cyfeirir ato wrth lunio'r Cynllun Archwilio ond bod cofrestrau risg y gwasanaethau yn ogystal ag adroddiadau archwilio mewnol ac allanol hefyd yn cael eu cymryd i ystyriaeth. Mae'r Cynllun Archwilio yn cael ei lywio gan wybodaeth a gasglwyd o'r amgylchedd risg sydd o gymorth i nodi’r meysydd hynny y mae angen eu harchwilio. Bydd unrhyw lithriant sy'n gorfod digwydd yn ymwneud â meysydd risg is.

Penderfynwyd - ar ôl ystyried yr wybodaeth a gyflwynwyd ar lafar ac ar bapur yn y dogfennau, bod y Pwyllgor yn dawel ei feddwl bod gan Gyngor Sir Ynys Môn, am y 12 mis a ddaeth i ben ar 31 Mawrth, 2017, brosesau boddhaol ar waith o ran rheolaeth fewnol, rheoli risg a llywodraethu corfforaethol er mwyn rheoli a’i helpu i gyflawni ei amcanion.

DIM ANGEN CYMRYD UNRHYW GAMAU PELLACH