Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad diweddariad Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd yn unol â chais y Pwyllgor ac er ei ystyriaeth: Adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn nodi'r cynnydd hyd at ddiwedd mis Mai, 2017 mewn perthynas â'r adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd ers 1 Ebrill, 2017; dilyn i fyny’r adroddiadau Archwilio Mewnol blaenorol; cynnydd o ran cyflawni Cynllun Blynyddol Archwilio Mewnol 2017/18 a diweddariad ar feysydd penodol.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg ar y materion canlynol -

•           Roedd yr adroddiadau Archwilio Mewnol a gyhoeddwyd yn ddiweddar yn ymwneud ag Ynys Ynni (Ebrill 2017 a aseswyd fel un a oedd yn darparu sicrwydd Sylweddol) Gwirio Stoc, Uned Cynnal a Chadw Tai, Gaerwen (Mai 2017 a aseswyd fel un Sicrwydd Cyfyngedig); Uned Cynnal a Chadw Tai (Mai 2017 a aseswyd fel un Sicrwydd Cyfyngedig) a'r Brif System Gyfrifyddu (Mai 2017 a aseswyd fel un rhoi sicrwydd sylweddol). Cyfeiriodd y Swyddog at y canfyddiadau allweddol mewn perthynas â phob un o'r archwiliadau gan gyfeirio'n benodol at y diffygion a nodwyd yn y ddau archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig. Cadarnhaodd y byddai’r Uned Archwilio Mewnol yn cadw llygad ar y ddau faes er mwyn sicrhau y cydymffurfir â'r argymhellion a wnaed ar gyfer gwella rheolaethau mewnol.

•           Adolygiadau dilyn i fyny a gwblhawyd mewn perthynas â Ffioedd Rheoliadau Adeiladu - Archwiliad a Gorfodaeth ac Adfer TGCh ar ôl Trychineb. Yn achos y cyntaf, canfuwyd yn ystod yr archwiliad dilyn i fyny cyntaf ym mis Ebrill 2017 mai ychydig o gynnydd oedd wedi'i wneud o ran gweithredu'r camau y cytunwyd arnynt i fynd i'r afael â'r argymhellion archwilio mewnol. Cynhelir adolygiad dilyn i fyny pellach ym mis Awst 2017 ac adroddir ar y canlyniad i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Medi. Yn achos Adfer TGCh ar ôl Trychineb, canfuwyd yn ystod y trydydd adolygiad dilyn i fyny mai ychydig o gynnydd wedi'i wneud o ran gweithredu’r camau i fynd i'r afael â'r argymhellion archwilio mewnol a oedd yn parhau i fod angen sylw o’r ddau adolygiad dilyn i fyny blaenorol.  Cynhelir adolygiad dilyn i fyny pellach ym mis Awst, 2017. 

•           Cynnydd o ran gweithredu argymhellion archwilio. Ar hyn o bryd mae'r gwasanaeth wrthi’n llunio adroddiad ar y perfformiad o ran gweithredu'r holl argymhellion sy'n weddill a bydd yr adroddiad hwn yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf 2017.

•           Cynnydd o ran cyflawni Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol 2017/18. Oherwydd y llithriad yn y gwaith o Gynllun Blynyddol 2016/17, mae gwaith Gynllun 2017/18 wedi bod yn araf. Fodd bynnag, mae gwaith yn mynd rhagddo mewn 14 maes ar hyn o bryd a manylir ar y rhain ym mharagraff 6.2 yr adroddiad.

•           Diweddariadau y gofynnodd y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu amdanynt o ran Diogelu Corfforaethol a'r trefniadau ar gyfer gweithredu argymhelliad AGGCC yn dilyn ei arolygiad o’r Gwasanaethau Plant. O ran y cyntaf, mae arwyddion cynnar bod cynnydd rhesymol wedi ei wneud wrth weithredu'r camau y cytunwyd arnynt a chyhoeddwyd adroddiad drafft ar 14 Mehefin, 2014. Adroddir ar ganlyniad yr adolygiad dilyn i fyny i gyfarfod mis Gorffennaf o’r Pwyllgor hwn. O ran adroddiad arolygu AGGCC, mae’r Pennaeth Gwasanaethau Plant wedi cyflwyno adroddiad a Chynllun Gwella Gwasanaethau i'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol a'r Pwyllgor Gwaith ym mis Mawrth, 2017. Adroddwyd ar y cynnydd a wnaed o ran gweithredu'r Cynllun Gwella Gwasanaeth sy'n ymgorffori'r argymhellion a wnaed gan AGGCC i'r Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol ym mis Ebrill 2017 a bydd yn eitem sefydlog ar raglen y Pwyllgor hwnnw o fis Mehefin 2017 ymlaen. Gall y Gwasanaeth Archwilio Mewnol felly roi sicrwydd i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu bod y Gwasanaethau Plant wedi sefydlu proses i sicrhau bod y Cynllun Gwella Gwasanaeth yn cael ei fonitro.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol -

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oedd y Rhaglen Ynys Ynni fel prosiect mawr traws-sefydliadol wedi ei chysylltu â chofrestr risg o ystyried y gallai fod perygl canlyniadol i'r Cyngor fel partner yn y rhaglen. Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio Mewnol fod y prosiect Rhaglen Ynys Ynni wedi ei gynnwys ar Gofrestr Risg Gorfforaethol y Cyngor.

•           Nododd y Pwyllgor nad oedd camau gweithredu angenrheidiol a argymhellwyd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol er mwyn cywiro diffygion a gwendidau mewn rheolaethau a nodwyd mewn adolygiadau archwilio yn cael eu cymryd yn brydlon bob amser gan Reolwyr. Nododd y Pwyllgor y cyfnod o amser a roddir i Reolwyr weithredu camau gan gynnwys camau gweithredu i fynd i'r afael â diffygion systematig sylfaenol a / neu faterion cadw tŷ y dylid eu gweithredu yn gyflym – mae’r ddau archwiliad a gynhaliwyd mewn perthynas â'r Uned Cynnal a Chadw Tai yn y Gaerwen yn enghreifftiau o hyn. Nododd y Pwyllgor ymhellach y gallai Rheolwyr ymateb yn well i argymhellion archwilio mewnol - nodwyd yr archwiliadau dilyn i fyny mewn perthynas â Ffioedd Rheoliadau Adeiladu ac Adfer  TGCh ar ôl Trychineb fel enghreifftiau lle gwnaed "fawr ddim cynnydd" ers adolygiad dilyn i fyny blaenorol sy’n golygu nad yw argymhellion archwilio wedi eu gweithredu’n llawn neu mewn modd amserol.

•           Roedd y Pwyllgor, er yn cydnabod bod gwasanaethau yn aml yn gweithredu dan bwysau, a bod angen cadw hynny mewn cof wrth ystyried yr amser a gymer i ymateb i argymhellion archwilio, yn nodi bod angen i reolwyr gael eu herio'n fwy cadarn dros beidio â gweithredu argymhellion archwilio mewnol neu am beidio â gweithredu dros gyfnod estynedig o amser, yn enwedig lle mae’r lefel  sicrwydd wedi cael ei hasesu fel ‘Ychydig iawn’ neu ‘Gyfyngedig’. Mewn perthynas â'r archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig o’r Uned Cynnal a Chadw Tai, cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio a Risg  fod y Pennaeth Gwasanaethau Tai wedi ymrwymo i fynd i'r afael â'r rhan fwyaf o'r argymhellion ar unwaith ac y byddai'r Pwyllgor yn cael diweddariad ar y cynnydd yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf.

•           Cynigiodd y Pwyllgor y dylai’r Pennaeth Gwasanaethau Tai gael ei galw i gyfarfod y Pwyllgor ym mis Gorffennaf i egluro sut y cododd y gwendidau mewn rheolaeth fewnol, y modd y mae’r gwasanaeth yn cyflawni o ran y camau y cytunwyd arnynt i fynd i'r afael â'r materion rheoli a nodwyd yn y ddau archwiliad yn ymwneud â'r Uned Cynnal a Chadw Tai yn y Gaerwen a sut mae'r gwasanaeth yn bwriadu sicrhau bod y system reolaeth yn parhau i fod yn effeithiol yn y dyfodol.

•           Nododd y Pwyllgor bod adroddiad ar argymhellion archwilio sy'n parhau i fod angen sylw wrthi’n  cael ei lunio gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y sefyllfa gyfredol o ran argymhellion sy’n parhau i fod angen sylw. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod 77 o adroddiadau ar hyn o bryd gydag argymhellion sy’n parhau i fod angen sylw; o'r argymhellion hynny, mae 5 yn Goch (nid yw’r dyddiad cau o ran gweithredu’r argymhellion wedi cyrraedd eto yn achos 2 ohonynt), 30 yn Ambr (y dyddiad cau ar gyfer gweithredu heb gyrraedd yn achos 14 ohonynt), 41 Melyn a Gwyrdd 14. O'r system raddio flaenorol, mae 10 o argymhellion Uchel, 109 o rai Canolig a 115 o rai Isel yn parhau i fod angen sylw.

•           Yn wyneb y wybodaeth uchod ac er yn ymwybodol o lefel y wybodaeth y gallai ei olygu, cynigiodd y Pwyllgor ei fod, fel ymarfer unwaith ac am byth, ac er mwyn darparu trosolwg a chyd-destun, yn cael rhestr o’r holl argymhellion archwilio mewnol sy’n parhau i fod angen sylw (gan gynnwys unrhyw rai o’r adroddiadau hynny lle yr oedd y lefel sicrwydd yn Sylweddol) a bod crynodeb byr o gefndir, cynnydd a statws y cyfan o’r rheini lle mae’r risgiau a / neu'r materion wedi cael eu hasesu fel Trychinebus neu Fawr yn cael ei gyflwyno hefyd. Awgrymwyd bod angen gofyn i Benaethiaid Gwasanaeth esbonio rheswm dros beidio â gweithredu ar argymhellion lle mae'r risgiau wedi cael eu categoreiddio fel rhai Trychinebus neu Fawr.

•           Cynigiodd y Pwyllgor ymhellach y dylai adroddiadau ar adolygiadau archwilio mewnol fod ar gael i'r Pwyllgor y tu allan i'r cylch cyfarfodydd fel a phan y maent yn cael eu cyhoeddi fel eu bod ar ben y gwaith ac yn cael rhyw syniad am faterion sy’n codi cyn eu trafod mewn manylder. Er mwyn sicrhau y gellir ymdopi â lefel y wybodaeth a ryddheir ac er mwyn sicrhau y parheir i ganolbwyntiau ar risgiau allweddol yn unig, dylai’r adroddiadau a ddarperir fod yn gryno a chanolbwyntio ar adolygiadau lle mae'r farn sicrwydd yn Isel Iawn neu’n Gyfyngedig.

•           O ran yr adroddiad ar arolygiad AGGCC o’r Gwasanaethau Plant, ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd nad oedd y 12 mis a gafodd y gwasanaeth i weithredu ar yr argymhellion a oedd yn deillio o'r arolygiad yn gyfnod rhy hir o ystyried y pryderon sylweddol a nodwyd a natur risg uchel y maes gwasanaeth dan sylw. Hysbyswyd y Pwyllgor y bydd 7 o argymhellion yn cael sylw fel mater o flaenoriaeth ac y bydd yr argymhellion sy'n weddill yn cael eu gweithredu dros 12 mis. Dyma’r amserlen a bennwyd gan y rheoleiddiwr sy'n cydnabod bod gweithredu rhai o'r argymhellion yn golygu cyflwyno arferion a phrosesau newydd y bydd angen eu sefydlu dros gyfnod o amser. Bydd y Pwyllgor Sgriwtini’n monitro cynnydd y camau gweithredu.

Penderfynwyd nodi'r cynnydd a wnaed gan yr Uned Archwilio Mewnol o ran cyflawni gwasanaethau, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd a gyrru gwelliant.

CAMAU GWEITHREDU i ddilyn:

•               Y Pennaeth Archwilio a Risg i ofyn i'r Pennaeth Gwasanaethau Tai ar ran y Pwyllgor i fynychu cyfarfod nesaf y Pwyllgor ym mis Gorffennaf  2017 i roi cyfrif am ymateb y gwasanaeth i'r ddau archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas â'r Uned Cynnal a Chadw Tai yn y Gaerwen a'r materion sy'n codi.

•           Y Pennaeth Archwilio a Risg i gyflwyno i'r Pwyllgor yn ei gyfarfod ym mis Medi 2017, restr o’r holl argymhellion archwilio mewnol sydd heb eu gweithredu. Yn ogystal, bydd crynodebau byr o gefndir, cynnydd a statws argymhellion a aseswyd fel rhai blaenoriaeth uchel neu lle mae risgiau / materion yn codi yn cael eu hasesu fel Trychinebus neu Fawr yn cael eu cyflwyno.

•           Y Pennaeth Archwilio a Risg i wneud trefniadau i ddarparu ar gyfer y Pwyllgor grynodeb o adolygiadau archwilio mewnol sy’n cael barn sicrwydd ‘Ychydig Iawn’ neu ‘Gyfyngedig’ fel a phan fyddant yn cael eu cyhoeddi.