Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad asesiad allanol ynglyn â Gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn ynghyd â’r Cynllun Gweithredu cysylltiedig.

Cyflwynwyd er ystyriaeth y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn ymgorffori canlyniadau'r asesiad allanol o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ynys Môn ynghyd â Chynllun Gweithredu i ymateb i'r meysydd a nodwyd fel rhai yr oedd angen eu gwella.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg raid i'r prif swyddog archwilio, yn unol â’r PSIAS, ddatblygu a chynnal rhaglen sicrhau ansawdd a gwella sy'n ymdrin â phob agwedd o’r gweithgaredd archwilio mewnol. Rhaid i'r rhaglen sicrwydd a gwelliant gynnwys asesiadau mewnol ac allanol. Rhaid i'r asesiad gael ei gynnal o leiaf unwaith bob pum mlynedd gan adolygydd annibynnol cymwys o'r tu allan i'r sefydliad, naill ai drwy gyfrwng asesiad allanol llawn neu hunanasesiad a ddilysir gan adolygydd allanol. Mae Grŵp Prif Archwilwyr Cymru (WCAG) wedi cydweithio i sefydlu dull adolygiad cymheiriaid o gynnal  asesiadau allanol gyda’r hunanasesiadau wedyn yn cael eu dilysu gan adolygydd allanol. Enwebwyd Pennaeth Archwilio Cyngor Sir Ddinbych Archwiliad Mewnol gan WCAG i gynnal yr asesiad o Wasanaeth Archwilio Mewnol Cyngor Sir Ynys Môn ac fe wnaed hynny ym mis Mawrth 2017.

Dywedodd y Swyddog bod canlyniadau'r asesiad allanol a gynhaliwyd gan Bennaeth Archwilio Mewnol Sir Ddinbych y ceir manylion amdano yn Atodiad A yr adroddiad yn rhoi sicrwydd bod gwasanaeth Archwilio Mewnol Ynys Môn yn gyffredinol yn cydymffurfio â'r Safonau. Serch hynny, tynnodd yr asesydd allanol sylw at dri maes lle yr oedd cydymffurfiaeth rannol yn unig ac at saith maes yr oedd angen eu gwella. Yr un pwysicaf yw absenoldeb fframwaith sicrwydd archwilio er mwyn sicrhau bod gwaith Archwilio Mewnol yn canolbwyntio ar feysydd allweddol. Bydd y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn cynnal adolygiad llawn o agwedd ac arferion y gwasanaeth yn ystod y flwyddyn ariannol gyfredol gyda golwg ar sefydlu fframwaith sicrwydd yn 2018/19. Yn ychwanegol at hyn ac er gwaethaf ei fod yn cydymffurfio'n llawn ar adeg yr asesiad allanol, roedd cyfrifoldebau ychwanegol y prif swyddog archwilio am reoli risg ac yswiriant o Ebrill 2017 wedi peryglu’r gallu i barhau i gydymffurfio â Safon 1100 o ran annibyniaeth a gwrthrychedd y swyddogaeth archwilio. Fodd bynnag, roedd y PSIAS hefyd wedi cael eu diwygio o Ebrill, 2017. Mae Safon 1112 sy’n ymwneud â Rolau’r Prif Swyddog Archwilio y tu draw i Archwilio Mewnol bellach yn cydnabod y gall prif swyddogion archwilio fod â chyfrifoldebau gweithredol yn ychwanegol at archwilio mewnol. Bydd y Siarter Archwilio Mewnol yn cael ei diweddaru i adlewyrchu'r trefniadau newydd a bydd y fersiwn ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Medi, 2017.

Cadarnhaodd y Swyddog bod Cynllun Gweithredu wedi cael ei ddatblygu i fynd i'r afael â'r meysydd cydymffurfiad rhannol a’r meysydd ar gyfer gwelliant a nodwyd ac roedd y cynllun hwn ynghlwm wrth yr adroddiad ar yr asesiad allanol. Y bwriad ar gyfer y dyfodol yw y bydd y Cynllun Archwilio yn cael ei asesu’n barhaus ar gyfer risgiau yn y dyfodol fel mai dim ond y meysydd risg uchel a fydd yn cael eu harchwilio gan olygu y dylai meysydd risg isel a’r llithriadau leihau.

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a chodwyd y pwyntiau canlynol -

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a fyddai safonau tebyg yn cael eu cymhwyso i adroddiadau archwilio mewnol yn enwedig o ran y gwaith o weithredu'r argymhellion. Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai'n adolygu'r dull archwilio yn gyfan gwbl yn ystod y flwyddyn gan gynnwys trefniadau adrodd. Dywedodd y Swyddog bod angen i safonau perfformiad fod yn ystyrlon ac y byddai'n ymgynghori â'r Pwyllgor ynghylch ei disgwyliadau a gofynion ar gyfer adrodd ar berfformiad fel y gellir bod yn sicr ynghylch effeithiolrwydd y gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran monitro digonolrwydd system rheolaeth fewnol y Cyngor.

•           Nododd y Pwyllgor y byddai’r dull archwilio, fel rhan o’r adolygiad Archwilio Mewnol, yn canolbwyntio ar feysydd risg uchel a nodwyd gyda'r canlyniad y byddai meysydd risg is yn syrthio allanol o’r Cynllun Archwilio. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch a oedd perygl cynhenid yn y strategaeth hon oherwydd y gallai’r meysydd risg is arwain at risgiau uchel a holodd am y camau a oedd yn cael eu cymryd i liniaru yn erbyn y posibilrwydd hwn. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod amser yn ffactor allweddol yn y Fframwaith Mapio Sicrwydd sydd wedi'i gynllunio i nodi’r sicrwydd a ddarperir ac o ble y daeth oherwydd po hiraf yr aiff maes heb ei adolygu, po fwyaf y risgiau sy’n gysylltiedig ag ef. Bydd meysydd risg isel yn cael eu darganfod dros amser oherwydd byddant yn dod yn rhai risg uwch yn awtomatig am y rheswm nad ydynt wedi cael eu hadolygu. Mae yna nifer o feini prawf yn yr asesiad risg a’r Fframwaith Mapio Sicrwydd a ddefnyddir i sefydlu’r meysydd hynny y mae angen eu harchwilio ar adeg benodol a bydd hyn yn cael ei ddiweddaru'n barhaus.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar agwedd Archwilio Mewnol tuag at dwyll a'r mesurau diogelu sydd ganddo ar waith i leihau'r risg o golledion oherwydd twyll. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod y Cyngor yn aelod o'r Rhwydwaith Twyll Cenedlaethol a’i fod drwy hynny’n cael ei hysbysu ynghylch gweithredoedd posibl o dwyll. Mae gan y Cyngor berthynas dda gydag awdurdodau lleol eraill ac mae'n cynnal cyfarfodydd â hwy i drafod unrhyw risgiau sy'n esblygu. Mae'r Cyngor hefyd yn aelod o CIPFA. Mae cynnal y cysylltiadau hyn yn golygu bod y Cyngor yn cael ei friffio'n dda am y risgiau sy'n effeithio ar y sector ac mae'r wybodaeth hon yn bwydo i mewn i'r fframwaith mapio sicrwydd a thrwy hynny yn ei alluogi i gymryd camau amserol os a phan fo angen.

Dywedodd y Rheolwr Archwilio Perfformiad, Swyddfa Archwilio Cymru, fod natur y risg o dwyll yn newid. Mae datblygiadau technolegol a'r tueddiad cynyddol i ddigideiddio gwasanaethau yn golygu bod sefydliadau sy'n cynnal busnes yn electronig, gan gynnwys cynghorau, yn fwy agored i’r risg o dwyll a'r colledion sy'n deillio o dwyll. Fodd bynnag, mae Swyddfa Archwilio Cymru yn trosglwyddo i Wasanaethau Archwilio awdurdodau lleol unrhyw wybodaeth y mae'n ei gael ynghylch ffynonellau posibl o dwyll.

Penderfynwyd derbyn a nodi canlyniadau'r asesiad allanol o’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol a Chynllun Gweithredu Risg y Pennaeth Archwilio a Risg a ddatblygwyd i fynd i'r afael â'r meysydd gwella a nodwyd.

DIM ANGEN CYMRYD UNRHYW GAMAU PELLACH