Eitem Rhaglen

Cyflwyno cofnodion cyfarfod blaenorol y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 28 Mehefin, 2017.

YN CODI

Derbyn adroddiad llafar gan y Pennaeth Gwasanaethau Tai ynglyn ac ymateb y gwasanaeth i’r ddau archwiliad Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas â’r Uned Cynnal a Chadw Tai yn y Gaerwen.

Cyflwynwyd cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu a gynhaliwyd ar 28 Mehefin, 2017, ac fe gadarnhawyd eu bod yn gywir.  

Materion yn codi –

•           Datganiad o gyfrifon

Hysbyswyd y Pwyllgor gan Michelle Hopton, Deloittes, fod y gwaith o archwilio’r cyfrifon wedi dechrau yng nghanol mis Mehefin ac y disgwylir y bydd y gwaith wedi dod i ben erbyn diwedd yr wythnos hon. Cadarnhaodd yr archwilydd nad oedd unrhyw faterion o bwys i’w hadrodd ar hyn o bryd. Bydd adroddiad llawn a chasgliadau’r Archwilydd Allanol mewn perthynas â’r cyfrifon yn cael eu cyflwyno i gyfarfod mis Medi'r Pwyllgor.  

•           Archwiliadau Sicrwydd Cyfyngedig – Uned Cynnal a Chadw Tai

Roedd y Diweddariad Archwilio Mewnol a gyflwynwyd i gyfarfod 28 Mehefin, 2017 y Pwyllgor wedi tynnu sylw at ddau adolygiad mewn perthynas â’r Uned Cynnal a Chadw Tai yng Ngaerwen lle'r oedd y sicrwydd a roddwyd yn Gyfyngedig. Roedd y Pwyllgor wedi gofyn i’r Rheolwr Gwasanaethau Tai gael ei galw i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu er mwyn egluro sut y cododd y gwendidau rheoli mewnol y tynnwyd sylw atynt yn yr adolygiadau archwilio a sut mae’r gwasanaeth yn bwriadu sicrhau system reoli effeithiol yn y dyfodol.   

Hysbyswyd y Pwyllgor gan y Rheolwr Gwasanaethau Technegol (Tai) bod y ddau adolygiad archwilio wedi ffurfio rhan o’r broses o drawsnewid yr Uned Cynnal a Chadw Tai (HMU). Yn dilyn mabwysiadu’r trefniadau newydd, gofynnodd y Tîm Rheoli Cynnal a Chadw Tai i’r Archwilwyr Mewnol adolygu’r systemau ar gyfer effeithlonrwydd a gofynnwyd iddynt adnabod unrhyw wendidau yr oedd angen eu datrys. Mae Rheolwr Cyffredinol y HMU wedi bod yn cydlynu cyflwyniad a gweithrediad y broses newydd o fewn y system gyfredol gyda’r Gwasnaeth TGCh.   

Adroddodd Rheolwr Cyffredinol yr HMU bod yr adolygiad archwilio mewnol wedi cynnig tua 15 o argymhellion ac y byddai rhai ohonynt yn cael eu gweithredu erbyn 31 Mai, 2017. Mae’r holl argymhellion diwethaf hyn wedi eu gweithredu ac mae’r prosesau y maent yn ymwneud â nhw bellach yn cael eu hail archwilio a disgwylir y canlyniadau erbyn diwedd Gorffennaf. Dywedodd y Swyddog nad oedd yn rhagweld unrhyw broblemau sylweddol gan fod y canlyniadau cychwynnol wedi bod yn ffafriol, heblaw am rai mân broblemau a fydd angen eu datrys ond nad oedd hynny’n annisgwyl o gofio mai dim ond diwedd mis Mai oedd y dyddiad gweithredu. Disgwylir i’r argymhellion eraill gael eu cwblhau erbyn diwedd mis Hydref ac roedd yn hyderus y byddai hynny’n digwydd ac y byddai’r gyfres olaf o argymhellion yn cael eu gweithredu erbyn diwedd Mawrth, 2018. Mae trefniadau yn eu lle er mwyn sicrhau y cedwir at y dyddiadau hyn. Mae staff yr HMU wedi croesawu’r argymhellion ac mae eu gweithrediad eisoes wedi sicrhau gwelliannau, yn enwedig mewn perthynas â chofnodi gwybodaeth o fewn y system Rheoli Tai, Orchard sef system allweddol y gwasnaeth mewn perthynas â rheoli tai ac asedau.   

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd ar lafar a gwnaed y pwyntiau canlynol –

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o ran a oedd gweithredu’r argymhellion archwilio wedi golygu cyflwyno systemau newydd. Dywedodd Rheolwr Cyffredinol y HMU y cafwyd newidiadau yn y ffordd y mae’r gwasanaeth yn defnyddio’r system Reoli Tai bresennol, Orchard, yn enwedig mewn perthynas â chofnodi gwaith gan isgontractwyr gan gynnwys pwy wnaeth y gwaith, dyddiad cwblhau’r gwaith yn ogystal â rhif yr anfoneb a’r rhif olrhain archeb er mwyn sicrhau y cynhyrchir trywydd archwilio ar gyfer pob darn o waith. Mae prosesau olrhain gwaith eisoes yn cael eu gweithredu gan y swyddogion mewnol drwy declynnau cofnodi electronig nad ydynt ar gael i gontractwyr allanol. Mae’r rhain yn cael eu rheoli â llaw ac yn golygu cofnodi gwybodaeth am archebion, nodi dyddiadau ac anfonebau. Mae’r tîm yn cynnwys 2 raglennwr a 3 aelod o staff gweinyddol sy’n gyfrifol am fewnbynnu’r wybodaeth. Nod y gwaith yn y pen draw, cyn ac yn deillio o’r adolygiad mewnol, yw sicrhau bod y prosesau a’r gweithdrefnau sydd yn eu lle er mwyn rheoli’r ochr contractwyr allanol o’r gweithrediadau mor gadarn â phosibl a'u bod yn darparu’r diogelwch a’r sicrwydd angenrheidiol.

•           Nododd y Pwyllgor fod yr amserlen ar gyfer gweithredu’r gwelliannau, fel sydd wedi’i hargymell gan yr Archwilwyr Mewnol, yn hael yn enwedig gyda’r disgwyliad y byddai newidiadau gweinyddol sylfaenol a newidiadau i weithdrefnau yn cymryd llawr llai o amser. Dywedodd Rheolwr Cyffredinol yr HMU fod hyn oherwydd yr TG a ddefnyddir a’i fod yn cynnwys gwneud y defnydd gorau o’r system Orchard mewn ffordd sy’n bodloni anghenion yr HMU ac mewn ffordd sy’n cynhyrchu’r wybodaeth berthnasol yn ôl yr angen ac mewn ffordd hawdd i’r defnyddiwr ei ddeall ac mewn ffordd sy’n helpu’r broses o wneud penderfyniadau. Mae’r system Orchard yn un dechnegol iawn ac nid yw tasg o’r fath yn rhywbeth fydd yn digwydd dros nos, gallai gymryd misoedd ac mae hynny wedi’i adlewyrchu yn yr amserlen a roddwyd ar gyfer gweithredu.      

•           Nododd y Pwyllgor fod yr adolygiad Archwilio Mewnol, fel y’i cyflwynwyd yng nghyfarfod mis Mehefin y Pwyllgor hwn, wedi tynnu sylw at rai diffygion yn y system Orchard o ran nad yw’n cofnodi gwir gostau pob darn o waith gan nad yw’r system yn cynnwys costau staff ar gyfer pob darn o waith. O ganlyniad, nid yw gwir gostau pob darn o waith yn cael eu hadnabod na’u codi amdanynt ac o ganlyniad mae’r cyfrif masnachu yn gamarweiniol sy’n arwain at benderfyniadau a dadansoddiadau gwerth am arian gwael. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod y broblem wedi cael ei datrys neu ei bod wrthi’n cael ei datrys. Dywedodd Rheolwr Cyffredinol yr HMU bod angen ateb tymor hir i’r broblem; mae system Orchard yn cynnwys nifer o wahanol fodiwlau, un o’r rhai hynny yw Direct Works, sef system brisio o fewn Orchard. Nid yw’r gwasanaeth yn ei ddefnyddio ar hyn o bryd a byddai gwaith sylweddol ynghlwm â gweithredu’r modiwl.  

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o ran a oedd y Cyngor wedi gwerthuso’r system Orchard ar gyfer effeithlonrwydd ac ymarferoldeb ac a oedd yn fodlon bod y system yn bodloni anghenion y HMU i allu cynhyrchu’r data angenrheidiol i allu tystio bod y gwasanaeth yn un effeithlon, cost effeithiol sy’n darparu gwerth am arian. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 y byddai’n anodd gweithredu’r modiwl Orchard Direct Works oherwydd er mwyn gweithredu mewn ffordd sy’n effeithiol a defnyddiol byddai gofyn i’r manylion llawn am unrhyw gostau cysylltiedig ag unrhyw ddarn o waith gael eu cynnwys; mae hon yn dasg lafurus iawn o ran amser ac ymdrech. Yr asesiad sydd angen ei wneud yw a oes modd cyfiawnhau gweithredu modiwl costau llawn Direct Works o ystyried yr amser a’r ymdrech angenrheidiol ac a ellir cael gwybodaeth am effeithlonrwydd a gwerth am arian HMU mewn ffordd well, sy’n cymryd llai o amser na mynd i fanylder am bob un dasg unigol. Mae Rheolwyr HMU yn cofnodi ac yn monitro gwir gostau yn erbyn cyllideb y gwasanaeth ond fe wneir hyn ar sail gyffredinol yn erbyn y gyllideb gyffredinol yn hytrach nag ar sail tasgau unigol. Mesur arall o effeithlonrwydd yr HMU yw lefel o bodlonrwydd cwsmeriaid gyda’r gwasanaeth a ddarperir, sy’n cael ei adlewyrchu yn y data perfformiad a gyhoeddir.   

•           Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod rheoliadau digonol bellach yn bodoli er mwyn diogelu yn erbyn y posibilrwydd o ffugio data at ddibenion targedau perfformiad. Cadarnhaodd  Rheolwr Cyffredinol yr HMU bod pob darn o waith gan gontractwyr allanol yn cael ei gofnodi yn unol â’i rif archeb, dyddiad cwblhau ac anfoneb a bod hynny wedyn yn cael ei groes gyfeirio yn erbyn rhif yr archeb a’r dyddiad cwblhau; bydd gweithwyr mewnol yn defnyddio’r ddyfais symudol electronig i gofnodi gwaith. Cadarnhaodd y Swyddog ei fod yn fodlon bod y rheoliadau sydd bellach yn eu lle yn gweithio ond bod angen gwneud mân addasiadau pellach er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth 100%.  

Dywedodd y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg bod yr archwiliad  dilynol yn dangos bod yr holl weithredoedd uniongyrchol wedi eu cwblhau erbyn 31 Mai; o’r 4 o argymhellion sydd angen eu gweithredu erbyn 31 Gorffennaf, mae 1 wedi’i gwblhau ac mae’r 3 arall ar y gweill. Cyflwynir yr adroddiad dilynol arferol i gyfarfod mis Medi'r Pwyllgor. 

Penderfynwyd derbyn y wybodaeth a gyflwynwyd ac i nodi’r cynnydd a wnaed hyd yma gan yr Uned Cynnal a Chadw Tai yn erbyn yr adolygiad Archwilio Mewnol.