Eitem Rhaglen

Cyflwyno diweddariad ar weithgareddau Archwilio Mewnol.

Cyflwynwyd, ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio Mewnol a Risg yn rhoi diweddariad ar gynnydd o ran Archwilio Mewnol mewn perthynas â darpariaeth gwasanaeth, sicrwydd ac adolygiadau a gwblhawyd. 

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fel a ganlyn –

•           Bod y tri adroddiad Archwilio Mewnol a gwblhawyd yn ystod y cyfnod, yn ymwneud â gwaith ardystio grantiau (Grant Rhentu Doeth Cymru, Grant Gwelliannau Addysgol 2016/17 a’r Grant Amddifadedd Disgyblion 2016/17) a’u bod gyd wedi cynhyrchu graddfeydd Sicrwydd sylweddol.  

•           Bod un adolygiad dilynol mewn perthynas â threfniadau Diogelu Corfforaethol y Cyngor wedi ei gadarnhau yn ystod y cyfnod ac mae canlyniad hwnnw wedi’i grynhoi yn adran 5 yr adroddiad. Cynhelir adroddiad dilynol pellach yn ystod mis Hydref, 2017.

•           Bod cynnydd o ran darparu’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol ar gyfer 2017/18 yn cael ei nodi yn adran 6 yr adroddiad a’i fod yn dangos bod gwaith ar y gweill mewn 12 maes ar hyn o bryd. Bydd y Pennaeth Archwilio a Risg yn adolygu ac yn diwygio’r Cynllun Blynyddol yn ystod y flwyddyn er mwyn sicrhau bod yr ymdriniaeth yn parhau i fod yn berthnasol ac yn seiliedig ar risgiau. Hysbysir y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu o unrhyw newidiadau yn ystod pob cyfarfod.

Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd; gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o ran a oedd cynnydd mewn perthynas â Diogelu Corfforaethol yn cael ei ystyried i fod yn foddhaol o ystyried sensitifrwydd y maes ac o gofio y cynhaliwyd yr adolygiad cychwynnol yn ôl ym mis Medi, 2016 ac mai canlyniad hynny oedd barn sicrwydd Cyfyngedig. Nododd y Pwyllgor y byddai wedi disgwyl i’r adolygiad dilynol a oedd wedi’i gynllunio ar gyfer mis Hydref, 2017 gadarnhau bod yr argymhellion wedi eu cwblhau yn hytrach nag asesiad o gynnydd. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y byddai mwyafrif yr argymhellion wedi eu cwblhau erbyn Medi 2017; mae argymhelliad pellach wedi’i gynllunio i’w weithredu ym mis Rhagfyr, 2017 ac mae’n cynnwys ymchwilio i ateb TGCh er mwyn monitro cydymffurfiaeth â gwiriadau DBS - mae’r gwasnaeth mewn trafodaethau â Northgate er mwyn darparu cronfa ddata canolog o gofnodion DBS. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod yr holl system Gyflogres/AD a’r ffordd y caiff ei defnyddio yn cael eu hadolygu a bod hwn yn brosiect tymor hir. Mae angen i nifer o fodiwlau gael eu harchwilio ac mae’r rhain yn cynnwys Recriwtio a Hyfforddiant sy’n cynnwys cofnodi gwiriadau DBS. Mae’r argymhelliad y cyfeirir ato gan y Pennaeth Archwilio a Risg yn gysylltiedig â’r prosiect corfforaethol ar gyfer adolygu a gwella’r defnydd o’r system Cyflogres/AD ac mae’n egluro’r amserlen weithredu ar gyfer y tymor hwy.   

Holodd y Pwyllgor a oedd hi’n rhesymol cadw’r adolygiad archwilio Diogelu Corfforaethol yn agored oherwydd bod elfen ohono yn ffurfio rhan o brosiect ehangach. Roedd y Pwyllgor, tra’n cydnabod y gallai rhoi’r system gywir yn ei lle i ddelio â chofnodion DBS gymryd amser, o’r farn na ddylai fod yn rheswm ar gyfer oedi a chwblhau’r adolygiad Diogelu Corfforaethol ar yr amod y ceir sicrwydd bod y mater o wiriadau DBS yn cael ei gynnwys ac yn cael ei weithredu arno o dan yr adolygiad o’r system Cyflogres Gorfforaethol/AD ehangach. Os mai dyna’r sefyllfa, awgrymodd y Pwyllgor y dylid rhoi ystyriaeth i dynnu’r argymhelliad sydd dros ben yn ymwneud â gwiriadau DBS o dan yr adolygiad Diogelu Corfforaethol oddi ar yr amserlen o argymhellion adolygu honno.    

Dywedodd y Pennaeth Archwilio, o ganlyniad i’r dilyniant, bod Diogelu Corfforaethol bellach wedi’i ail asesu fel darparu Sicrwydd Rhesymol ac o ganlyniad ni fydd yn dod yn ôl gerbron y Pwyllgor. O dan y system newydd, dim ond adolygiadau lle mae argymhellion Trychinebus neu Sylweddol yn parhau heb eu gweithredu fydd yn parhau i gael eu dilyn i fyny. Os yw ail asesiad yn dangos bod gwaith digonol wedi’i wneud er mwyn lleihau’r risg i lefel cymedrol neu fach yna bydd adolygiad yn cael ei roddi o’r neilltu i bob pwrpas.  

Holodd y Pwyllgor ymhellach mewn perthynas â’r Cynllun Gweithredol Archwilio Mewnol, a allai’r golofn “Ar y Trywydd Cywir” yn y tabl sy’n dangos datblygiad y ddarpariaeth yn erbyn y Cynllun gael ei diwygio i ddangos i ba gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio y mae canlyniad yr adolygiad am gael/yn debygol o gael ei adrodd arno.  

Penderfynwyd derbyn a nodi’r cynnydd hyd yma gan Archwilio Mewnol o ran y ddarpariaeth gwasanaeth, darpariaeth sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd a’i berfformiad ac effeithlonrwydd o ran gyrru gwelliant. 

GWEITHRED I DDILYN: Pennaeth Archwilio a Risg i ddiwygio’r golofn “Ar y Trywydd Cywir” yn y tabl sy’n dangos y cynnydd o ran cyflawniad yn erbyn y Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol i ddangos i ba gyfarfod o’r Pwyllgor Archwilio y mae canlyniad yr adolygiad yn debygol o gael ei adrodd arno.