Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr  Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd i sylw’r Pwyllgor, adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg a oedd yn rhoi’r  wybodaeth ddiweddaraf am y cynnydd a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaethau, adolygiadau a gwblhawyd, camau dilynol a gymerwyd a’r camau yr oedd angen i reolwyr eu rhoi ar waith.

Crynhodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 y prif bwyntiau fel a ganlyn -

•           Y cwblhawyd 3 adroddiad adolygu archwilio mewnol yn y cyfnod fel y nodwyd ym mharagraff 3.2 yr adroddiad. Arweiniodd dau o'r adroddiadau – sef ar y Gwasanaethau Trwyddedu a’r Dreth Gyngor a Threthi Annomestig – at farn Sicrwydd Sylweddol a Sicrwydd Rhesymol yn y drefn honno. Arweiniodd y trydydd adroddiad ar yr Adolygiad Archwilio Mewnol mewn perthynas â Mân-Ddyledwyr at farn Sicrwydd Cyfyngedig ac yn unol â’r arfer y cytunwyd arni, darparwyd copi o'r adroddiad llawn ar gyfer y Pwyllgor ar wahân i'r rhaglen.

•           Cynhaliwyd ail adolygiad dilyn-i-fyny o Ffioedd Rheoliadau Adeiladu – Cyfundrefnau Arolygu a Gorfodi. Er gwaethaf y farn Sicrwydd Rhesymol a ddyfarnwyd yn yr adroddiad, sef barn na fyddai fel arfer yn golygu cynnal adolygiad dilyn-i-fyny ffurfiol, ni wnaed unrhyw gynnydd o ran gweithredu'r camau rheoli a nodwyd yn yr ymweliad dilyn-i-fyny cyntaf. Cadarnhaodd yr ail adolygiad dilyn-i-fyny bod y camau gweithredu wedi'u cymryd yn rhannol mewn perthynas â’r pedair risg a godwyd, a hynny er mwyn mynd i'r afael â'r holl risgiau. Roedd y graddfeydd blaenoriaeth wedi cael eu hailasesu i gymryd i ystyriaeth y camau a weithredwyd hyd yma. Mae'r Tîm Rheoli Adeiladu wedi dangos cynnydd da o ran gweithredu'r camau y cytunwyd arnynt i fynd i'r afael â'r risgiau a nodwyd ac mae'r raddfa yn parhau i fod yn un o Sicrwydd Rhesymol ar gyfer y trefniadau llywodraethu, rheoli risg a / neu reolaeth fewnol.

•           Bod y graff yn adran 5.3 yr adroddiad yn dangos bod y Cyngor wedi gwella ei berfformiad yn raddol o ran gweithredu argymhellion y Gwasanaeth Archwilio Mewnol dros y 12 mis diwethaf, er gwaethaf dirywiad bach yn y perfformiad dros y mis diwethaf.

•           Hyd yma, roedd 41% o'r Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol wedi'i gwblhau ac roedd 31% o’r gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd. Oherwydd llithriad sylweddol o waith o 2016/17, ymddeoliad yr Uwch Swyddog Twyll ac absenoldeb hirdymor Uwch Archwiliwr, mae'r adnoddau sydd ar gael i gwblhau'r Cynllun Gweithredu ar gyfer 2017/18 wedi gostwng. O ganlyniad, mae'r Pennaeth Archwilio a Risg wedi cynnal asesiad risg gyda'r Penaethiaid Gwasanaeth a'r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151. Mae adolygiadau archwilio wedi'u blaenoriaethu i sicrhau bod yr adnoddau'n cael eu targedu i'r meysydd risg uchaf.

•           O bryd i'w gilydd, dylai'r Pwyllgor adolygu ei gylch gorchwyl ar gyfer priodoldeb. Yn unol â Blaenraglen Waith y Pwyllgor, roedd y cylch gorchwyl am gael ei ystyried yng nghyfarfod mis Medi y Pwyllgor. Penderfynwyd gohirio'r adolygiad tan gyfarfod mis Rhagfyr ar ôl cyhoeddi'r canllawiau CIPFA newydd a ddisgwylir ym mis Tachwedd, 2017. Fodd bynnag, mae CIPFA wedi cadarnhau y bydd yn awr yn cyhoeddi'r canllawiau ym mis Rhagfyr, 2017. Felly, argymhellir gohirio'r adolygiad o'r cylch gorchwyl ymhellach tan gyfarfod mis Chwefror, 2018 y Pwyllgor.

Amlinellodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 gyd-destun yr adroddiad adolygu Sicrwydd Cyfyngedig gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar Fân-Ddyledwyr. Dywedodd y Swyddog fod yr archwiliad wedi'i gynnal yn ystod cyfnod o newid yn yr adran Incwm sydd wedi cael ei hailstrwythuro ers mis Ionawr, 2016. Pwrpas yr ailstrwythuro, ymhlith pethau eraill, oedd sicrhau bod gan yr adain  Refeniw adnoddau digonol i weithredu ar gapasiti llawn a bod yr adnoddau wedi eu cydbwyso’n iawn rhwng gwahanol elfennau'r Tîm Refeniw a Budd-daliadau. Mae'r ailstrwythuro wedi cymryd mwy o amser na'r disgwyl oherwydd penodi dau reolwr newydd ar gyfer Refeniw a Budd-daliadau o’r tu allan ac i ganiatáu iddynt gael mewnbwn i'r strwythur newydd. Y nod cyffredinol o fewn y Gwasanaeth Adnoddau fu datblygu a gwella systemau ariannol y Cyngor a gwneud y defnydd gorau o'r dechnoleg sydd ar gael. Gan fod y datblygiadau yn ychwanegol at swyddi dydd arferol y staff ac oherwydd bod adnoddau ariannol a TG yn gyfyngedig, mae datblygiadau wedi'u blaenoriaethu ac mae gwella’r system dyledwyr wedi cael blaenoriaeth is. Fodd bynnag, mae'r gwasanaeth wedi sicrhau cyllid i wella’r system arian parod fel y gellir casglu mwy o incwm ar-lein cyn darparu gwasanaethau, a fydd yn lleihau nifer yr anfonebau sydd angen eu codi. Felly roedd y gwasanaeth yn ymwybodol o faterion sy'n codi gyda'r system mân-ddyledwyr ac mae'r rheini’n cael sylw ar hyn o bryd. Er gwaethaf yr aneffeithlonrwydd a nodwyd yn y system mân-ddyledwyr, casglwyd 98.9% o’r ddyled gyffredinol dros y tair blynedd ddiwethaf.

Rhoddodd y Pwyllgor sylw i'r wybodaeth a gyflwynwyd ac fe wnaeth y pwyntiau canlynol:

•           Nododd y Pwyllgor o ran yr adolygiadau archwilio mewnol ar y Gwasanaeth Trwyddedu a’r Dreth Gyngor a Threthi Annomestig, er bod y risgiau a nodwyd yn union yr un fath o ran eu nifer a’u lefel, mae'r raddfa sicrwydd ar gyfer y ddau yn wahanol, gyda’r cyntaf yn darparu Sicrwydd Sylweddol a'r ail yn darparu Sicrwydd  Rhesymol yn unig. Nododd Aelodau Lleyg y Pwyllgor y byddent angen mynediad at yr adroddiadau llawn er mwyn gallu deall y rhesymau dros y gwahaniaeth yn y graddfeydd oherwydd nad oedd modd iddynt fedru deall hynny o'r crynodeb a ddarparwyd. Awgrymodd yr Aelodau Lleyg y byddai hynny o gymorth iddynt beth bynnag – ac efallai i'r Pwyllgor – i allu gweld yr holl adroddiadau archwilio mewnol a gwblhawyd i ddeall sut y daethpwyd i’r casgliadau a sut y penderfynwyd ar y graddfeydd sicrwydd. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 y gall llawer o'r adroddiadau adolygu y mae’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn eu cynhyrchu fod yn hir a chynnwys lefel o fanylder nad yw’r Pwyllgor ei hangen efallai, yn arbennig os yw'r sicrwydd a ddarparwyd o'r meysydd a adolygwyd yn Rhesymol neu'n Sylweddol. Rhaid i'r Pwyllgor sicrhau bod y wybodaeth a dderbynnir yn berthnasol ac yn hwylus iddo, ni ddylai fod mor faith fel ei bod yn tynnu oddi wrth brif gyfrifoldeb y Pwyllgor, sef bodloni ei hun bod system rheolaeth fewnol y Cyngor yn effeithiol o ran rheoli risgiau a nodwyd, gan roi sylw arbennig i unrhyw ddiffygion mewn rheolaeth fewnol yr adroddwyd arnynt. I'r perwyl hwn, rhoddir adroddiadau Sicrwydd Cyfyngedig i'r Pwyllgor ar feysydd lle nodwyd gwendidau sylweddol mewn rheolaeth fewnol fel y gellir sicrhau bod camau i unioni'r gwendidau wedi'u cytuno ac y byddir yn monitro gweithrediad y fath gamau. Fel arall, mae'r diweddariad chwarterol gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn rhoi sicrwydd i'r Pwyllgor ynghylch meysydd lle canfuwyd bod y rheolaethau mewnol yn gadarn ac yn gweithredu'n iawn.

•           Nododd y Pwyllgor, mewn perthynas â'r Cynllun Gweithredu Archwilio Mewnol, yr ymddengys bod amrywiadau amlwg rhwng y diwrnodau a bennwyd i rai archwiliadau a'r nifer wirioneddol o ddyddiau a dreuliwyd arnynt – roedd yr archwiliad o'r Cynllun Budd-dal Tai a'r Cynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor yn enghraifft o hyn gan y neilltuwyd 15 diwrnod ar gyfer gwneud yr archwiliad ond roedd wedi cymryd 23 diwrnod mewn gwirionedd. Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ynghylch y diwrnodau ychwanegol, yn enwedig gan fod y sicrwydd a ddarparwyd yn Rhesymol sy’n awgrymu nad oedd unrhyw gymhlethdodau yr oedd angen amser ychwanegol i'w datrys. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 fod y Cynllun Budd-dal Tai a’r Cynllun Gostyngiadau’r Dreth Gyngor yn feysydd cymhleth felly mae'r 15 diwrnod a neilltuwyd i'r archwiliad yn amcangyfrif ceidwadol. Nododd y Pwyllgor hefyd fod yr 11.25 diwrnod allan o 15 diwrnod a dreuliwyd ar Barodrwydd yr Adran Rhenti Tai ar gyfer Diwygio Lles yn ymddangos yn ormodol. Dywedodd yr Uwch Archwilydd Mewnol y gallai’r gwasanaeth checio am ddiweddariad ar y sefyllfa hon.

•           Nododd y Pwyllgor nad yw'r Cynllun Archwilio yn Atodiad A yn cyfeirio at gamau dilyn-i-fyny; gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad felly ar y broses ar gyfer dyrannu adnoddau i fonitro gweithrediad argymhellion y Gwasanaeth Archwilio Mewnol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 y pennir swp o ddyddiau ar gyfer gwaith dilyn-i-fyny a bod y Pennaeth Archwilio a Risg yn penderfynu wedyn sut y dylai'r rhain gael eu rhannu ar ôl cymryd barn y Pwyllgor i ystyriaeth.

•           O ran yr adroddiad Sicrwydd Cyfyngedig mewn perthynas â Mân-Ddyledwyr, dywedodd y Pwyllgor, er nad oedd gwerth yr anfonebau a gafodd eu dileu ar ddiwedd 2016/17 ond yn 1% o’r incwm, sy’n dal i fod yn swm sylweddol mewn cyfnod o lymder, ei fod yn bryderus y cymerwyd cryn dipyn o amser i gydnabod pa mor aneffeithiol yw'r system. Mae hynny’n awgrymu bod lefel y rheolaethau mewnol sydd ar waith a'r trosolwg ohonynt yn annigonol o ran dod â sylw'r Rheolwyr at ddiffygion mewn elfen bwysig o swyddogaeth codi arian y Cyngor. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd bod y broses Archwilio Mewnol bellach yn ddigon cadarn i osgoi sefyllfa debyg o aneffeithlonrwydd yn cronni dros amser.  Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 ei fod, ers iddo gael ei benodi i'r swydd, wedi blaenoriaeth ailstrwythuro'r gwasanaeth Refeniw a Budd-daliadau; roedd y system dyledwyr, er nad oedd yn gweithio cystal ag y gallai, yn gweithredu o ran adennill dyled ac felly roedd yn flaenoriaeth is. Ar ôl cwblhau'r ailstrwythuro, gellir gwneud newidiadau i'r system dyledwyr nawr. Yn ogystal, mae systemau ariannol y Cyngor yn cael eu harchwilio a’u profi’n fwy trylwyr nag unrhyw systemau gwasanaeth eraill, sef trwy archwiliad mewnol a hefyd gan archwilwyr allanol fel rhan o'r broses archwilio cyfrifon. Mae'n rhesymol tybio felly bod yr archwilwyr allanol ar y pryd wedi canfod bod y lefel sicrwydd a ddarparwyd gan y system Dyledwyr yn ddigon iddynt ardystio bod y Cyngor yn gwneud cyfrif priodol o’i incwm yn ei gyfrifon neu fel arall byddai'r dystysgrif archwilio wedi nodi’n wahanol.

•           Gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad ar y prosesau ar gyfer adennill dyledion Gofal Cartref a holodd a nodwyd unrhyw arferion gorau mewn meysydd eraill hefyd. Ceisiodd sicrwydd y bydd trefniadau'n cael eu rhoi ar waith i sicrhau y gellir casglu incwm cludiant ysgol gan fod y rhaglen ad-drefnu ysgolion yn debygol o wneud y gwaith hwn yn fwy pwysig. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151, oherwydd natur ei gleientiaid, fod dyledion Gofal Cartref yn anodd eu hadennill oherwydd nad yw’n opsiwn i roi’r gorau i ddarparu’r gwasanaeth oherwydd na thalwyd amdano. Fodd bynnag, bydd yn rhaid i'r Gwasanaeth Cyllid a'r Gwasanaethau Cymdeithasol adolygu trefniadau i sicrhau y sefydlir gweithdrefnau adennill dyledwyr Gofal Cartref. Dywedodd y Swyddog nad oedd yn ymwybodol bod unrhyw ddata meincnodi ar gael mewn perthynas ag adennill dyledion Gofal Cartref. O ran cludiant ysgol, mae'r Gwasanaeth Cyllid yn bwriadu darparu cyfleuster erbyn Medi, 2018 a fydd yn caniatáu i rieni dalu am docyn bws ysgol ar-lein cyn ei dderbyn yn hytrach na'r trefniant presennol lle mae rhieni yn cael eu bilio amdano ar ôl ei dderbyn. Bwriad y system newydd yw lleihau'r angen i fynd ar ôl pobl am beidio â thalu costau cludiant o’r ysgol i’r cartref oherwydd gall gorfodi talu ar y bws ac adennill yr incwm dan sylw fod yn anodd ac yn aml nid yw’n cyfiawnhau’r gost o wneud hynny.

•           Nododd y Pwyllgor, oherwydd nifer y swyddogion ar draws ystod o wasanaethau y mae'r adolygiad Mân-Ddyledwyr yn cael effaith arnynt, dylid dynodi un swyddog i oruchwylio'r cynnydd i sicrhau bod y camau a argymhellir yn cael eu gweithredu'n llawn ac mewn modd amserol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod y Rheolwr Refeniw a Budd-daliadau yn gyfrifol am weithredu a bod y Swyddog Adran 151 yn goruchwylio.

Penderfynwyd -

•           Nodi’r cynnydd diweddaraf a wnaed gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o ran darparu gwasanaeth, darparu sicrwydd, adolygiadau a gwblhawyd, perfformiad ac effeithiolrwydd wrth yrru gwelliant a derbyn y sicrwydd a ddarparwyd mewn perthynas â'r meysydd a adolygwyd a'r camau a gymerwyd a / neu a gynigiwyd.

•           Gohirio'r adolygiad o delerau ac amodau'r Pwyllgor nes bod CIPFA wedi  cyhoeddi ei ddogfen arweiniad newydd.

CAM GWEITHREDU YCHWANEGOL A GYNIGIWYD: Y Cadeirydd, yr Aelod Portffolio Cyllid a’r Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 i gwrdd â dau Aelod Lleyg y Pwyllgor i ystyried y ffordd orau i'w galluogi i gael mynediad at yr ystod o adroddiadau Archwilio Mewnol i’w cynorthwyo yn eu rôl ar y Pwyllgor.