Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a Swyddog Adran 151.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog 151 a oedd yn cynnwys y Polisi a’r Canllawiau Rheoli Risg er ystyriaeth y Pwyllgor.  

Adroddodd y Rheolwr Yswiriant a Risg ar ganlyniad yr adolygiad o’r Strategaeth a Fframwaith Rheoli Risg a gafodd ei gynnal gan y Pennaeth Archwilio a Risg a’r Rheolwr Risg ac Yswiriant ar y cyd â’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth a’r Penaethiaid Gwasanaeth yn ystod Chwarter 2. Tynnodd yr adolygiad sylw at feysydd lle gellir gwneud gwelliannau, yn bennaf mewn perthynas â mewnosod prosesau rheoli risg o fewn arferion gwaith y Cyngor er mwyn sicrhau ei fod yn dod yn rhan annatod o’r drefn o wneud penderfyniadau hysbys yn hytrach na’n ymarfer ticio blwch yn unig, yn ogystal â’r camau sy’n cael eu cymryd eisoes neu sydd eisoes wedi eu gweithredu, er mwyn sicrhau bod y gwelliannau’n digwydd bob amser. Fe wnaeth yr adolygiad hefyd ddarganfod nad yw Aelodau Etholedig a Swyddogion bob amser yn gwbl ymwybodol o’r risgiau perthnasol wrth wneud penderfyniadau. Nid yw Aelodau etholedig ychwaith wedi cael cynnig hyfforddiant rheoli risg er bod rheolwyr canol wedi derbyn yr hyfforddiant   

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaed y pwyntiau canlynol –

•           Nododd y Pwyllgor, yn dilyn ystyried y Canllawiau Rheoli Risg, bod y ddogfen yn nodi agwedd tuag at risg sy’n ymddangos yn un feichus o ran cymhlethdod a lefel o fanylder. O ganlyniad, nid yw’n ddeniadol i Reolwyr a gallai atgyfnerthu’r syniad o reolaeth risg fel ymarfer tic yn y blwch yn hytrach na fel ymarfer i gael ei weithredu mewn ffordd ystyrlon o safbwynt gweithgareddau dydd i ddydd ac wrth wneud penderfyniadau. Dywedodd y Rheolwr Yswiriant a Risg bod y canllawiau wedi cael eu rhoi at ei gilydd gyda chymorth ymgynghorydd allanol a’u bod wedi cael eu creu ar lefel y cytunwyd yr oedd y Rheolwyr ei hangen ar y pryd; mae fersiwn fwy cryno ar gael ar wefan y Cyngor.  

•           Yn dilyn y llifogydd diweddar, gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o’r broses ar gyfer adolygu’r risg petai’r un peth n digwydd eto neu os yw llifogydd yn digwydd eto, y camau y bwriedir eu cymryd er mwyn lleihau’r effaith ar y Cyngor. Cadarnhaodd y Prif Weithredwr bod y Cyngor wedi dechrau ar y broses gwersi a ddysgwyd yn dilyn y llifogydd; dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151mewn perthynas ag adeilad y Cyngor yn benodol, y bydd yr adolygiad o’r hyn sy’n digwydd yn cynhyrchu log gwersi a ddysgwyd a fydd yn ei dro yn bwydo i mewn i’r gofrestr risg berthnasol. 

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad ynghylch pryd yn y broses gwneud penderfyniadau y daw’r broses Rheoli Risg i rym h.y. a oes risg mewn unrhyw fodd i’r Cyngor o ganlyniad i benderfyniadau a allai fod yn cael eu gwneud ar lefel is. Dywedodd y Rheolwr Yswiriant a Risg bod risgiau’n cael eu hasesu yn unol ag effaith a thebygolrwydd yn erbyn meini prawf gan ddefnyddio graddfeydd disgrifiadol; yn dilyn gwneud yr asesiad, mae wedyn yn fater i’r Rheolwyr a’r lefel o awdurdod a sgôp i weithredu sydd gan yr unigolyn. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod y penderfyniadau a’r cyfrifoldeb yn gymesur â’r swydd, felly nid oes disgwyl i benderfyniadau a gymerir ar lefel is gael effaith ar y gwasanaeth.    

•           Nododd y Pwyllgor bod Rheoli Risg yn rhan hanfodol o weithgareddau’r Cyngor, mae felly'r un mor bwysig bod y broses Rheoli Risg yn cael ei chyfleu yn glir i staff fel eu bod yn gwybod beth sy’n ddisgwyliedig ohonynt. Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd felly bod staff yn cael cyfarwyddyd priodol ar reoli risg ac asesu risg fel rhan o’u  gweithgareddau o ddydd i ddydd. Dywedodd y Rheolwr Yswiriant a Risg bod y neges am bwysigrwydd rheoli risg wedi ei rhannu â Phenaethiaid Gwasanaeth ac y gwnaed cytundeb hefyd y byddant yn cyfarfod â’r Rheolwr Yswiriant a Risg ddwywaith y flwyddyn er mwyn adolygu’r cofrestri gwasanaeth - cafwyd y diweddariad mwyaf diweddar yn yr Hydref. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 151 bod ail-leoli swydd y Rheolwr Yswiriant a Risg fel bod y swydd yn adrodd yn ôl yn uniongyrchol i’r Pennaeth Archwilio a Risg wedi rhoi mwy o awdurdod i’r rôl gan felly godi proffil rheoli risg o fewn y Cyngor. Mae’r Rheolwr Yswiriant a Risg bellach yn mynychu cyfarfodydd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth bob chwarter ac yn gallu diweddaru’r UDA ar unrhyw ddiffyg cydymffurfiaeth gan y gwasanaethau.       

•           Nododd y Pwyllgor ymhellach nad oedd yr Uwch Dîm Arweinyddiaeth (UDA) wedi adolygu’r Gofrestr Risg Gorfforaethol yn ystod hanner cyntaf 2017. Ceisiodd y Pwyllgor sicrwydd y Swyddogion bod Rheoli Risg bellach wedi ei wreiddio’n gadarn o fewn arferion yr UDA a Phenaethiaid Gwasanaeth a gofynnodd am gadarnhad hefyd o’r camau a fyddai’n cael eu cymryd er mwyn sicrhau mai dyma fydd y sefyllfa yn y dyfodol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) a’r Swyddog Adran 161 y bydd y Pwyllgor Archwilio yn cael diweddariadau rheolaidd ar reoli risg ac os, fel rhan o'r adroddiadau hynny, y bydd y Pennaeth Archwilio a Risg a/neu’r Rheolwr Yswiriant a Risg yn darganfod nad yw’r UDA a/neu’r Penaethiaid Gwasanaeth yn cydymffurfio â’r prosesau sydd wedi eu sefydlu, bydd y Pwyllgor Archwilio yn cael ei hysbysu.

Penderfynwyd bod y Pwyllgor, wedi ystyried y wybodaeth a gyflwynwyd a’r sicrwydd a roddwyd ar y materion a godwyd ar lafar, yn derbyn ac yn nodi cynnwys yr adroddiad ac yn cymryd sicrwydd, er bod gwaith ar ôl i’w wneud mewn perthynas â sefydlu risg yn gadarn ledled y Cyngor, bod cynnydd wedi’i wneud a bod hynny’n parhau. 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL