Cyflwyno adroddiad ar y cyd gan y Pennaeth Gwasanaeth (Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo) a’r Pennaeth Dysgu.
Cofnodion:
Cyflwynwyd i’w ystyried gan y Pwyllgor, adroddiad ar y cyd gan y Pennaeth Dysgu a'r Pennaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo. Cyfeiriwyd y mater i sylw'r Pwyllgor Sgriwtini gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn sgîl adolygiad gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gludiant ysgol a oedd wedi arwain at farn Sicrwydd Cyfyngedig sy’n golygu bod gwendidau sylweddol yn y system o reolaethau mewnol ar gyfer Cludiant Ysgol.
Dywedodd Rheolwr Cymorth y Gwasanaeth Priffyrdd y cyflwynwyd adroddiad adolygu’r gwasanaeth Archwilio Mewnol ar Gludiant Ysgol i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar 21 Medi, 2017. ‘Roedd yr adroddiad yn cynnwys Cynllun Gweithredu yn dwyn sylw at 16 o eitemau yr oedd gofyn mynd i'r afael â nhw dros gyfnod o amser, yn ôl blaenoriaeth. Yn ogystal â'r cynllun gweithredu gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, cyfarfu'r Pennaeth Adnoddau / Swyddog Adran 151, y Pennaeth Dysgu a’r Pennaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo ym mis Awst, 2017 i sefydlu rhaglen o gamau gweithredu ar gyfer y tymor byr, y tymor canol a’r tymor hir. Mae'r Gwasanaeth Dysgu wedi penodi Ymgynghorydd i weithio fel Rheolwr Prosiect ar y mater hwn. Mae'r Gwasanaeth Dysgu hefyd yn elwa o amser penodol gan swyddog yn y tîm Gwasanaeth Trawsnewid sydd â gwybodaeth arbenigol am systemau TG ac a fydd yn gweithio gydag awdurdodau eraill yng Ngogledd Cymru sydd eisoes yn defnyddio'r feddalwedd ONE y mae Ynys Môn hefyd wedi tanysgrifio iddi. Mae'r system ONE wedi'i dylunio fel y gellir tracio llwybrau bysys a thacsis i sicrhau bod y llwybrau gorau posib yn cael eu mabwysiadu er mwyn darparu gwell gwerth am arian.
Aeth y Swyddog ymlaen i dynnu sylw at y cynnydd a wnaed ers Medi, 2017 fel y nodwyd yn yr adroddiad, gan gynnwys cynnydd yn erbyn yr argymhellion a wnaed yn y cynllun gweithredu gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol.
Dywedodd y Pennaeth Dysgu y gofynnwyd am adolygiad gan y gwasanaeth archwilio mewnol o drefniadau cludiant ysgol ar ôl gorwariant ar wasanaethau tacsis i ysgolion yn 2016/17. Mae'r gwasanaeth bws ysgol yn parhau i wario o fewn y gyllideb ac o ran gwariant y pen hwn yw’r gwasanaeth rhataf o’i fath yng Nghymru. Mae'r galw am gludiant i’r ysgol yn newid yn gyson a gwelwyd cynnydd sylweddol yn y nifer sydd angen gwasanaeth tacsi; o ganlyniad, cynhelir adolygiad o’r polisi cludiant ysgol i ganfod a yw gwasanaeth yn cael ei ddarparu'n ddiangen mewn rhai achosion neu'n cael ei ddyblygu. Fodd bynnag, mae gwaith a wnaed dros y misoedd diwethaf yn golygu bod y gwasanaeth bellach yn gwybod mwy am natur a maint y galw am gludiant ac mae'n gweithio ar sefydlu’r systemau fel y gall reoli’r galw’n well yn unol â gofynion statudol. Mae gwaith ar werthuso a thracio llwybrau bysus a thacsis wedi dechrau ac o ganlyniad, rhagwelir y bydd y gorwariant yn lleihau eleni. Mae hyn cyn i'r gwaith ddechrau ar y systemau. Mae’r Gwasanaeth Addysg wedi derbyn cyllid trwy Gynllun Buddsoddi i Arbed y Cyngor i wella prosesau busnes. Defnyddir yr arian hwn i sefydlu system i gynorthwyo i blotio llwybrau bysus a thacsis yn ddigidol i sicrhau defnydd darbodus o'r gwasanaeth. Mae'r gwaith hwn yn cael ei wneud yn faniwal ar hyn o bryd. Mae peth gwaith glanhau data i'w wneud cyn y gellir defnyddio'r feddalwedd ONE yn llawn i sicrhau bod y gronfa ddata y bydd y system yn ei defnyddio yn gyfredol ac yn gywir. Disgwylir y bydd y gwaith hwn wedi ei gwblhau erbyn mis Gorffennaf eleni gyda'r bwriad o weithredu'r system ONE yn llawn erbyn Medi, 2018.
`Rhoddodd y Pwyllgor sylw i'r wybodaeth a gyflwynwyd a gwnaeth y pwyntiau canlynol –
• Nododd y Pwyllgor y cynnydd a wnaed ers cyflwyno adroddiad adolygu’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol ym Medi, 2017. Nododd a chroesawodd y pwyllgor y camau a gymerwyd i wneud y gwasanaeth cludiant ysgol yn fwy effeithlon a chost-effeithiol.
• Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am eglurhad ar y camau a gymerwyd i sicrhau bod elfennau’r system cludiant ysgol sy’n ymwneud â diogelu yn cydymffurfio â’r gofynion ac yn gyfredol. Esboniodd y Pennaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo drefniadau mewn perthynas â Gwiriadau Datgelu a Gwahardd ar gyfer gwasanaethau bysus a thacsis o ran ardystio, adnewyddu a gwiriadau ar hap. Yn ogystal, ‘roedd y Gwasanaeth Adnoddau Dynol wedi trefnu sesiynau i godi ymwybyddiaeth o faterion diogelu ar gyfer gweithredwyr bysus a thacsis. Dywedodd y Pennaeth Dysgu fod trothwyon diogelu’r Cyngor yn briodol uchel a bod ymdrechion parhaus yn cael eu gwneud i wella'r trefniadau diogelu cymaint ag y bo modd.
Nododd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd a'r sicrwydd a roddwyd ac roedd yn fodlon bod y Gwasanaeth Priffyrdd, Gwastraff ac Eiddo a'r Gwasanaeth Dysgu yn cymryd camau ar y cyd i fynd i'r afael â'r materion a godwyd gan yr adolygiad a gynhaliwyd gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol o gludiant ysgol a’u bod yn rhoi mesurau ar waith i wella effeithlonrwydd, atebolrwydd a gwerth am arian y gwasanaeth cludiant ysgol. Gofynnodd y Pwyllgor am ddiweddariad pellach ar gynnydd ar gyfer ei gyfarfod ym mis Mehefin, 2018 cyn cwblhau'r cynllun gweithredu ym Medi, 2018.
PENDERFYNWYD bod y Pwyllgor –
• Yn nodi'r Cynllun Gweithredu gan y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar Gludiant Ysgol dyddiedig Medi, 2017.
• Yn nodi ac yn fodlon bod cynnydd yn cael ei wneud yn erbyn yr argymhellion yn yr adroddiad Archwilio Mewnol a bod ymrwymiad gan y ddau wasanaeth i gwblhau'r cynllun gweithredu erbyn Medi, 2018
• Yn nodi bod y Bwrdd Trefniadau Diogelu Corfforaethol eisoes wedi ystyried yr Adroddiad Archwilio Mewnol yn ei gyfarfod ar 8 Rhagfyr, 2017 ac yn monitro'r materion diogelu.
• Yn nodi'r argymhelliad a wnaed gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu fod cynllun gweithredu yn cael ei lunio a'i fonitro a'i oruchwylio gan Dîm Prosiect.
• Yn cyfeirio'r mater yn ôl i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar ôl i’r Gwasanaeth Archwilio Mewnol fonitro'r Cynllun Gweithredu. Mae'r Pwyllgor yn nodi bod gan y gwasanaeth AM broses dilyn-i-fyny a monitro i sicrhau bod y camau rheoli mewn perthynas â phob adroddiad â barn Sicrwydd Cyfyngedig yn cael eu gweithredu'n effeithiol ac y bydd Pennaeth Archwilio a Risg yn adrodd i'r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu ar gynnydd o fewn yr amserlen benodol y cytunwyd arni.
CAM GWEITHREDU YCHWANEGOL A GYNIGIWYD: Bod y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol yn cael diweddariad ar gynnydd yn ei gyfarfod ym mis Mehefin, 2018 cyn cwblhau'r Cynllun Gweithredu ym mis Medi, 2018