Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg, a oedd yn cynnwys y Strategaeth Archwilio Mewnol arfaethedig a’r Cynllun ar gyfer 2018/19 ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg bod Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) yn nodi bod angen i’r prif weithredwr archwilio sefydlu cynlluniau seiliedig ar risg er mwyn penderfynu ar flaenoriaethau’r gweithgaredd archwilio mewnol, sy’n gyson â nodau’r Cyngor. Wrth flaenoriaethu adnoddau, disgwylir i Archwilio Mewnol ymgymryd â gwaith digonol fel y gall y prif swyddog archwilio ddarparu barn archwilio mewnol flynyddol ar gyfer y Cyngor er mwyn hysbysu ei Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol. Yn hanesyddol, mae Archwilio Mewnol wedi cynllunio ei waith ar sail strategaeth Cynllunio tair neu bum mlynedd. Fodd bynnag, amlygodd yr Asesiad Archwilio Ansawdd Allanol a gafodd ei gynnal ym Mawrth 2017, er bod y fethodoleg hon yn cydymffurfio â’r PSIAS, dylid ystyried a yw’r dull hwn yn effeithiol gan ystyried ei bod yn anodd rhagweld beth fydd yn bwysig i’r Cyngor ymhen tair blynedd. Nododd yr asesydd bod cyflymder newid mewn mewn llywodraeth leol yn awgrymu na ddylid ond cynllunio flwyddyn ymlaen llaw. Gan ystyried hyn, mae Archwilio mewnol wedi mabwysiadu agwedd newydd tuag at ddatblygu’r Cynllun Blynyddol ar gyfer 2018/19 gan ddefnyddio’r gofrestr risg gorfforaethol er mwyn penderfynu ar y blaenoriaethau ar gyfer gweithgareddau Archwilio Mewnol tra hefyd yn ystyried y Strategaeth Archwilio ar gyfer 2017/18 i 2019/20. Yn ogystal, cynhaliwyd cyfarfodydd â Swyddfa Archwilio Cymru, y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151, Pennaeth Swyddogaeth (Busnes y Cyngor) a’r rhan fwyaf o Benaethiaid Gwasanaeth er mwyn ceisio eu safbwyntiau ar y meysydd arfaethedig ar gyfer eu hadolygu. Canlyniad hyn yw cynllun â llawer mwy o ffocws, mwy perthnasol sy’n seiliedig ar risg ar gyfer 2018/19. Mae’r cynllun hefyd yn gynllun deinamig a bydd yn cael ei adolygu a’i addasu yn ôl yr angen mewn ymateb i newidiadau yn rhaglenni, gweithrediadau a risgiau’r Cyngor er mwyn sicrhau ei fod yn parhau’n berthnasol. Bydd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 a’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu yn cael eu hysbysu am unrhyw newidiadau.         

Ystyriwyd yr adroddiad gan y Pwyllgor a gwnaed y pwyntiau canlynol –

•           Nododd y Pwyllgor fod strwythur y Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn eithaf cul ac nad oes unrhyw gapasiti sbâr yn bodoli. Gofynnodd y Pwyllgor am sicrwydd felly bod y gwasanaeth yn hyderus fod ganddo’r adnoddau staffio er mwyn gallu darparu’r Cynllun Archwilio ar amser. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y bydd yr ymagwedd newydd tuag at archwilio a’r ffordd fwy cryno o adrodd yn lleihau llawer iawn o’r baich gweinyddol a nifer y dyddiau a dreulir yn anghynhyrchiol. Hyd yn oed os nad yw’r adolygiadau archwilio a gynhelir yn rhai manwl byddant yn ddigonol er mwyn adnabod unrhyw risgiau/materion sylweddol neu faterol yn y maes sy’n cael ei archwilio; gall Archwilio Mewnol wedyn benderfynu a oes angen ymchwilio ymhellach i’r materion a godwyd ellach a gellir un ai ail drefnu’r archwiliad / addasu’r cynllun gwaith er mwyn sicrhau bod hynny’n digwydd.  

•           Gofynnodd y Pwyllgor am gadarnhad o’r broses lle gall y Pwyllgor sicrhau bod camau cywiro amserol yn cael eu cymryd gan Reolwyr mewn ymateb i faterion a godwyd gan y gwasanaeth Archwilio Mewnol. Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg y gall y Pwyllgor Archwilio a Risg ofyn i Bennaeth Gwasanaeth fynychu’r cyfarfod er mwyn egluro cydymffurfiaeth neu fel arall; mae Penaethiaid Gwasanaeth yn ymwybodol, drwy’r system dracio fewnol, o’r argymhellion sydd wedi eu gweithredu gan eu rheolwyr. Yn ychwanegol at hynny, mae newid diwylliant o’r top i lawr yn golygu bod trosolwg a chraffu meysydd lle mae materion/ gweithredoedd yn weddill bellach yn digwydd yn fwy penodol ac fel rhan o’r gwaith arferol ac o’r herwydd, gwelwyd gwelliant sylweddol wrth weithredu argymhellion sy’n weddill a mynd i’r afael â materion / risgiau fel yr adroddwyd arnynt yn flaenorol. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) / Swyddog Adran 151 mai un o elfennau’r adolygiadau herio gwasanaeth eleni oedd gweithrediad yr argymhellion Archwilio Mewnol.     

Penderfynwyd cymeradwyo’r Strategaeth Archwilio mewnol a’r Cynllun Archwilio Mewnol Blynyddol ar gyfer 2018/19 ac i nodi’r ymagwedd archwilio newydd tuag at gynllunio archwilio. 

NI CHYNIGIWYD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL