Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd ar gyfer ystyriaeth y Pwyllgor - Adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy’n nodi’r holl argymhellion a risgiau sy’n weddill ac a godwyd ers Ebrill, 2014.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg, ar 26 Ionawr, 2018, allan o gyfanswm o 745 o argymhellion/risgiau/materion oedd â dyddiad targed ar gyfer eu gweithredu o 31 Rhagfyr, 2017 bod y Cyngor wedi gweithredu neu ddatrys 695 neu 93% gyda 50 ar ôl heb eu gweithredu / datrys. Y canran perfformiad ar gyfer mynd i’r afael â materion a oedd wedi’u graddio’n Uchel neu’n Goch / Ambr oedd 98%; ar gyfer materion a raddiwyd yn Ganolig a Melyn roedd yn 94% ac ar gyfer materion a raddiwyd yn Isel neu’n Wyrdd roedd yn 90%. Cafodd manylion y materion sy’n weddill ynghyd â dyddiad y codwyd pob mater ei nodi yn Atodiad A yr adroddiad.  

Ystyriodd y Pwyllgor y wybodaeth a gyflwynwyd ac fe nododd fod nifer o faterion yn ymwneud â’r Cynllun Gostyngiad Treth Cyngor a Budd-daliadau Tai 2016/17 yn parhau i fod yn weddill. Dywedodd y Pennaeth Swyddogaeth (Adnoddau) fod y Gwasanaeth Budd-daliadau Tai wedi mynd trwy broses o ailstrwythuro yn ystod 2017 a chanlyniad hynny oedd bod gan y gwasanaeth bellach gyflenwad llawn o staff; mae ganddo well trefniadau goruchwylio yn ogystal â gwell adborth ar faterion perfformiad staff. Ar yr un pryd, mae gwaith wedi bod yn parhau ar wella systemau, yn enwedig ar integreiddio ffurflenni hawlio budd-daliadau electronig i mewn i’r System Budd-daliadau; cafwyd peth oedi mewn perthynas â hyn oherwydd materion yn ymwneud â throsglwyddo data. Fodd bynnag, ar ôl ei weithredu fe ddisgwylir y bydd y newid hwn yn gwella cywirdeb y data a fewnbynnir. Mae gwaith hefyd yn cael ei wneud ar gyflwyno system reoli dogfennau electronig a fydd yn disodli’r system bresennol lle bydd ffurflenni hawlio budd-daliadau’n cael eu ffeilio â llaw gan olygu eu bod yn fwy tebygol o gael eu colli. Disgwylir y bydd y gwelliannau hyn yn mynd i’r afael â’r rhan fwyaf o’r materion archwilio mewnol a godwyd. Mae’r dyddiad targed ar gyfer gweithredu wedi ei basio oherwydd yn achos y system rheoli dogfennau yn electronig, mae’r feddalwedd hefyd yn un y bydd y Gwasanaeth Cynllunio yn ei defnyddio i uwchraddio’r system gynllunio er bod y Gwasanaeth Cynllunio ar fersiwn wahanol - mae’r gwaith wedi cynnwys cymodi’r ddau er bod y Gwasanaeth Cynllunio ar fersiwn wahanol. Mewn perthynas â methu’r dyddiad targed, byddai’r broses wedi bod angen i’r Rheolwr Refeniw a Budd-daliadau hysbysu’r adran Archwilio Mewnol o’r rhesymau dros weithrediad hwyr ac i ddod i gytundeb ar ddyddiad targed newydd.  

Yn dilyn yr eglurhad a ddarparwyd gan y Swyddog uchod, fe’i nodwyd gan y Pwyllgor ac roedd yn fodlon â’r gwelliannau mewn perfformiad mewn perthynas â gweithredu’r argymhellion archwilio mewnol yr oedd yr adroddiad yn eu hadlewyrchu a rhoddwyd sicrwydd pellach bod Archwilio Mewnol yn tracio’n systematig ac yn dilyn i fyny ar weithredoedd sydd i’w cymryd gan Reolwyr mewn ymateb i adroddiadau archwilio mewnol a bydd yn adrodd ar hynny i’r Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. 

Penderfynwyd nodi cynnydd y Cyngor wrth fynd i’r afael â’r risgiau archwilio mewnol sy’n weddill ac a godwyd ers 1 Ebrill, 2014.  

NI CHAFODD UNRHYW GAMAU YCHWANEGOL EU CYNNIG