Rhaglen a chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd Trefor Lloyd Hughes, MBE i'r cyfarfod fel aelod newydd o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ac estynnodd groeso hefyd i'r Cynghorydd Ieuan Williams fel aelod newydd arall nad oedd yn gallu bod yn bresennol oherwydd ymrwymiad personol ymlaen llaw.

Derbyn unrhyw ddatganiad o ddiddordeb gan unrhyw Aelod neu Swyddog parthed unrhyw eitem o fusnes.

Ni dderbyniwyd yr un datganiad o ddiddordeb.

Cyflwyno cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol -  

·         18 Ebrill, 2023

·         23 Mai, 2023 (ethol Cadeirydd/Dirprwy Gadeirydd)

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd blaenorol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio a gynhaliwyd ar y dyddiadau canlynol a'u cadarnhau fel rhai cywir –

·                18 Ebrill, 2023

·                23 Mai, 2023

Yn codi o gofnodion cyfarfod 23 Mai, 2023 - eglurodd Mr Mike Wilson ei fod wedi mynychu'r cyfarfod ar sail o bell ond ei fod wedi cael problemau gyda chysylltiad Zoom.

Derbyn cyflwyniad gan y Rheolwr Newid Hinsawdd.

Rhoddodd y Rheolwr Newid Hinsawdd a'r Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad ddiweddariad ar gynnydd y Cyngor tuag at gyflawni ei darged sero net yn dilyn cyflwyno dogfennau gan Archwilio Cymru a Zurich Municipal ar yr ymateb i'r newid yn yr hinsawdd i gyfarfod Rhagfyr 2022 y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Adroddwyd bryd hynny mai un o flaenoriaethau'r Cyngor oedd creu gwaelodlin allyriadau carbon i ddeall sefyllfa bresennol y Cyngor ynghyd â dangosfwrdd i roi darlun gweledol o'r cynnydd sy'n cael ei wneud y gellir ei ddiweddaru a'i fonitro yn unol â hynny.

Dangoswyd copi gweledol i'r Pwyllgor o'r dangosfwrdd allyriadau carbon sy'n seiliedig ar ddata y mae'r Cyngor yn ei gyflwyno i Lywodraeth Cymru bob blwyddyn fel rhan o ofynion adrodd y sector cyhoeddus. Rhannwyd yr adroddiad yn dri chwmpas gyda Chwmpas 1 yn cynnwys allyriadau y mae'r sefydliad adrodd yn eu gwneud yn uniongyrchol, Cwmpas 2 - yr allyriadau sy'n cael eu gwneud yn anuniongyrchol a Chwmpas 3 - yr holl allyriadau anuniongyrchol nad ydynt wedi'u cynnwys yng Nghwmpas 2. Ar gyfer rhan gyntaf y prosiect mae'r Cyngor wedi edrych ar Gwmpas 1 a 2. Crëwyd dangosfwrdd sy'n cysylltu'n uniongyrchol â'r data, yna caiff y data ei brosesu gan Power BI i roi crynodeb yn seiliedig ar y meini prawf adrodd a nodwyd gan Lywodraeth Cymru. Mae hyn yn rhoi darlun gweledol o'r sefyllfa fewnol bresennol er mwyn dadansoddi ymhellach, gofyn cwestiynau a sicrhau camau gweithredu ystyrlon. Mae'r dangosfwrdd yn canolbwyntio ar yr allyriadau carbon a gynhyrchir gan y tanwydd a losgwyd yng nghyfleusterau'r Cyngor o safbwynt trydan, nwy, LPG ac olew am y tair blynedd rhwng 2019/20 a 2021/22. Mae'r data'n dangos mai ysgolion cynradd y Cyngor yw'r defnyddwyr ynni mwyaf, ac yna ysgolion uwchradd, canolfannau hamdden a phrif swyddfeydd y Cyngor. Mae hefyd wedi bod yn bosibl dangos gostyngiad mewn allyriadau carbon yn sgil y defnydd o gerbydau yn ystod y blynyddoedd hynny ynghyd ag effaith y pandemig. Hefyd, gellir dadansoddi'r data i edrych ar ddadansoddiad o’r allyriadau yn sgil y defnydd o ynni mewn sefydliadau unigol. Mae angen datblygu'r broses hon ymhellach i ddiweddaru'r set ddata yn rheolaidd, a'r nod yw paratoi diweddariadau chwarterol i'r Tîm Arweinyddiaeth a chynnal astudiaethau achos. Mae hefyd yn fwriad yn y flwyddyn nesaf i integreiddio Cwmpas 3 i'r dangosfwrdd sy'n cynnwys ffynonellau allyriadau anuniongyrchol gan gynnwys cadwyni cyflenwi, teithiau gan staff i’r gwaith a theithiau busnes yn ogystal ag archwilio ffynonellau data gyda'r bwriad o awtomeiddio'r broses casglu data a thrwy hynny ei gwneud yn dasg llai beichus.

Diolchodd y Pwyllgor i'r Swyddogion am y diweddariad a chododd y pwyntiau canlynol yn sgil y wybodaeth a gyflwynwyd –

·      Sut y gellir defnyddio'r data allyriadau carbon yn ystyrlon mewn perthynas ag adeiladau unigol. Cyfeiriwyd at y stoc bresennol o adeiladau ysgolion sy'n cynnwys ysgolion newydd sy'n defnyddio ynni’n effeithlon, yn ogystal ag ysgolion a adeiladwyd yn y ganrif ddiwethaf sy’n perfformio’n waeth o ran effeithlonrwydd ynni ac sy'n gostus i’w cynnal sy'n golygu ei bod yn anodd cymharu.

Dywedwyd wrth  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 3.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid. 

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yn cynnwys Hunanasesiad Corfforaethol 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Cyflwynodd y Pennaeth Proffesiwn (AD) a Thrawsnewid yr adroddiad fel yr ail hunanasesiad a gynhaliwyd gan y Cyngor ar ôl mabwysiadu ei gyntaf ym mis Medi, 2022 yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Mae'r adroddiad yn dangos allbwn fframwaith cynllunio corfforaethol a rheoli perfformiad y Cyngor ac mae'n ddiwedd proses sy'n dod â sawl agwedd wahanol at ei gilydd. Yn ystod ei drafodaeth ar weithredu camau gwella’r hunanasesiad ar gyfer 2022, cefnogodd y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol y cynnig y dylid cynnwys rhai camau gwella nad oeddent wedi'u cwblhau yn ystod y flwyddyn yn adroddiad drafft 2022/23. Yn ei gyfarfod a gynhaliwyd ar 23 Mai, 2023 mabwysiadodd y Cyngor Llawn yr adroddiad fel y'i cyflwynwyd fel drafft gweithredol.

Dywedodd y Rheolwr Rhaglen, Cynllunio Busnes a Pherfformiad fod yr adroddiad yn sail dystiolaeth o sut mae'r Cyngor wedi perfformio yn 2022/23 gan ddefnyddio’r adnoddau sydd ar gael iddo wrth reoli a lliniaru risgiau cysylltiedig. Yn seiliedig ar y dystiolaeth a ddarparwyd gan adolygiadau perfformiad gwasanaeth, adroddiadau perfformiad, adolygiadau allanol, ymgysylltu â rhanddeiliaid a'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, mae'r Cyngor yn asesu ei berfformiad cyffredinol, y defnydd o adnoddau a rheoli risg fel Da. Hefyd darperir Datganiad Sefyllfa Gwasanaeth y Cyngor 2023 sy'n adlewyrchu ymateb pob gwasanaeth yn erbyn categorïau tystiolaeth ar gyfer 2022/23 fel y nodwyd.

Er bod yr asesiad yn nodi bod perfformiad y Cyngor yn ‘dda’, mae'n cydnabod bod meysydd lle gall wneud yn well ac mae'r rheini wedi'u nodi a'u rhestru yn y ddogfen. Disgwylir i'r holl gamau gwella gael eu cwblhau erbyn diwedd mis Mawrth 2024.

Wrth ystyried yr adroddiad hunanasesiad, gwnaeth y Pwyllgor y sylwadau a'r awgrymiadau canlynol –

·           Cynnwys gwybodaeth gymharol am berfformiad y flwyddyn flaenorol e.e. os yw gwasanaeth yn y datganiad sefyllfa wedi asesu ei berfformiad fel Digonol yn erbyn categori penodol - ydi hynny’n cynrychioli dirywiad mewn perfformiad o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol? Byddai cymharu perfformiad eleni â pherfformiad y flwyddyn flaenorol yn helpu i dynnu sylw at unrhyw faterion a/neu duedd mewn perfformiad.

·           Darparu enghreifftiau i gefnogi a dangos honiadau am berfformiad e.e. lle nodir bod y Cyngor yn gallu dangos bod profiad y cwsmer yn gwella ar draws amryw o wasanaethau byddai enghraifft neu sylw/dyfyniad i ddangos y gwelliant mewn ymarfer yn ddefnyddiol.

·           Cynnwys dyddiadau yn adroddiadau rheoleiddwyr.

·           Rhoi esboniad o'r holl acronymau

·           Cynnwys data mwy meintiol lle byddai hynny'n helpu i ddeall e.e. lle mae'n dweud bod lefelau presenoldeb staff wedi'u meincnodi i fod ymhlith y gorau ar gyfer awdurdodau lleol, byddai ffigur/canran yn dangos pa mor dda yw'r lefel presenoldeb o'i gymharu ag awdurdodau eraill.

·           Gofynnodd y Pwyllgor hefyd am sicrwydd bod elfennau'r datganiad sefyllfa gwasanaeth a hunanaseswyd fel "Digonol" yn cael eu cynnwys yn y rhestr o gamau gwella i'w gweithredu yn 2023/24

Mewn ymholiad ar wahân, gofynnodd y Pwyllgor am eglurhad o'r trefniadau y mae'r Cyngor wedi'u rhoi ar waith i helpu i recriwtio staff.  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 4.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru yn cynnwys Cynllun Archwilio Amlinellol 2023 ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Rhoddodd Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru drosolwg o'r Cynllun Amlinellol a dywedodd y byddai cynllun archwilio manwl fel arfer yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ar yr adeg yma ond oherwydd newidiadau i waith o ganlyniad i ddiwygio ISA 315 sydd wedi dod yn weithredol ar gyfer archwilio datganiadau ariannol o 2022/23 ymlaen, nid yw wedi bod yn bosibl ar gyfer y cyfarfod hwn. Mae'r newidiadau i ISA315 yn golygu bod gofyn i archwilwyr wneud llawer mwy o waith mewn perthynas ag asesu risg wrth gynnal yr archwiliad cyn adrodd i'r Pwyllgor. Felly, eleni bydd Archwilio Cymru yn cyhoeddi cynllun archwilio amlinellol sy'n egluro cyfrifoldebau statudol yr Archwilwyr, manylion y tîm archwilio a'r llinell amser archwilio yn ogystal â chrynodeb o'r newidiadau allweddol i ISA315 a'r effaith bosibl ar y Cyngor, sef yr adroddiad a gyflwynwyd i'r cyfarfod hwn. Ym mis Gorffennaf cyflwynir cynllun manwl yn cadarnhau'r ffioedd archwilio ac yn nodi'r meysydd risg a amlinellwyd a'r dull archwilio yn ogystal ag unrhyw faterion eraill sy'n deillio o gynllunio’r gwaith archwilio i'r Pwyllgor ar ôl cwblhau'r gwaith cynllunio. Y nod yw cwblhau'r archwiliad o'r datganiadau ariannol o fis Awst ymlaen ac adrodd barn yr archwiliad i'r Pwyllgor ddiwedd mis Tachwedd, 2023. Mae'r llinell amser yn heriol a bydd y Pwyllgor yn cael gwybod am unrhyw newidiadau os byddant yn codi.

Mae'r gwaith Archwilio Perfformiad yn cynnwys pedair ffrwd waith mewn perthynas â'r sicrwydd blynyddol a'r asesiad risg, dau adolygiad thematig, y naill ar gomisiynu a rheoli contractau a'r llall ar gynaliadwyedd ariannol llywodraeth leol a phrosiect lleol yn dilyn i fyny ar SATC 2018. Bydd briffiau'r prosiect ar gyfer yr adolygiadau thematig a gwaith dilynol ar SATC yn cael eu paratoi eleni gyda rhagor o fanylion i ddilyn. Bydd y gwaith na wnaed o Raglen Archwilio Perfformiad 2022/23 yn cael ei gwblhau cyn i'r gwaith ar y pedwar prosiect archwilio ddechrau ym mis Medi, 2023.

Cyfeiriodd y Pwyllgor at oblygiadau'r newidiadau i ISA315 a nododd, wrth asesu risg camddatganiadau sylweddol, bod archwilwyr yn debygol o ddod ar draws cryn dipyn o gamddatganiadau amherthnasol a fydd yn ychwanegu at y llwyth gwaith. Holodd y Pwyllgor sut y byddai hyn yn cael ei reoli o ran amser ac adnoddau staff.

Mewn ymateb, dywedodd Yvonne Thomas fod y ffocws yn parhau ar gamddatganiadau sylweddol. Mae effeithiau'r newidiadau yn golygu y bydd llawer mwy o waith yn cael ei wneud mewn perthynas â gweithdrefnau asesu risg ond er mwyn nodi'r risg o gamddatganiadau sylweddol, bydd yn rhaid i archwilwyr fynd drwy'r broses o nodi'r hyn sy'n amherthnasol a chofnodi pam y cafodd ei asesu felly. Er y bydd yn rhaid asesu materion a adroddwyd yn archwiliad 2021/22 hefyd i weld a ydynt yn effeithio ar gyfrifon 2022/23, rhoddir ystyriaeth i'r mesurau lliniaru y mae'r Cyngor wedi'u rhoi ar waith i fynd i'r afael â'r materion hynny ar gyfer cyfrifon 2022/23. Rhaid  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru yn cynnwys y diweddariad chwarterol ar 31 Mawrth, 2023 ar gynnydd rhaglen waith ac amserlen Archwilio Cymru i'w hystyried gan y Pwyllgor. Hefyd mae’r diweddariad ar statws gwaith Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru wedi'i gynnwys yn yr adroddiad.

Cyfeiriodd Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Ariannol yn benodol at ardystio cais grant Cymhorthdal Budd-dal Tai ar gyfer 2020/21 sydd wedi bod yn ffocws i waith diweddar. Mae'r Cyngor wrthi'n cwblhau'r gwaith sy'n ofynnol gan yr Archwilwyr a'r nod yw cwblhau'r archwiliad erbyn diwedd Gorffennaf ac ardystio’r ffurflen wedyn. O ran hawliad Cymhorthdal Budd-dal Tai 2021/22, cwblhawyd dwy ran o dair o'r gwaith profi cychwynnol ac ar ôl hynny cynhelir profion manwl ar wallau a nodwyd o hawliad 2020/21 a byddant yn dechrau unwaith y bydd hawliad 2020/21 wedi'i gwblhau a'i ardystio. Efallai y bydd rhywfaint o oedi cyn symud ymlaen â'r gwaith ardystio grant wrth i'r ffocws droi at archwilio datganiadau ariannol 2022/23 ond os yw'r gwaith yn mynd rhagddo yn ôl y bwriad, dylai’r gwaith archwilio hawliad grant cymhorthdal Budd-dal Tai 2020/21 gael ei gwblhau ddiwedd mis Gorffennaf. Cyfeiriodd at y gwaith archwilio perfformiad a rhoddodd y wybodaeth ddiweddaraf am statws prosiectau mewn perthynas â sicrwydd ac asesu risg, adolygiad o reoli datblygu a gorfodaeth cynllunio yn ogystal ag adolygiadau thematig ynghylch gofal heb ei drefnu a dull y cyngor ynghylch y maes digidol.

Mewn ymateb i ymholiad gan y Pwyllgor ynghylch y gwaith o ardystio hawliadau grant cymhorthdal Budd-dal Tai oedd heb ei wneud, rhoddodd y Cyfarwyddwr Swyddogaeth (Adnoddau)/Swyddog Adran 151 drosolwg o'r sefyllfa a dywedodd mai'r nod, yn amodol fod yr adnoddau ar gael, yw cwblhau hawliad grant cymhorthdal Budd-dal Tai 2021/22 erbyn diwedd y flwyddyn. Byddai hynny wedyn yn golygu bod y Cyngor yn nes at yr amserlen a nodwyd. Fel arfer, dylid cwblhau hawliad grant cymhorthdal Budd-dal Tai 2022/23 erbyn mis Tachwedd yn ôl yr amserlen ond mae'n annhebygol y bydd yr amserlen honno yn cael ei chyflawni. Mae'r Gwasanaeth Cyllid yn ystyried ailstrwythuro a rhoi adnoddau ychwanegol yn nhîm gwaith a chymhorthdal Budd-dal Tai, i geisio cryfhau'r tîm yn ogystal â hwyluso hunan-archwilio lle bydd y Gwasanaeth yn cynnal gwiriadau ar yr hawliad cymhorthdal drwy gydol y flwyddyn i leihau nifer y gwallau sy'n codi a thrwy hynny leihau lefel y profi angenrheidiol y flwyddyn ganlynol. Bydd hynny’n helpu i wneud yr archwiliad yn broses sy'n cymryd llai o amser.

Penderfynwyd nodi diweddariad Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg yn cynnwys Adroddiad Blynyddol y Gwasanaeth Archwilio Mewnol ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn rhoi barn gyffredinol y Pennaeth Archwilio a Risg ar ddigonolrwydd ac effeithiolrwydd fframwaith llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth y Cyngor yn ystod y flwyddyn.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod yr Adroddiad Blynyddol yn cael ei gyflwyno o dan Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus (PSIAS) sy'n ei gwneud yn ofynnol i'r "prif weithredwr archwilio" h.y. y Pennaeth Archwilio a Risg yn achos y Cyngor gyflwyno barn archwilio mewnol flynyddol y gall y sefydliad ei defnyddio fel sail i’w Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol. Rhaid i'r farn flynyddol gynnwys barn ar ddigonolrwydd cyffredinol ac effeithiolrwydd prosesau rheoli, rheolaeth a llywodraethu risg y sefydliad; unrhyw amodau i'r farn honno a'r rhesymau dros yr amodau; crynodeb o'r gwaith archwilio y mae'r farn yn deillio ohono, gan gynnwys dibyniaeth a roddir ar gyrff sicrwydd eraill; unrhyw faterion, sydd ym marn y prif weithredwr archwilio, yn berthnasol wrth baratoi'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol; crynodeb o berfformiad y swyddogaeth archwilio mewnol yn erbyn ei fesurau perfformiad, sylwadau ar gydymffurfio â'r PSIAS a chanlyniadau'r rhaglen sicrhau ansawdd Archwilio Mewnol ynghyd â Datganiad o Annibyniaeth.

Cadarnhaodd y Pennaeth Archwilio a Risg, yn ei barn hi, fel "Prif Weithredwr Archwilio" Cyngor Sir Ynys Môn, am y 12 mis yn diweddu ar 31 Mawrth 2023, fod gan y sefydliad fframwaith digonol ac effeithiol ar gyfer rheoli risg, llywodraethu a rheolaeth fewnol. Er nad yw'r Pennaeth Archwilio a Risg yn ystyried bod unrhyw feysydd o bryder sylweddol, mae rhai meysydd yn gofyn am gyflwyno neu wella rheolaethau mewnol i sicrhau bod amcanion yn cael eu cyflawni, ac mae'r rhain yn destun monitro. Nid oes unrhyw amodau i'r farn hon.

Daethpwyd i’r farn uchod ar sail y gwaith a'r gweithgareddau a gynhaliwyd gan Archwilio Mewnol yn ystod y flwyddyn fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad ac mae'n deillio'n sylweddol o bennu cynllun gwaith sy'n seiliedig ar risg y mae'r rheolwyr wedi cyfrannu ato ac a gymeradwywyd gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio newydd ym mis Mehefin, 2022. Dylai ddarparu lefel resymol o sicrwydd, yn amodol ar y cyfyngiadau cynhenid fel y nodir yn yr adroddiad. Elfennau allweddol i allu cael sicrwydd digonol i lywio'r farn oedd ystyried yr adolygiadau archwilio mewnol o'r risgiau strategol a'r gwaith archwilio arall a'r graddfeydd sicrwydd a ddarparwyd yn yr adroddiad.

Nid oes unrhyw effaith neu faterion risg uchel sy’n haeddu cael eu cynnwys yn y Datganiad Llywodraethu Blynyddol. Yn ystod 2022/23 canfu Archwilio Mewnol fod uwch reolwyr yn y Cyngor yn gefnogol ac yn ymatebol i'r materion a godwyd.  Wrth gyflawni'r strategaeth archwilio sy'n seiliedig ar risg, mae'r Pennaeth Archwilio a Risg a gefnogir gan y Tîm Arweinyddiaeth wedi gwneud pob ymdrech i wneud y defnydd gorau o'r adnoddau archwilio mewnol sydd ar gael yn ystod y flwyddyn ac mae'r gwasanaeth wedi ceisio ychwanegu gwerth lle bynnag y bo modd. Mae Archwilio Mewnol wedi sefydlu rhaglen sicrhau ansawdd a gwella  ...  Gweld y Cofnodion llawn ar gyfer eitem 7.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy'n cynnwys Adroddiad Yswiriant Blynyddol ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Roedd yr adroddiad yn manylu ar y trefniadau yswirio a hanes y colledion diweddar ar gyfer y prif feysydd risg lle mae yswiriant.

Rhoddodd y Rheolwr Risg ac Yswiriant drosolwg o'r adroddiad a oedd yn cynnwys amlinelliad o'r polisïau yswirio sydd gan y Cyngor ar waith, crynodeb o'r hawliadau sy'n cynnwys y cyfnod rhwng mis Ebrill, 2017 a 31 Mawrth, 2023 a'r costau cysylltiedig, y tueddiadau ar gyfer pob categori o hawliadau a'r heriau wrth symud ymlaen. Er bod profiadau'r Cyngor yn dangos bod hawliadau’n cynyddu o ran nifer, cymhlethdod a chost cadarnhaodd fod hwn yn batrwm sy'n cael ei ailadrodd yn genedlaethol. Cafodd y contract gyda Zurich Municipal, yswiriwr y Cyngor ei ymestyn am ddwy flynedd yn 2022 a bydd nawr yn dod i ben ar 30 Medi, 2024. Roedd premiymau allanol a dalwyd yn 2022/23 oddeutu £784k gan gynnwys treth premiwm sy'n cynrychioli cynnydd o 9.1% yn y rhanbarth ers 2021/22 ac sy'n debygol o gynyddu ymhellach. Mae hyn yn rhoi cymhelliant i'r Cyngor ddelio â risgiau'n fwy effeithiol ac i adolygu ei drefniadau yswiriant a wneir yn 2024.

Penderfynwyd nodi cynnwys yr Adroddiad Yswiriant Blynyddol 2022/23.

Cyflwyno adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy'n cynnwys adroddiad Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2022/23 i'w ystyried gan y Pwyllgor. Mae'r adroddiad blynyddol yn cofnodi sut mae'r Pwyllgor wedi cyflawni ei gyfrifoldebau yn 2022/23 er mwyn adrodd i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu h.y. y Cyngor Sir.

Gwnaeth Aelodau'r Pwyllgor sylwadau ar y canlynol –

·      Anghysondeb rhwng fersiynau Cymraeg a Saesneg yr adroddiad mewn perthynas â'u disgrifiad o gyfansoddiad y Pwyllgor, gyda'r fersiwn Gymraeg yn adlewyrchu'r cyfansoddiad blaenorol cyn y newidiadau a ddaeth yn sgil Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 a ddaeth i rym ym mis Mai, 2022 yn lle'r cyfansoddiad presennol gyda'r newidiadau hynny. Cytunwyd y dylid diwygio'r fersiwn Gymraeg yn unol â hynny.

·      Y trefniadau i'r Pwyllgor gynnal hunanasesiad o'i berfformiad.

Dywedodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod CIPFA wedi'i gomisiynu i gynorthwyo gyda hunanasesiad y Pwyllgor o'i effeithiolrwydd a bydd hyn yn cychwyn yn fuan gyda'r bwriad o’i gwblhau erbyn Medi 2023. Cadarnhaodd y byddai’r Pwyllgor yn cynnal yr hunanasesiad ac y byddai CIPFA yn ymgymryd â rôl hwylusydd annibynnol.

Penderfynwyd cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar gyfer 2022/23 yn amodol ar ddiweddaru'r fersiwn Gymraeg fel y cytunwyd cyn ei gyflwyno i gyfarfod y Cyngor Sir ar 12 Medi, 2023.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg ar ganlyniad yr asesiad ansawdd allanol pum mlynedd ar gydymffurfiaeth gwasanaethau archwilio mewnol y Cyngor gyda Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, a gynhaliwyd gan Gyngor Sir y Fflint er gwybodaeth i’r Pwyllgor.

Adroddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fod PSIAS yn mynnu bod asesiad allanol o'r holl wasanaethau archwilio mewnol yn cael ei gynnal o leiaf unwaith bob pum mlynedd gan adolygydd annibynnol cymwys o'r tu allan i'r sefydliad. Mae'r ddau ddull posibl o asesu allanol a amlinellir yn y PSIAS yn cynnwys naill ai asesiad allanol llawn neu hunanasesiad mewnol sydd wedyn yn cael ei ddilysu gan adolygydd allanol. Mae aelodau Grŵp Prif Archwilwyr Cymru wedi dewis cymryd y dull hunanasesu gydag aelod arall o'r Grŵp yn ei ddilysu. Mae hunanasesiad PSIAS yn cynnwys 304 o gwestiynau arfer gorau. Bu i dîm o Gyngor Sir y Fflint, gan gynnwys y prif weithredwr archwilio a gefnogwyd gan y Prif Archwilydd, gwblhau’r dilysiad. Penderfynodd fod gwasanaeth archwilio mewnol Cyngor Sir Ynys Môn "yn cydymffurfio'n gyffredinol" â'r gofynion. Mae hyn yn adlewyrchu'r lefel uchaf o gydymffurfiaeth yn dilyn asesiad allanol.

Gwnaed un argymhelliad ar gyfer gwella ynghyd â phedwar awgrym arfer gorau fel yr amlinellwyd yn yr adroddiad a rhoddodd y Pennaeth Archwilio a Risg fanylion pellach ynghylch sut y rhoddir sylw i’r rheini.

Penderfynwyd nodi'r sicrwydd a ddarparwyd gan ganlyniad yr asesiad ansawdd allanol o gydymffurfiad y Cyngor â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus a gynhaliwyd gan Gyngor Sir y Fflint.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Archwilio a Risg sy'n cynnwys Blaen Raglen Waith a rhaglen hyfforddiant y Pwyllgor ar gyfer 2023/24 i'w hystyried a'u hadolygu.

Nodwyd bod dyddiad ar gyfer cyfarfod y Pwyllgor ym mis Tachwedd, 2023 i ystyried y Datganiad Cyfrifon terfynol a Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2022/23 i'w gadarnhau a bod sesiwn hyfforddi ar wrth-dwyll wedi'i chynllunio yn ddiweddarach yn y flwyddyn fel rhan o raglen hyfforddiant aelodau'r Pwyllgor.

Penderfynwyd derbyn y Rhaglen Gwaith i'r dyfodol fel y'i cyflwynwyd a’i bod yn cyflawni cyfrifoldebau'r Pwyllgor yn unol â'i gylch gorchwyl.