Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad Archwilio Cymru.

Cyflwynwyd adroddiad Archwilio Cymru yn cynnwys Cynllun Archwilio Amlinellol 2023 ar gyfer Cyngor Sir Ynys Môn i'w ystyried gan y Pwyllgor.

Rhoddodd Yvonne Thomas, Rheolwr Archwilio Ariannol Archwilio Cymru drosolwg o'r Cynllun Amlinellol a dywedodd y byddai cynllun archwilio manwl fel arfer yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ar yr adeg yma ond oherwydd newidiadau i waith o ganlyniad i ddiwygio ISA 315 sydd wedi dod yn weithredol ar gyfer archwilio datganiadau ariannol o 2022/23 ymlaen, nid yw wedi bod yn bosibl ar gyfer y cyfarfod hwn. Mae'r newidiadau i ISA315 yn golygu bod gofyn i archwilwyr wneud llawer mwy o waith mewn perthynas ag asesu risg wrth gynnal yr archwiliad cyn adrodd i'r Pwyllgor. Felly, eleni bydd Archwilio Cymru yn cyhoeddi cynllun archwilio amlinellol sy'n egluro cyfrifoldebau statudol yr Archwilwyr, manylion y tîm archwilio a'r llinell amser archwilio yn ogystal â chrynodeb o'r newidiadau allweddol i ISA315 a'r effaith bosibl ar y Cyngor, sef yr adroddiad a gyflwynwyd i'r cyfarfod hwn. Ym mis Gorffennaf cyflwynir cynllun manwl yn cadarnhau'r ffioedd archwilio ac yn nodi'r meysydd risg a amlinellwyd a'r dull archwilio yn ogystal ag unrhyw faterion eraill sy'n deillio o gynllunio’r gwaith archwilio i'r Pwyllgor ar ôl cwblhau'r gwaith cynllunio. Y nod yw cwblhau'r archwiliad o'r datganiadau ariannol o fis Awst ymlaen ac adrodd barn yr archwiliad i'r Pwyllgor ddiwedd mis Tachwedd, 2023. Mae'r llinell amser yn heriol a bydd y Pwyllgor yn cael gwybod am unrhyw newidiadau os byddant yn codi.

Mae'r gwaith Archwilio Perfformiad yn cynnwys pedair ffrwd waith mewn perthynas â'r sicrwydd blynyddol a'r asesiad risg, dau adolygiad thematig, y naill ar gomisiynu a rheoli contractau a'r llall ar gynaliadwyedd ariannol llywodraeth leol a phrosiect lleol yn dilyn i fyny ar SATC 2018. Bydd briffiau'r prosiect ar gyfer yr adolygiadau thematig a gwaith dilynol ar SATC yn cael eu paratoi eleni gyda rhagor o fanylion i ddilyn. Bydd y gwaith na wnaed o Raglen Archwilio Perfformiad 2022/23 yn cael ei gwblhau cyn i'r gwaith ar y pedwar prosiect archwilio ddechrau ym mis Medi, 2023.

Cyfeiriodd y Pwyllgor at oblygiadau'r newidiadau i ISA315 a nododd, wrth asesu risg camddatganiadau sylweddol, bod archwilwyr yn debygol o ddod ar draws cryn dipyn o gamddatganiadau amherthnasol a fydd yn ychwanegu at y llwyth gwaith. Holodd y Pwyllgor sut y byddai hyn yn cael ei reoli o ran amser ac adnoddau staff.

Mewn ymateb, dywedodd Yvonne Thomas fod y ffocws yn parhau ar gamddatganiadau sylweddol. Mae effeithiau'r newidiadau yn golygu y bydd llawer mwy o waith yn cael ei wneud mewn perthynas â gweithdrefnau asesu risg ond er mwyn nodi'r risg o gamddatganiadau sylweddol, bydd yn rhaid i archwilwyr fynd drwy'r broses o nodi'r hyn sy'n amherthnasol a chofnodi pam y cafodd ei asesu felly. Er y bydd yn rhaid asesu materion a adroddwyd yn archwiliad 2021/22 hefyd i weld a ydynt yn effeithio ar gyfrifon 2022/23, rhoddir ystyriaeth i'r mesurau lliniaru y mae'r Cyngor wedi'u rhoi ar waith i fynd i'r afael â'r materion hynny ar gyfer cyfrifon 2022/23. Rhaid i'r asesiad risg p'un a yw'n uchel, yn ganolig neu'n isel gael ei gefnogi gan ddogfennau. Felly, mae'r newidiadau i ISA315 yn gofyn am fwy o fewnbwn gan yr archwilwyr i gofnodi’r asesiad risg ac unrhyw effaith ddilynol ar y cyfrifon. Felly, efallai y bydd y Cyngor yn cael ei effeithio gan nifer yr ymholiadau a wneir gan yr archwilwyr yn y cam cynllunio. Pe bai'r risgiau yn cael eu hasesu fel rhai ‘isel’, yna gallai hynny olygu llai o brofi nag o'r blaen. Os asesir bod y risgiau’n ‘uchel’ yna bydd angen profi’n ehangach. Bydd lefel y profi ar gyfer y gwaith cyfrifon ond yn dod i'r amlwg ar ôl i'r asesiad risg gael ei gwblhau. Mae cynllun staff newydd wedi'i baratoi i ddiwallu'r angen ac mae wedi’i gyllido’n llawn, hefyd cynhaliwyd proses recriwtio ac mae staff ychwanegol wedi’u recriwtio ar gyfer clwstwr Gogledd Cymru. Hefyd, bydd adnoddau'n cael eu hail-gydbwyso rhwng y clystyrau i sicrhau bod archwiliadau’n cael eu cwblhau'n brydlon.

Penderfynwyd nodi'r Cynllun Archwilio Amlinellol a diolch i'r Rheolwr Archwilio Ariannol am yr adroddiad.