Eitem Rhaglen

Cyflwyno adroddiad y Dirprwy Brif Weithredwraig.

(Mae pob aelod o’r Cyngor wedi cael gwahoddiad i  fod yn bresennol am y drafodaeth ar y mater hwn).

Cyflwynwyd adroddiad y Dirprwy Brif Weithredwr yn nodi’r manylion am y capasiti ychwanegol y rhagwelir y bydd y Cyngor ei angen i gefnogi’r gwaith o ddarparu’r Cynllun Trawsnewid ac sydd i’w ariannu o’r gyllideb cost newid.  Cafodd yr adroddiad ei gyflwyno i’w gymeradwyo’n wreiddiol i gyfarfod o’r Pwyllgor Gwaith a gynhaliwyd ar 21 Hydref 2013.

Rhoddodd y Cadeirydd grynodeb byr ar gefndir y mater gan ddweud fod y Pwyllgor Gwaith yn ei gyfarfod ar 21 Hydref wedi gohirio ystyried yr adroddiad er mwyn caniatáu i’r mater gael ei ystyried a’i sgriwtineiddio gan y Pwyllgor Sgriwtini Corfforaethol. 

Aeth y Dirprwy Brif Weithredwr ymlaen i roi cyflwyniad gweledol i’r Pwyllgor yn darparu gwybodaeth gefndirol ynglŷn â’r Cynllun Trawsnewid a’r amserlenni ynglŷn ag ef; yr heriau wrth sicrhau trawsnewid yn y meysydd gwasanaeth a’r rhwystrau i newid yn y gorffennol; ymgysylltu â chyfathrebu gyda staff, y swyddogaethau trawsnewid ac yn benodol beth yr oedd disgwyl i’r capasiti ychwanegol arfaethedig ei gyflawni a’i ddarparu mewn perthynas â ffrydiau gwaith blaenoriaeth a nodwyd.  Yn ei chyflwyniad, rhoes y Dirprwy Brif Weithredwr sylw penodol i’r pwyntiau canlynol –

·         Y pedair swydd arfaethedig - Rheolwr Prosiect Moderneiddio Addysg; Rheolwr Trawsnewid Strategol Gofal Cymdeithasol; Rheolwr Trawsnewid Asedau a Swyddog Llywodraethu a Busnes gyda chyfnodau yn amrywio o 18 mis i 3 blynedd (3 blynedd yn achos y ddwy swydd gyntaf a 18 mis yn achos y ddwy swydd olaf).

·         Roedd y swyddi yn darparu cyfleon datblygu i staff cyfredol a gellid eu llenwi ar sail secondiadau mewnol.

·         Bydd deiliaid y swyddi yn gweithio fel tîm ac yn darparu cefnogaeth i brosiectau eraill a thrwy hynny yn darparu tîm o unigolion a fedr ddarparu a chefnogi capasiti yn ôl yr angen ar draws y Rhaglen Trawsnewid.

·         Bydd y swyddi yn lleihau’r angen am ymgynghorwyr allanol a’r costau sy’n gysylltiedig â hynny.

·         Fe all y swydd Rheolwr Prosiect Addysg gael ei gyllido o’r Rhaglen Ysgolion 21ain Ganrif.

·         Mae cyfanswm y costau a amcangyfrifir o ddarparu’r capasiti ychwanegol wedi ei adolygu i lawr i £204k yn dilyn arfarnu’r swyddi.

           Rhoddwyd cyfle i Aelodau’r Pwyllgor ac Aelodau eraill o’r Cyngor oedd wedi eu gwahodd i’r cyfarfod ofyn cwestiynau i’r swyddogion ynglŷn â’r cynnig a’r hyn yr oedd yn ei olygu ac yn y drafodaeth gynhwysfawr a ddilynodd, roedd y canlynol ymysg y prif faterion yr edrychwyd i gael eglurhad arnynt -

·         Y diffyg ymgysylltu ac ymgynghori ymlaen llaw gyda’r Aelodau Sgriwtini newydd ynglŷn â’r Rhaglen a’r cynlluniau Trawsnewid gyda chyfeiriad arbennig at y cynnig am gapasiti ychwanegol.

·         Cyflymder y newid.  Cwestiynodd rhai o’r Aelodau gyflymder y newid a’i effeithiau posibl o ran ychwanegu at y pwysau ar staff a chael effaith ar forâl y staff tra roedd aelodau eraill yn barnu nad oedd cyflymder y newid dros amser yn ddigonol i fynd i’r afael â’r heriau sydd o’n blaenau mewn rhai meysydd gwasanaeth.  Nodwyd bod angen gweithredu newid mewn ffordd sensitif ac roedd hynny cyn bwysiced â gweithredu fel busnes.

·         Oni ddylid bod wedi gweithredu cynllun diswyddiadau gorfodol o’r cychwyn pan ddaethpwyd i sylweddoli bod angen cael rhaglen o arbedion sylweddol fel y gallai’r Awdurdod fod mewn gwell sefyllfa i wneud asesiad o’r sefydliad staffio o ran y capasiti oedd ar gael ac yr oedd ei angen.

·         A oedd y £500k a ddyrannwyd yng nghyllideb y flwyddyn gyfredol yn ddigon i gyfarfod â’r costau newid.

·         Y cysylltiad rhwng ailstrwythuro’r Penaethiaid Gwasanaeth a’r Rhaglen Trawsnewid o ran cysoni colli rhai swyddi gyda’r cynnig i sefydlu capasiti ychwanegol.

·         A oedd y swydd Swyddog Llywodraethu a Busnes yn dyblygu rhai o’r dyletswyddau  a wneir gan swyddogion eraill - yn arbennig y Swyddog Adran 151 – yn cefnogi’r prosiectau newid.

·         Y rhesymau am y gwahaniaethau mewn graddfa/cyflog rhwng y Rheolwr Trawsnewid Asedau Corfforaethol a’r Rheolwr Trawsnewid GCO o’i gymharu â chyflog y Rheolwr Prosiect Moderneiddio Ysgol a’r Swyddog Trawsnewid a Llywodraethu Corfforaethol.

·         A oedd unrhyw feincnodi wedi ei gynnal gydag awdurdodau eraill i ganfod beth oedd y capasiti oedd ar gael ar hyn o bryd yn y meysydd hynny lle nodwyd yn yr adroddiad bod angen capasiti ychwanegol ar Ynys Môn.  Awgrymwyd y dylid cael tystiolaeth gadarnhaol i ddangos nad oedd gan yr Awdurdod ddigon o gapasiti yn y meysydd hyn o’i gymharu ag awdurdodau eraill a bod y swyddi felly yn angenrheidiol.

·         A fyddai’n bosibl, er mwyn gallu cyfiawnhau’r swyddi’n well,  i ddiwygio eu cyfnod a thalu cyflog yn seiliedig ar ganlyniadau.

·         A fyddai sefydlu’r swyddi ychwanegol hyn yn golygu costau cefnogaeth ychwanegol.

·         A oes targed wedi ei osod o ran lleihau costau ymgynghori ac a fyddai’r arbedion fyddai’n deillio o hynny yn cael ei sianelu i gostau gorbenion mewn perthynas â’r swyddi arfaethedig.

Roedd aelodau’r Pwyllgor am bwysleisio’r ystyriaethau canlynol fel rhai dilyniadol.

·         Er bod yr angen am y swyddi trawsnewid mewn perthynas ag Addysg a Gofal Cymdeithasol i Oedolion yn cael ei gydnabod o ystyried maint y gwaith trawsnewid yr oedd angen ei wneud yn y meysydd hyn, dygwyd sylw at bwysigrwydd asesu ac adolygu canlyniad y swyddi 3 blynedd hyn yn enwedig o ran ychwanegu gwerth a darparu arbedion y gellid eu gweld.

·         Yn amodol â’r sicrhau’r arbenigedd a’r sgiliau angenrheidiol, bod y penodiadau i’r pedair swydd yn cael eu gwneud trwy secondiad mewnol.

Ymatebodd y Swyddogion i’r pwyntiau a godwyd trwy ddarparu eglurhad pellach lle'r oedd hynny’n briodol.

Cadarnhaodd y Pennaeth Swyddogaeth Adnoddau bod y dyblygu gwaith mewn perthynas â swydd y Swyddog Trawsnewid Corfforaethol a Llywodraethu yr oedd hi wedi son amdano yn yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Pwyllgor Gwaith ar 21 Hydref bellach wedi cael ei ddileu.

Pwysleisiodd y Prif Weithredwr natur gwario ac arbed y cynigion ynghyd â’r rhyngberthynas rhwng y pedair swydd arfaethedig o ran darparu Rhaglen Drawsnewid gyfannol ac integredig ar draws y Cyngor. Dywedodd y gallai ef a’r Uwch Dîm Arweinyddiaeth ond cael eu dal i gyfrif am gyflawniad os oedd eu cyngor yn cael ei ddilyn.

Penderfynwyd argymell i’r Pwyllgor Gwaith –

·         Bod y swyddi Rheolwr Prosiect Moderneiddio Addysg a’r Rheolwr Trawsnewid Strategol Gofal Cymdeithasol yn cael eu cymeradwyo am gyfnod o 3 blynedd yn amodol ar dderbyn adolygiad boddhaol o gynnydd a deilliannau ar ddiwedd 18 mis.

·         Bod swyddi’r Rheolwr Trawsnewid Asedau a’r Swyddog Llywodraethu a Busnes yn cael ei gymeradwyo am gyfnod o 18 mis yn unol â’r cynnig.

·         Yn amodol ar sicrhau’r sgiliau a’r arbenigedd angenrheidiol, bod y penodiadau’n cael eu gwneud i’r pedair swydd yn seiliedig ar secondiad mewnol.

           CAMAU GWEITHREDU’N CODI : Y Prif Weithredwr ac/neu’r Dirprwy Brif Weithredwr i ddarparu gwybodaeth gymharol i’r Pwyllgor Gwaith ynglŷn â’r capasiti mewn awdurdodau eraill yn y pedwar maes yr oedd y cynigion yn ymwneud â hwy (gyda chopi i Aelodau’r Pwyllgor Archwilio).

Y Cynghorydd R. Meirion Jones

Cadeirydd